Toegankelijkheid bepaalt portal succes
Op het Internet hebben portals het moeilijk, maar het gebruik van Enterprise Portals neemt een hoge vlucht. Bedrijven investeren wereldwijd veel in deze technologie om informatie en applicaties in een browser beschikbaar te stellen aan hun personeel.
Enterprise Portals als online desktop winnen terrein, maar hoe kun je hier het maximale rendement uit halen? Het antwoord ligt niet in techniek, maar in een aanpak gericht op mensen en interactie. Een ontoegankelijke toegangspoort schiet namelijk zijn doel voorbij.
De wet van de remmende voorsprong
De meeste grote bedrijven hebben last van de wet van de remmende voorsprong. De erfenis van het client-server tijdperk drukt zwaar op het bedrijfsproces. Een wirwar van gefragmenteerde systemen van diverse oorsprong leidt tot een "spaghetti infrastructuur". In deze chaos is het voor werknemers moeilijk de weg te vinden, en zoeken kost tijd en geld.
De meeste bedrijven zijn dus bereid te investeren in het structureren van de warboel. Een wapen in de strijd is portal-technologie. Een Enterprise Portal is een geïntegreerde en gebruiksvriendelijke online toegangspoort tot relevante bedrijfsinformatie, toepassingen en mensen.
Met behulp van een portal-website kun je al je dagelijkse werk doen. Je hebt via je browser een ingang naar bedrijfsapplicaties die toegang geven tot de bedrijfsagenda, klantgegevens, financiële informatie, voorraden enzovoort. Het idee is dat je alleen voor jou relevante informatie te zien krijgt: het is een gepersonaliseerd aanbod.
Het is dus een intranet-site? Nee. Een intranet-site is meestal alleen het interne communicatiekanaal van een bedrijf. Een selectieve groep redacteuren verspreidt daar informatie voor een grote groep lezers. Binnen een portal is de situatie anders: daar zijn de gebruikers zowel producenten als consumenten van informatie.
De kip met de gouden eieren
De hamvraag is natuurlijk of de investering in een portalproduct gerechtvaardigd is. "Ik wil geen portal, ik heb al een intranet," of "we kunnen ons op het moment geen investering veroorloven" zijn vaak gehoorde argumenten om er geen aan te schaffen. Een Enterprise Portal kan echter daadwerkelijk besparingen opleveren.
Wat de portalaanbieders gemeen hebben, is onder andere het prijskaartje: producten van grote spelers in de markt zijn duur. Het is dus belangrijk dat vantevoren goed wordt bekeken of de aanschaf de moeite waard zal zijn.
Volgens onderzoeksinstituut Gartner zijn de volgende punten van grootste invloed op de opbrengsten van een portal.
Cost Avoidance Een simpel voorbeeld is de afname van het aantal printopdrachten.
Targeted Deployment Het aanbieden van gepersonaliseerde content, zoals in bijvoorbeeld een sales portal.
Self Service Zelfwerkzaamheid bij het zoeken naar informatie.
Business Velocity/Throughput Het sneller kunnen opzoeken van anders moeilijk bereikbare informatie.
Een goede analyse kan een meetbaar Return On Investment (ROI) model opleveren op basis van deze vier punten. Een efficiëntietoename van meer dan 5 procent voor grotere bedrijven is geen uitzondering. Dat kan aardig in de papieren lopen.
Tot zo ver het goede nieuws
Waarom wordt het maximale rendement maar zelden gehaald? Het invoeren van een portal wordt meestal gedaan door grote automatiseerders, sterk in techniek. Vaak wordt vergeten dat de gekozen technologie slechts voor een fractie van invloed is op het succes van een portal. Organisatorische factoren en de opbouw van een portal bepalen voor het grootste deel hoeveel er wordt terugverdiend op de investering.
Context telt
Een voorbeeld is het gebruik van contextuele informatie, ook wel metadata genoemd. Om documenten van de verschillende bedrijfsonderdelen te integreren in een enkel portal, moet een gezamenlijke set aan beschrijvende eigenschappen gedefinieerd worden. Op die manier kan er efficiënt gezocht worden door een compleet Portal.
