‘Doelen SIS nog niet gehaald’

De ambitieuze doelen zijn ‘zeker (nog) niet gehaald’, maar het in de afgelopen jaren moeizaam ingevoerde studenteninformatiesysteem (SIS) van de UvA en de HvA is ‘geen weggegooid geld’.

Dit concludeert een commissie die in opdracht van het College van Bestuur van de UvA en de HvA de implementatie van SIS heeft geëvalueerd.

De invoering van SIS is een ‘kostbaar, langdurig en vaak frustrerend proces geweest, maar heeft uiteindelijk wel geresulteerd in een werkbaar systeem’, concludeert de commissie. Van een mislukt project of weggegooid geld is geen sprake.

Het overgrote deel van de problemen is volgens de commissie te wijten aan het besluit om samen met vier andere universiteiten een nieuw studenteninformatiesysteem in te voeren. Het idee was dat hierdoor kosten zouden worden bespaard, maar dit bleek niet het geval: er moest veel ‘maatwerk’ worden geleverd. De commissie concludeert mede hierom dat ‘het vermogen om vooraf een goede inschatting te maken van de te verwachten kosten van een complex traject, zoals de gezamenlijke invoering van een studenteninformatiesysteem, fors is overschat’.

Een ander probleem dat de commissie signaleert is de ‘gescheiden werelden’ van enerzijds ICT-ers en onderwijsmedewerkers. ‘Deze werelden verstonden elkaar niet of nauwelijks, en de gekozen projectaanpak heeft sterk tekortgeschoten in het samenbrengen van deze werelden’, aldus de commissie. Hoewel de livegang uiteindelijk een ‘verantwoorde keuze’ was, heeft het wel geleid tot reputatieschade en frustratie bij medewerkers en studenten.

Louise Gunning, voorzitter van het College van Bestuur, is ondanks de stevige conclusies blij met het rapport. ‘Het is een grondige evaluatie, het is goed dat zoveel mensen hebben willen meewerken en hun mening hebben gegeven. We wisten natuurlijk dat verschillende zaken niet goed gegaan zijn bij de implementatie van SIS, maar met dit rapport weten we nu ook wáár het niet goed gegaan is. Dat kan ons in de toekomst helpen. Bijvoorbeeld de les dat maatwerk goed klonk, maar uiteindelijk leidde tot extra investeringen.’

Gunning: ‘Belangrijk vind ik de opmerkingen van de commissie over het betrekken van de eindgebruikers. Op dat punt is de laatste anderhalf jaar wel veel verbeterd, met interne gebruikersgroepen die actief meedenken. Vandaar dat ik de signalen natuurlijk goed herken, die zijn niet nieuw en er wordt hard gewerkt om verbeteringen te realiseren. Ik ben blij dat de commissie dat ook ziet.’

In de afgelopen periode is onder andere gewerkt aan de invoering van een app waarin studenten resultaten kunnen bekijken, aan verbetering van koppelingen met andere systemen, een nieuwe webservice voor vakaanmelding en het betrekken van een studentenpanel voor verdere aanpassingen.