Digitaal ondertekenen integreren in bestaande software

Signing service provider Zynyo maakt het mogelijk om geavanceerd en gekwalificeerd digitaal ondertekenen te integreren in bestaande softwarepakketten zoals document management systemen en hrm-toepassingen. Hiermee kunnen aanbieders van specifieke software hun diensten en applicaties uitbreiden met een rechtsgeldige digitale ondertekendienst.

Digitaal ondertekenen is een hot item en staat op de agenda van menig profit en non-profit organisatie of overheidsinstelling. Zeker ook omdat volgens de wet arbeidsovereenkomsten alleen rechtsgeldig ondertekend kunnen worden door de werkgever met een gekwalificeerde digitale handtekening. Het hoogste niveau in digitaal ondertekenen. Tot nu toe werd daarop niet gehandhaafd door de overheid, maar met de komst van de Europese verordening eIDAS per 1 juli 2016 dient Nederland daar strenger op controleren én te handhaven. Andere ontwikkelingen zijn bijvoorbeeld de komst van SBR/XBRL waarbij vanaf 2017 een digitale accountantsverklaring vereist is.

Cowboys

“Er zijn in digitaal ondertekenland veel cowboys actief”, aldus Willem Pen, een van de oprichters van Zynyo. Ze werken doorgaans niet volgens de bestaande wet- en regelgeving. Maar omdat veel IT-organisaties zich hierin niet verdiepen, of omdat de materie te complex is, weten ze niet waar ze op moeten letten of wat voor hun klanten het juiste niveau van digitaal ondertekenen is. “In het land der blinden is eenoog weer eens koning”, volgens Pen.

De bestaande wet- en regelgeving is complex en slechts weinig organisaties zijn in staat om deze te vertalen naar de eigen situatie. “Je wilt als organisatie digitaal ondertekenen op het niveau dat past bij de organisatie, maar vooral ook bij de aard van de contracten”, vertelt Hans ter Beek, medeoprichter van Zynyo. “Enerzijds moet het veilig zijn en van het juiste betrouwbaarheidsniveau. Anderzijds moet het werkbaar blijven en rechtsgeldig. Als signing service provider helpen wij IT-organisaties en hun klanten bij het maken van de juiste keuzes t.a.v. digitaal ondertekenen.”

Laatste stap in digitalisering

Het gebruik van de digitale handtekening is de laatste stap in de volledige digitalisering van documentafhandeling binnen organisaties. Voor veel organisaties is het prettig en overzichtelijk wanneer de mogelijkheid tot geavanceerd of gekwalificeerd digitaal ondertekenen in de bestaande software is geïntegreerd. Veel softwareontwikkelaars wagen zich niet aan het ontwikkelen van een eigen ondertekenservice vanwege de vele juridische complexiteiten en cetificeringseisen.

Zynyo heeft hiertoe een speciaal ondertekenplatform ontwikkeld waarop IT-organisaties kunnen aansluiten en een ondertekendienst kunnen aanbieden binnen hun eigen softwarepakketten en -diensten. Hiermee wordt voorzien in geavanceerde en gekwalificeerde digitale handtekeningen die voldoen aan alle wet- en regelgeving.

Over Zynyo

Zynyo uit het Overijsselse Oldenzaal is de eerste Nederlandse signing service provider. Het platform en schaalbare infrastructuur zijn ‘in house’ ontwikkeld waardoor de kosten laag kunnen blijven en de flexibiliteit hoog. Oprichters Willem Pen en Hans ter Beek zijn al sinds 2011 actief in digitaal ondertekenen. Begin 2015 zijn ze met een nieuwe onderneming gestart met een volledig eigen ontwikkelde ondertekendienst uit onvrede over de bestaande oplossingen die tekortschieten om alle ondertekenprocessen te ondersteunen.