De voordelen van een vereenvoudigd declaratieproces

Unit4 onderzocht samen met Reed Business Information de stand van zaken onder Nederlandse HR-professionals op het gebied van automatisering. Uit dit Nationaal HR Onderzoek 2016 kwamen een aantal aandachtsgebieden naar voren. In een serie van vier artikelen doet Unit4 aanbevelingen op deze gebieden. Deze week: het declaratieproces.

Ingewikkelde declaratieprocessen. In Nederland kunnen we daarover meepraten. Uit onderzoek van Unit4 bleek vorig jaar dat 36 procent van de Nederlandse respondenten hun onkosten niet altijd opgeven. Daarmee laat de Nederlandse werknemer gemiddeld 172 euro per jaar liggen. Per persoon. Een van de hoofdredenen hiervoor is, dat werknemers het declaratieproces te frustrerend en tijdrovend vinden. Dit leidt tot discussie en gemopper en, uiteindelijk, een verlaagde medewerkerstevredenheid en productiviteitsverlies.

Handmatig kost handenvol tijd
Daar komt nog bij dat handmatige declaratieprocessen handenvol tijd kosten. Als de medewerker eindelijk klaar is met het invullen van formulieren en het aanhechten van bonnetjes en het maken van kopieën voor zijn eigen administratie, komt het hele pakketje op het bureau van de leidinggevende terecht. Die moet vervolgens alles controleren, zijn handtekening zetten en het doorsturen aan de HR-afdeling. Daar is weer iemand anders die alles bekijkt en zijn handtekening zet. Als hij tenminste alles kan goedkeuren. Is dat niet het geval, of is er iets niet goed ingevuld, kan het pakketje weer terug naar de medewerker. En begint het hele proces weer van voren af aan.

Door declaratieprocessen te vereenvoudigen, voeren meer medewerkers hun declaraties (snel) door. Dit draagt bij aan een gevoel van medewerkerstevredenheid, maar heeft ook een groot voordeel voor de werkgever. Ten eerste bespaart het de medewerkers tijd, die zich daardoor kunnen bezighouden met de inhoudelijke kant van hun werk. Maar met een verbeterd declaratieproces krijg je als werkgever ook beter grip op de onkosten. Medewerkers zijn dan eerder bereid hun declaraties direct in te voeren, in plaats van dat ze het uitstellen. Als iedereen lang wacht, krijg je een bulk aan transacties, een zogezegde ‘kostenverrassing’. Dit kan zelfs zo ver gaan, dat het invloed heeft op de cashflow van het bedrijf.

Het systeem doet de rest
Gebruikers willen eenvoudige, intuïtieve technologie die hun werk makkelijker maakt. De self-driving versie van het Travel & Expenses systeem van Unit4 is daar een goed voorbeeld van. Dit is een zelfsturend systeem, dat automatisch de ingediende kosten op de juiste post kan boeken. Het enige dat de medewerker nog hoeft te doen, is het bonnetje fotograferen en het systeem doet de rest. Integratie met Google Maps maakt zelfs het toevoegen van kilometerdeclaraties makkelijk.

De ontwikkelingen in kunstmatige intelligentie gaan snel en bieden volop kansen om te innoveren. Daarmee kun je als werkgever een ultieme gebruikersbeleving bieden aan je medewerkers, terwijl de CFO realtime inzicht heeft in data, geldstromen en openstaande declaraties en kosten. Dit biedt ruimte om te investeren in andere domeinen, zoals leiderschapsprogramma’s en het vinden en behouden van talent.