Stichting Careyn ondersteunt ‘zorg dichtbij’ met Esize inkoopplatform

Weesp, 14 januari 2016 – Hoe maken we het voor ruim 300 zorgteams, werkend vanuit ongeveer 200 locaties, zo eenvoudig mogelijk om snel de juiste producten te vinden en te bestellen, om daarmee de beste zorg te kunnen geven aan onze klanten? Dat is de uitdaging waar zorgorganisatie Careyn voor staat. Vanuit de historie werkte de zorgorganisatie met verschillende, losse applicaties om de inkoopprocessen te ondersteunen. Elk met een eigen inrichting en proces. Uit het oogpunt van efficiëntie en kostenverlaging zag Careyn de noodzaak om een uniform inkoopproces te realiseren voor alle bedrijfsonderdelen. De doelstelling is om het bestelproces én de factuurafhandeling organisatiebreed te harmoniseren en alle aankopen vanuit lopende contracten via één bestelsysteem te laten lopen. Het antwoord vond de zorgorganisatie in een nieuw inkoopplatform dat digitaal bestellen bij centraal gecontracteerde leveranciers ondersteunt. Het project werd gerealiseerd in nauwe samenwerking met IT-partner Esize, leverancier van Cloud Spend Management-oplossingen. Met de nieuwe aanpak heeft Careyn volgende stappen kunnen zetten in verdere inkoopprofessionalisering en meer grip kunnen krijgen op uitgaven en leveranciers-prestaties.

Geïntegreerde oplossing
Careyn is met ruim 8.000 medewerkers één van de grootste zorgaanbieders in Nederland op het gebied van wonen, zorg en welzijn. De zorggroep biedt ‘zorg dichtbij’ aan klanten op locaties in Zuid-Holland, Noord-Brabant en Utrecht. “Onze huidige organisatie is ontstaan uit een fusie van meerdere zorgaanbieders”, vertelt Martijn Moerman, manager Inkoop bij Careyn. “Vanuit deze achtergrond werkten we met meerdere losse systemen om bestellingen te doen en facturen te verwerken. Hierdoor vond het inkoopproces versnipperd plaats en liepen we tegen problemen aan. Zo kon het gebeuren dat medewerkers op eigen houtje afspraken maakten met leveranciers en bestellingen plaatsten. Of gebruikers moesten in meerdere systemen werken om bestellingen of facturen te kunnen goedkeuren. Het resultaat was, dat er niet efficiënt werd ingekocht en er onnodig hoge kosten gemaakt werden. Een belangrijke doelstelling was dan ook om processen en assortimenten te harmoniseren en de inkoopkosten terug te brengen. We stonden voor de keuze: óf we optimaliseren de bestaande applicaties óf we maken een stap vooruit naar één online platform dat ons hele inkoopproces integraal ondersteunt. Daar is Esize uitgekomen”.

Bestelgemak
De verander(en)de vraag naar zorg en ondersteuning dwingt tot forse bezuinigingen en ingrijpende vernieuwing van het zorgstelstel. Dit heeft grote impact op de activiteiten en bedrijfsvoering van zorgaanbieders. Ook Careyn moet met deze veranderingen meebewegen en maatregelen nemen om efficiency te verbeteren en kosten te verlagen. Ook als het gaat om inkoop. “Bij Careyn staat de klant centraal; wat heeft hij of zij nodig om de best mogelijke zorg te krijgen? Daarom zijn onze zorgprofessionals georganiseerd in zelfsturende zorgteams, die de kern van onze organisatie vormen. De teams moeten snel en eenvoudig kunnen beschikken over alle producten en diensten die zij nodig hebben bij het uitvoeren van hun werkzaamheden. Denk bijvoorbeeld aan voeding,  incontinentiemateriaal, schoonmaakdiensten, maar ook revalidatie hulpmiddelen”, vertelt Martijn Moerman. “Met Esize hebben onze medewerkers vanaf hun eigen werkplek online toegang tot de bestelapplicatie en kunnen zij direct hun bestellingen plaatsen uit catalogi met standaard assortimenten, die vervolgens rechtstreeks worden doorgezet naar centraal geselecteerde leveranciers. We zijn bezig om alle bestellers stapsgewijs aan te sluiten. Uiteindelijk is het doel dat zoveel mogelijk ingekochte diensten en goederen via het platform gaan lopen. De oplossing zorgt voor meer bestelgemak op de werkvloer en helpt ons bovendien om beter inzicht te krijgen in onze verplichtingenadministratie en uitgaven”.

Managementinformatie
Martijn Moerman ziet transparantie en efficiëntie in de processen als belangrijke voordelen van de nieuwe werkwijze. Facturen kunnen sneller en eenvoudiger worden afgehandeld doordat deze automatisch worden gematched met de orders, die vooraf in het systeem zijn geboekt. Dit verkleint de kans op foutieve bestellingen en facturen achteraf, en wordt onnodige administratie en papierwerk voorkomen. Bovendien maakt het platform het mogelijk voor Inkoop om nieuwe contractafspraken met leveranciers te delen binnen de organisatie via catalogi. Medewerkers beschikken dus over actuele en juiste informatie over prijzen en leveranciers. “In mijn functie is het een uitdaging om controle te houden over de totale stroom van bestellingen en uitgaven, die onze medewerkers doen. Door standaardisatie in onze processen door te voeren krijg ik toegang tot waardevolle managementrapportages. Zo kan ik bijvoorbeeld op detailniveau zien of er binnen een specifiek inkooppakket buiten contracten wordt ingekocht. Het systeem verschaft ons belangrijke stuurinformatie en helpt bij het meten van de proces- en contractcompliancy. Dit helpt om processen verder te optimaliseren en de contracten met leveranciers beter af te stemmen op de behoefte van de medewerkers”.

Grip en controle
Martijn Moerman is tevreden over de eerste resultaten van het project: “Met de nieuwe werkwijze, ondersteund door het Esize platform, levert inkoop een wezenlijke bijdrage aan de bredere doelstellingen die we als organisatie hebben”.
“De zorgsector is voor Esize een strategische groeimarkt,” zegt Tim Schaefers, Algemeen Directeur bij Esize. “Kostenbesparing en efficiëntere bedrijfsprocessen zijn binnen deze branche nog altijd actuele thema’s. Wij helpen organisaties om meer grip en controle te krijgen over hun processen en bedrijfsuitgaven. Met onze volledig geïntegreerde suite voor Source-to-Pay software kunnen wij hiervoor een passende oplossing bieden, met als doel om mensen, processen en technologie zo optimaal mogelijk te laten samenwerken”.

Einde persbericht

Over Esize
Besparen begint met slim uitgeven. Als marktleider in Cloud Spend Management-oplossingen helpen wij organisaties om meer inzicht en controle over hun bedrijfsuitgaven te krijgen. Dit doen wij door alle stappen van het inkoop- en factuurafhandelingsproces (Source to Pay) efficiënter en transparanter te maken. Van sourcingtrajecten, contractbeheer en inkooptransacties tot samenwerking met leveranciers en automatische afhandeling van facturen. Door inkoopexpertise en financiële kennis te bundelen hebben wij een passend antwoord bij vraagstukken rond spend management. Dit laten wij sinds 1999 zien bij multinationals en nationale organisaties in uiteenlopende sectoren. In internationale onderzoeken, door onder andere Capgemini en Forrester, komt Esize steevast als één van de koplopers naar voren. Met onze software bieden wij een online platform waarop vele inkooporganisaties en leveranciers efficiënt met elkaar communiceren.