Formulier e-mailmarketing

Het kan u niet zijn ontgaan: sinds 1 oktober 2009 gelden voor ongevraagde zakelijke e-mail dezelfde regels als voor commerciële mail aan particulieren. Vanaf nu mag u in principe slechts die personen mailen die expliciet toestemming gaven hiervoor. Wat betekent dit voor uw bestaande e-mailbestand, en hoe komt u op een legale manier aan opt-in adressen? Beantwoord de vragen van dit formulier telkens met ‘ja’ of ‘nee’ en u bent weer helemaal bij.

Is uw boodschap commercieel, charitatief of ideëel?

Ja: Dan kunt u niet ongevraagd mailen, ongeacht doel of doelgroep van de uiting. Zie toelichting.

Nee: Verstuur de mailing.

Toelichting: Naast e-mail mag u sinds 1 oktober jongstleden ook niet meer ongevraagd een sms, chatbericht of fax versturen. Bellen mag, maar niet naar consumenten die in het Bel-me-niet register staan. Alleen de papieren mailing aan zakelijke ontvangers mag nog ongevraagd verzonden worden.

Heeft de ontvanger uitdrukkelijk toestemming gegeven (opt-in)?

Ja: Verstuur de mailing.

Nee: U mag deze mailing alleen aan bestaande klanten versturen.

Mailt u een whitepaper of persbericht?

Ja: Dan is opt-in verstandig, maar niet altijd nodig. Win advies in bij een bureau en lees de toelichting.

Nee: Verstuur de mailing (die dus ook niet commercieel, charitatief of ideëel is).

Toelichting: Persberichten en whitepapers vallen ook onder de nieuwe regelgeving. Het gros van de whitepapers heeft een commerciële inslag en vereist dus een opt-in. Persberichten die zuiver informatief zijn mogen ongevraagd de deur uit. Let op: de ontvanger kan en mag oordelen dat een persbericht spam is en een klacht indienen.

Is uw e-mailbestand opt-in?

Ja: Verstuur de mailing.

Nee: Begin opnieuw met het opbouwen van een e-mailbestand, opt-in dit keer. In de toelichting staat hoe.

Toelichting: Dat uw gebruikers akkoord gaan met uw gebruikersvoorwaarden of privacystatement is nog geen opt-in. Wilt u hen e-mails sturen dan moeten zij daar expliciet toestemming voor geven, voor elke nieuwsbrief afzonderlijk. De accubak met visitekaartjes van de beurs kunt u weggooien, die adressen zijn zeker niet opt-in. 

Wilt u uw huidige B2B e-mailbestand opt-in gaan maken?

Ja: Helaas, dat had u vóór 1 oktober moeten doen. Ga terug naar de vorige vraag.

Nee: Stuur een papieren mailing of huur een bestand bij een bureau.

Heeft u een Tell-A-Friend systeem op de site?

Ja: Dan moet de afzender weten wat ‘ie verstuurt. Lees ook de toelichting.

Nee: Lees de toelichting.

Toelichting: U mag mensen niet belonen voor het doorsturen van een bericht. Ook moet de zender inzage hebben in hetgeen hij of zij gaat versturen. Verder moet voor de ontvanger duidelijk zijn wie de afzender is. Exploiteert u Hyves of Netlog? Bied een afmeldknop voor Tell-A-Friend boodschappen.

Wilt u het gebruik van Tell-A-Friend boosten?

Ja: Zorg dat gebruikers hun e-mailadresboek kunnen importeren.

Nee: Dan hoeft u niets te doen.

Wilt u de ontvangers van een Tell-A-Friend bericht opt-in maken?

Ja: Zet onder de boodschap een aanmeldknop voor uw nieuwsbrief.

Nee: Dan mag u deze e-mailadressen niet gebruiken.

Wilt u het risico op spamklachten verkleinen?

Ja: Lees de toelichting voor tips.

Nee: Ga sparen, een boete kan oplopen tot 450.000 euro.

Toelichting: Elke mail die u naar opt-in adressen verstuurt bevat in de header een uitleg waarom de ontvanger deze mail krijgt. Zorg dat een afmeldknop aanwezig is, in de header of de footer, zonder achterliggende login. Toch een klacht? Reageer direct, toon aan dat het adres legitiem gebruikt wordt en wijs op de mogelijkheid van afmelden.

Heeft u een klacht ontvangen?

Ja: Bewijs dat die klacht onterecht is, hoe u dat doet staat in de toelichting.

Nee: Dan hoeft u niets te doen.

Toelichting: Werk met confirmed opt-in: nadat de gebruiker zich heeft ingeschreven ontvangt hij of zij een mail met inlogcode of bevestigingslink. Pas na activatie via deze mail wordt het adres aan uw database toegevoegd. Log bij voorkeur ook het IP-adres van de inschrijver en de tijd waarop dit gebeurde.

Wilt u nog één keer ongevraagd mailen om uw adressen opt-in te vragen?

Ja: U overtreedt dan de wet en riskeert een hoge boete.

Nee: Heel verstandig, er zijn andere kanalen om alsnog opt-in te verkrijgen.

Raadpleeg voor meer informatie dit artikel, geschreven door Arnoud Engelfriet (ICTRecht).

Voor dit artikel is gesproken met Rick van Dijk (Admitter) en Ralph Kaan (ilse media).