Industry Wire

Geplaatst door I.R.I.S.

Evides Waterbedrijf versnelt scanprocesen met I.R.I.S.-scansoftware

Evides Waterbedrijf heeft gekozen voor de scansoftware van I.R.I.S. Nederland, gespecialiseerd in Intelligente Documentherkenning (IDR), Enterprise Content Management (ECM) en complexe infrastructuur voor Informatie- en Communicatietechnologie (ICT). Door de integratie van deze software met de OpenText ECM Suite beschikt Evides over een gestandaardiseerde omgeving. Bovendien kan het waterbedrijf de benodigde scanproducten nu van één leverancier afnemen in plaats van vier aparte softwarepartijen zoals voorheen het geval was. Alle fases in het scantraject kunnen met één actie doorlopen worden, wat resulteert in een sneller scanproces.

Evides Waterbedrijf had I.R.I.S. al eerder ingeschakeld; destijds voor de herimplementatie van de OpenText ECM Suite. Daarnaast verzorgt I.R.I.S. al vijf jaar het functioneel en technisch beheer van het systeem. Egbert Hagendijk, documentair informatiebeheerder bij Evides Waterbedrijf: “Toen we op zoek gingen naar vervanging voor onze verouderde scansoftware was het dan ook een logische stap om naar de producten van I.R.I.S. te kijken. Uit onze test bleek dat hun software hoge compressiewaardes en een hoge graad van herkenning en validatie heeft. Die resultaten hebben onze keuze bepaald.”

Evides Waterbedrijf neemt drie producten af: IRISPowerScan voor het scannen van documenten, IRISDocumentServer om gescande beelden om te zetten in geïndexeerde en bewerkbare bestanden en IRISXtract voor de automatische verwerking van inkomende facturen. Hagendijk: “We kunnen nu allerlei documenten, zoals facturen, na het scannen indien nodig laten sorteren in afzonderlijke documentcategorieën en toewijzen aan de verschillende bedrijfsprocessen. Daarna voert de software de automatische extractie uit van de benodigde gegevens. De bestanden worden vervolgens als PDF overgedragen aan het ECM-systeem, waar een ieder met de juiste rechten de documenten kan inzien of bewerken.”
Behalve het versnelde scanproces ziet Hagendijk ook verschillen in de opties die de software biedt. “We kunnen nu in de scan gemakkelijker zien of een pagina dubbelzijdig bedrukt is en dat is vooral handig bij documenten met heel veel pagina’s. Daarnaast herkent de software bijvoorbeeld barcode- en watermeternummers in werkopdrachten. Dankzij de integratie met de OpenText ECM Suite is het heel makkelijk om een bepaald document terug te vinden. Nog een voordeel is dat al onze multifunctionele printers, waarmee alle medewerkers kunnen scannen, printen en kopiëren, met de software van I.R.I.S. zijn aangesloten op het ECM-systeem. We hebben hiermee de zekerheid dat alle documenten meteen in het documentmanagementsysteem terecht komen. En zo voorkomen we vervuiling van fileservers en de Exchange-omgeving.”

Rick Gruijters, Business Development Manager bij I.R.I.S. Nederland: “Het is goed om de toegevoegde waarde van de I.R.I.S.-scanoplossingen in de praktijk te zien bij onze OpenText-klanten. Vooral wat betreft factuurverwerking zal Evides Waterbedrijf profiteren van de koppeling met het financiële systeem. Op dit moment lopen er meerdere implementaties, maar Evides is een van de eerste organisaties die met deze integratie live gegaan is.”

Dit artikel is een ingezonden bericht en valt buiten de verantwoordelijkheid van de redactie.

Deel dit bericht