Live kantoorhulp in de auto

Het bedrijf YPCA, gestart vanuit KPN Valley, heeft een dienst gelanceerd waarbij een persoonlijke assistent onderweg beschikbaar is voor het afhandelen van kantoorzaken. Geen computergestuurde hulp, maar een 'live-operator'. Deze beheert namens de klant de mail en de agenda en is gebonden aan een geheimhoudingsplicht.

Het concept van een op afstand beschikbaar digitaal kantoor is niet nieuw, in Nederland was enige tijd Anapa.com actief, recent lanceerde Quote Media zijn Quote Office . Ook Quote Office wil nog 'virtuele assistenten' toevoegen, op afroep inzetbare secretaresses voor onder meer notuleren, zoeken op internet en visitekaartjes invoeren. De dienst 'Eileen' van YPCA verschilt hiermee doordat de focus ligt op ondersteuning van mensen die onderweg zijn en tijdens het rijden via een callcenter een deel van hun zaken alvast wil afhandelen.

Your Personal Call Assistant (YPCA) lanceerde eerder al een 0900-nummer waar tegen betaling en geautomatiseerd informatie over files en beurskoersen is op te vragen. Het bedrijf is gestart door twee voormalig medewerkers van KPN Valley, Lars Schotanus en Jaco Bal. Gezamenlijk runnen ze het bedrijf, gesteund door een callcenter in Arnhem. Dit callcenter is ook investeerder in YPCA, naast de beide oprichters en KPN.

"De kern van ons bedrijf is spraaktechnologie", zegt Schotanus. "Tot op heden boden we diensten waarbij computertechnologie de spraak overnam, maar bij de assistente voor onderweg 'Eileen' is het een callcenter." De medewerkers van het callcenter houden namens een werknemer de agenda, de mail, telefoontjes en eventueel ook beurskoersen en file-informatie bij. Wanneer iemand belt verschijnt op het scherm van de callcenter-medewerker het persoonlijk profiel van de klant.

"Ze kunnen dus alleen bij de gegevens wanneer een klant belt", zegt Schotanus over de privacy rond de dienst. "Bovendien zijn ze gebonden aan een geheimhoudingsverklaring." Een ander belangrijk thema is de aansprakelijkheid. Wat gebeurt er als de telefoniste een fout maakt die resulteert in schade. "Uit de testen die we hebben gedaan blijkt dat mensen het systeem met name gebruiken om op de hoogte te blijven. Ingewikkelde beslissingen stellen ze toch uit tot het moment dat ze weer op kantoor zijn. We verwachten daarin geen problemen, mochten ze wel ontstaan dan zullen we ze per geval oplossen."

Eind volgend jaar verwacht YPCA drieduizend gebruikers te hebben voor 'Eileen'. Zij hebben tussen zeven uur 's ochtends en zeven uur 's avonds de beschikking over de dienst. "Uit onderzoek is gebleken dat er buiten die tijden weinig vraag was." In veel gevallen zal het gaan om bedrijven die meerdere werknemers aanmelden. Tot deze klanten behoren onder meer KPN Sales, "een softwarebedrijf" en Schiphol Telematica, zegt Schotanus. Bij een aanmelding van "ongeveer honderd" werknemers bedraagt de prijs op jaarbasis 300 euro per medewerker. Afhankelijk van extra wensen stijgt dit vervolgens. Die kosten moeten 'Eileen' ook interessant maken voor degenen die vanwege hun functie nog niet toe zijn aan een persoonlijke assistent, "of de secretaresse zijn kwijtgeraakt", zegt Schotanus, doelend op bezuinigingen bij bedrijven.