Hiertoe moet een zorgvuldige indeling plaatsvinden van de informatie die gedeeld moet gaan worden. Dit wordt 'taxonomy' genoemd: de wetenschap van de classificatie.
Hoe goed deze indeling aansluit op het bedrijf is bepalend voor het succes van een portal. Wie hier de techniek voor laat gaan op inhoudelijke kennis van de betreffende organisatie, betaalt later de prijs in de vorm van een inefficiënt systeem.
Niet wéér automatiseren, alsjeblieft
Het inzetten van een nieuw portalpakket lijkt voor eindgebruikers vaak op weer een automatiseringsslag: een technisch proces, waarin gebruikersgroepen nauwelijks een rol spelen. Het risico hiervan is dat onvoldoende participatie van de gebruikersgroepen leidt tot een weinig effectieve innovatie.
Niemand weet immers meer van een bedrijf dan degenen die er zelf in werken. De gebruiker is expert, niet de IT-partner. Er moet dus zoveel mogelijk worden samengewerkt met de gebruikers, zowel bij taxonomie als bijvoorbeeld bij het indelen van de Portalstructuur. Hier ligt dus weer de focus op mensen en hun kennis, niet op techniek.
Interaction Design
In klassieke automatiseringstrajecten is interaction design onterecht een ondergeschoven kindje. Een Enterprise Portal heeft als eerste prioriteit dat je er snel informatie op kunt vinden. Gebruiksvriendelijkheid of "usability" is daarom een vereiste.
Een doordachte informatiestructuur en een consistente look & feel reduceren trainingskosten aanzienlijk.
Een slimme, gepersonaliseerde navigatie maakt informatie bereikbaar.
Iedere muisklik minder betekent tijdwinst en minder frustratie bij eindgebruikers.
Een toegankelijk portal voldoet aan de Web Content Accessibility Guidelines (WCAG 1.0) van het W3C.
Een gouden regel van Interaction Design is dat hoe meer mensen een design gebruiken, des te meer er valt te winnen met een doordacht ontwerp. Voor de "universal desktop" is usability dus van levensbelang.
Interactie opent de poort
Enterprise Portals kunnen in potentie een grote opbrengst hebben. Toch wordt het hoogst mogelijke rendement vaak niet gehaald.
De toegankelijkheid van een toegangspoort wordt niet bepaald door de bouwstenen, maar door hun samenhang. Ondanks wat we horen van leveranciers en automatiseerders, is de waarheid hard: een succesvol "out-of-the-box" Enterprise Portal bestaat niet.
Het zwaartepunt van een implementatietraject kan beter niet op automatisering liggen, maar op mensen, de organisatie en hun interactie met het systeem. Taxonomie, gebruikersparticipatie en usability spelen een grote rol bij een succesvol Enterprise Portal. Een goed interaction design is cruciaal.
Portal opbrengsten worden verveelvoudigd door toegankelijkheid: door eenvoud en helderheid. Eenvoud in gebruik. Helderheid in communicatie.
Deel dit bericht
Plaats een reactie
Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond
10 Reacties
Willem de Beukering
Ik werk voor een multinational, en kan erover meepraten dat die automatiseringsjongens de boel vaak verprutsen. Bij ons is een niet nader te noemen bekende ICT gigant aangetrokken om dat SAP portal neer te zetten, maar die gedroegen zich als een olifant in een porceleinkast. Project afgeblazen, volgende keer beter.
