Euroports Belgium live met bedrijfsbreed inkoopplatform van Esize

Antwerpen/Weesp, 21 augustus 2014 – Euroports Belgium, de Belgische tak van één van de belangrijkste terminaluitbaters van Europa, heeft de overstap gemaakt naar een bedrijfsbreed inkoopplatform om de inkoopprocessen te automatiseren. Om beter overzicht en grip te krijgen op de totale uitgaven van de Belgische organisatie besloot Euroports Belgium om één uniform en integraal inkoopproces te realiseren voor het verwerken van bestellingen, budgetcontrole en het beheer van leverancierscontracten. De organisatie maakte daarom de keuze voor het IT-platform van Esize, leverancier van Cloud Spend Management-oplossingen. Euroports Belgium beschikt hiermee over één totaaloplossing voor een compleet en actueel beeld van operationele inkoop, direct gekoppeld aan het financiële betalingssysteem.

Kwaliteit
Euroports is met jaarlijks 45,8 miljoen ton verwerkte goederen in general cargo en dry bulk één van de grootste terminaluitbaters van Europa. Het bedrijf beheert 22 terminals in Europa en 2 in China. De Belgische tak van de groep is Euroports Belgium, met terminals en kantoren in Antwerpen, Gent, Luik en omgeving. Om de hoge kwaliteit van de dienstverlening te kunnen blijven handhaven, werkt de organisatie voortdurend aan verdere optimalisatie van de interne processen. Ook als het gaat om inkoop. Iedere afdeling en terminal in de Belgische organisatie heeft goederen en diensten nodig om de werkzaamheden te ondersteunen. Denk bijvoorbeeld aan het huren van heftrucks of het onderhoud van kranen.

Transparantie
“Tot voor kort werd een deel van onze inkopen via een onderhoudssysteem uitgevoerd of via email of telefoon, zonder enige goedkeuring, prijs- of budgetcontrole vooraf”, vertelt Gerd Blommaert, Procurement Manager a.i. van Euroports Belgium. “Bovendien werden prijsafspraken zowel lokaal als  centraal gevoerd, maar niet voldoende transparant gecommuniceerd. Zo kon het gebeuren dat medewerkers voor dezelfde of gelijksoortige items bestellingen deden bij verschillende leveranciers en voor verschillende prijzen. Een andere oorzaak was dat vele productgroepen niet centraal waren vastgelegd in catalogi of contractafspraken. Deze situatie leidde  zeker niet tot de beste prijs bij de beste leverancier. Ten laatste kon er bijna geen enkel rapport worden gerealiseerd dat enig overzicht gaf in welke bestellingen er waren gedaan of welke verplichtingen we hadden openstaan. De juiste gegevens verzamelen voor marktanalyse was enorm tijdrovend en sturing van inkoop erg lastig. Inkoop kon niet voorkomen dat bestellingen werden gedaan buiten bestaande contracten om of dat er meerdere contracten waren met dezelfde leverancier.”

Bestelgemak
Met Esize beschikt Euroports Belgium over een inkoopsysteem dat onder andere de mogelijkheid biedt tot catalogus-gebaseerde inkoop. De inkopen voor de organisatie worden hiermee decentraal uitgevoerd, maar centraal gestuurd. Medewerkers hebben vanaf hun eigen terminal toegang tot de online tool en kunnen direct hun bestellingen plaatsen vanuit catalogi, die vervolgens rechtstreeks worden doorgezet naar de diverse centraal geselecteerde leveranciers. Uiteindelijk is het doel dat alle ingekochte diensten en goederen via het platform gaan lopen. De oplossing zorgt voor bestelgemak op afdelingsniveau en geeft de inkoopdienst direct inzicht in aantallen ingekochte artikelen en diensten, en de hieraan bestede uitgaven.

Managementinformatie
Gerd Blommaert ziet betere budgetcontrole, maar ook transparantie en efficiëntie in de processen als belangrijke voordelen van de nieuwe werkwijze. Door de vooraf gedefinieerde systeeminrichting is er minder kans op foute bestellingen en facturen achteraf, en wordt onnodige administratieve last voorkomen. Facturen worden sneller en eenvoudiger afgehandeld doordat deze automatisch worden gematched met de orders en ontvangsten die vooraf in het systeem zijn geboekt. Bovendien maakt het platform het mogelijk voor de centrale inkoopdienst om nieuwe afspraken met leveranciers te delen binnen de organisatie via catalogi. Medewerkers beschikken dus altijd over actuele en juiste informatie over prijzen en leveranciers. “Door standaardisatie in onze werkprocessen door te voeren krijgen we ook toegang tot waardevolle managementinformatie, die ons helpt om processen verder te optimaliseren en om nog beter te kunnen onderhandelen met leveranciers. Op deze wijze levert inkoop een wezenlijke bijdrage aan de bredere doelstellingen die we als bedrijf hebben”, zegt Gerd Blommaert.

Toekomst
Binnen enkele onderdelen van de organisatie is het inkoopplatform inmiddels in gebruik genomen. De volgende stap is om het systeem uit te breiden voor meer gebruikers, producten, diensten en leveranciers. De uiteindelijke doelstelling is om het systeem uit te rollen binnen alle terminals en afdelingen van Euroports Belgium. Paul van Rietschoten, Commercieel Directeur van Esize, is tevreden over het project en de samenwerking: “Net als iedere organisatie is Euroports Belgium uniek in haar werkwijze. Het bedrijf ging van versnipperde processen naar één uniforme manier van werken en van verschillende (of geen) applicaties naar één geïntegreerde oplossing. Vanuit onze visie benaderen wij het inkoop- en facturatieproces als één samenhangend geheel. Door onze softwaremodules te integreren in één totaaloplossing helpen wij organisaties om alle stappen van inkoop en factuurverwerking efficiënter en inzichtelijk te maken. Dit doen wij nationaal en internationaal voor klanten in uiteenlopende sectoren. Esize zet strategisch in op België als groeimarkt en dit project is dan ook zeker een belangrijke mijlpaal voor ons!”

Einde persbericht

Over Euroports Belgium
Be the Partner of Choice in Maritime Supply Chain Solutions, de voorkeurspartner zijn voor maritieme supply chain oplossingen is de doelstelling van Euroports. De groep bestaat uit 22 haventerminals in Europa + 2 in China en behandelt een ruime waaier van producten in industrie sectoren zoals mineralen, meststoffen, woudproducten, agribulk, metaal, staal, projectlading,… De groep combineert haar dienstverlening en industriekennis op de kaaien in de verschillende havens met in-house transport diensten en kan zo volledig geïntegreerde en internationale logistieke oplossingen bieden voor haar klanten.

Euroports Belgium, het Belgische gedeelte van de groep beschikt over verschillende haventerminals in Antwerpen, Gent en inland terminals de omgeving van Luik en Charleroi.  Producten die er behandeld worden varieren van droog massagoed zoals mineralen en meststoffen tot stukgoed zoals staal, pulp en papier en containers.  De Belgische organisatie beschikt ook over een uitgebreid portfolio aan logistieke diensten zoals scheepsagentuur, binnenvaart, douanedeclaratie en wegtransport.  Op maat van de logistieke stromen van de klant wordt een unieke oplossing aan de klant geboden door 1 of meerdere van de diensten en locaties te combineren in een geoptimaliseerde “supply chain solution”..

Voor meer informatie: www.euroports.com