R.H Seller
Voor dit soort projecten heb je ook mensen nodig die daar voor opgeleid zijn die dat alles in goed banen leid. Het is allemaal erg toevallig dat ik op deze site kom ik was lid van het blad. Maar ik volg nu een opleiding die er voor zorgt dat er dus niet meer van dit soort problemen voorkomen, De opleiding heet Information engineer, Voor meer informatie kijk eens op http://www.iie.hva.nl/ mischien moeten meer bedrijven daar eens over nadenken
Sita Mayarhath
Ik ben het hier helemaal niet mee eens! Het personaliseren van een portal interface mag misschien prettig gevonden worden door het personeel, het kost wel weer extra tijd en geld. Wij (ik werk voor LogicaCMG) rollen vaak een standaard portal uit, en dat gaat gewoon het snelst. Bij automatisering komt nu eenmaal een leerproces kijken!
jasper bredero
Hou toch een keer op met automatisering, jongens! Ik ben het helemaal met die meneer van Evident eens. IT is er voor de mensen die er mee moeten gaan werken, en niet andersom. Mijn advies: wil je een portal, ga eens kijken bij interractiespecialisten die gebruikersparticipatie hoog in het vaandel hebben. Wij hebben Peoplesoft Portal draaien, maar de meeste mensen gebruiken het niet eens. Willen we dat dan? Ik dacht het niet.
Sander Nagtegaal
Dank je Sita, voor je reactie; je kunt mijn stelling niet beter onderstrepen dan met de door jou gekozen woorden. Inderdaad wordt vaak voor de korte termijn winst gekozen door portalbouwers. Een goedkope implementatie klinkt de klant natuurlijk als muziek in de oren. Wat wordt vergeten, is dat het totale kosten-baten plaatje uiteindelijk volgt uit de mate waarin het portal wordt gebruikt. Zonder gebruiksvriendelijke interface is goedkoop dan vanzelfsprekend duurkoop. Wie voor een dubbeltje (..) op de eerste rij wil zitten, moet later bloeden door een onbruikbare applicatie. Overigens bepaalt de keuze van implementatiepartner ook voor een groot deel de initiële kosten, laten we dat niet vergeten.
M
"Toegankelijkheid bepaalt succes portal" Natuurlijk is dat waar. De hoofdfunctie van een portal (of portaal) is immers het verlenen van toegang. portal = ingang of toegang (letterlijk). Het probleem in de automatiseringspraktijk is dat de mystificatie van de techniek er voor zorgt dat mensen dit soort trivialiteiten uit het oog verliezen.
Dennis
Ik ben het gedeeltelijk eens met de stelling. Natuurlijk is usability / toegankelijkheid belangrijk. Echter : Content blijft "King".Een "portal" suggereert een plek waar "alles" te vinden is… Dan krijg ik al snel de ERP kriebels. Focus is m.i. belangrijk (dus meerdere portals?). Ons bedrijf rolt een brand management / marketing portal uit bij met name grote organisatie (inderdaad ook voor consumenten en producenten van de informatie). Wij hebben zelden met IT te maken. Eigenlijk is het geen issue.
Martin de Bes
Ik lees in de reacties: - Content is het belangrijkste- Mensen boven automatisering ipv. andersom- Standardisatie is makkelijker uit te rollen- Gebruikers bepalen of het gebruikt wordt of niet- enz enz.. Jullie hebben m.i. allemaal gelijk. Maar daar gaat het niet om.Multinationals, maar ook kleine bedrijven automatiseren om maar één doel te berijken, en dat is (wellicht op langere termijn) kosten besparen. Kosten kun je besparen door je werknemers middelen te geven die zo bruikbaar mogelijk zijn, maar daarentegen ook zó betaalbaar zijn dat de investering het doel heiligt. Wat ik bedoel wordt wellicht duidelijk in mijn volgende analogie:Als een timmermansbedrijf besluit om in elke gereedschapskist een hamer mét in plaats van zonder klauw te stoppen, omdat daarmee de knijptang kan worden geschrapt ipv kostenbesparing, dan kunnen alle partijen die er mee te maken hebben, inclusief de timmerman en de knijptang-verkoper, er anders over denken, maar het is uiteindelijk de betalende partij die aan het korste eind trekt. Zelfs als er timmermannen zijn die zeggen alléén maar met een hamer zonder klauw overweg kunnen. Conclussies:- Niet alles is 'negotiable'. Werknemers moeten eens stoppen met alles wat nieuw is te bekritiseren, en dat alles beter was en/of anders kan. Dat is altijd zo en voegt niets toe aan het eindresultaat.- Niet alle wensen kunnen binnen bepaalde budgetten worden gerealiseerd. – Standaardisatie betekend áltijd compromissen. Je kunt immers niet álles automatiseren. Zeker niet met een altijd aanwezig beperkt budget. De 80/20 regel is permanent van kracht. Een gereedschap (lees soort portal, merk operating system, soort toetsenbord, kleur bureau, soort visitekaartjesmap etc.) wordt altijd gekozen om de grootste groep te dienen, en niet de kleinste en/of uitzonderingen.- Het doel heiligt (vaak helaas)de middelen. In vrijwel alle bedrijven is het doel: geld verdienen, en wel zoveel mogelijk op zo'n kort mogelijke termijn. Hoe? Door zo weinig mogelijk investeren, en daarmee zoveel mogelijk processen zo efficient mogelijk maken om vervolgens zo min mogelijk mensen nodig te hebben en zo eventuele concurrentie af te troeven. Met andere woorden:Automatiseren is eigenlijk in essentie helemaal niet mensvriendelijk, maar een noodzakelijk kwaad. Werknemers zullen zich zolang bovenstaande het doel blijft dus moeten berusten bij bepaalde niet door hen uitgekozen 'door de strot geduwde' oplossingen (in dit geval portals) en kunnen niet anders doen dan dat, zolang zij zelf niet gaan over de besteding van budgetten waarmee die zo verguisde 'automatiseringsjongens' worden betaald. Kijk dus eens wat vaker in de spiegel van de opdrachtgever… 🙂
radja
>Werknemers zullen zich zolang bovenstaande [geld verdienen]het doel blijft dus moeten berusten bij bepaalde niet door hen uitgekozen 'door de strot geduwde' oplossingen. JUIST niet. de werknemer moet JUIST zo veel mogelijk actie ondernemen tegen mindere oplossingen voor hem. het is niet de taak van de werknemer om geld te verdienen voor het bedrijf, het is de taak van de werknemer om zo goed mogelijk werk af te leveren en de werknemer duidelijk te wijzen op de juiste werkwijze voor hem, aangezien de werknemer zelf dit in de meeste gevallen niet doorheeft. de beslissingsnemers zijn vaak managers zonder enige direkte ervaring op de werkvloer met het betreffende werk. dat hoeft ook niet, maar dan moet je als werknemer wel laten merken wat beter of slechter werkt.
Martin de Bes
Radja, Ik ben met je eens dat de werknemer best mag aangeven wat er wel en niet goed is aan een bepaalde tool, maar dat hij/zij ondanks hoog of laag springen het gereedschap niet betaalt en dús niet bepaalt! En inderdaad, opdrachtgevers zijn vaak de door jou aangehaalde 'ver van de werkvloer verwijderde' managers; precies de groep die over budgetten gaat en die ik dus ook de verantwoordelijkheid in de schoenen schuif van de gehekelde keuzen. Ik ben het echter niet met je eens dat het niet de taak is van een werknemer om geld te verdienen voor het bedrijf. OK, taak is wellicht niet helemaal correct, maar het is wel het gemeenschappelijke doel voor een ieder binnen een commerciele instantie. Het is vast onderdeel van het 'mission statement'. Werknemers die zich daar niet bewust van zijn passen (generaliserend, sorry) wellicht beter in een overheidsinstantie. Tegen het gezamenlijke doel zouden alle beslissingen, commentaren en kritiek aan gehouden moeten worden, voordat er -zoals te lezen is in een reactie eerder- door werknemers wordt GEWEIGERD een tool te gebruiken omdat het diegene niet aanstaat of omdat er wellicht een betere is. Het leven bestaat nou eenmaal uit keuzen/keuzes (<- weer één). Dat geldt ook voor werknemers én werkgevers in alle klassen… Het is niet anders. Doe je werk met het gereedschap en je (slechte) manager die je krijgt (aangewezen) en wees creatief in de omgang daarmee om het beste van jezelf er voor je werkgever uit je te halen. Wat zouden de productiviteitscijfers dan goed zijn zeg!