Gemeente Eijsden-Margraten optimaliseert financiële informatievoorziening met Exact

De gemeente Eijsden-Margraten selecteert Exact voor het optimaliseren van zijn financiële informatievoorziening. Met Exact is de gemeente in staat een efficiëntere en effectievere informatievoorziening te realiseren. Hierdoor is beter te sturen op de inhoud van beleid. Daarnaast worden de werkprocessen van de financiële afdeling vereenvoudigd. Ongeveer veertig personen binnen de gemeente gaan gebruik maken van de nieuwe software.

Gebruiksvriendelijke, centrale portal
Het huidige financiële informatiesysteem, dat de gemeente Eijsden-Margraten sinds 2005 in gebruik heeft, wordt als complex, gebruiksonvriendelijk en duur in beheer ervaren. Daarnaast is het lastig om ingrijpende, maar noodzakelijke veranderingen in dit systeem door te voeren. Aangezien de gemeente meer wil sturen op zowel financiële als inhoudelijke resultaten, zijn ze op zoek gegaan naar een systeem met ondersteuning voor financiële processen dat beschikte over goede rapportagemogelijkheden. Tijdens een meervoudige onderhandse aanbestedingsprocedure is gekozen voor Exact als centraal informatiesysteem.

Standaard meer managementinformatie in Exact
Vooral op het gebied van managementinformatie scoorde Exact hoger dan de andere partijen. Zo zit 70 tot 80 procent van de gebruikelijke managementrapporten standaard in Exact. Ook het aanpassen van dergelijke rapportages gaat in vergelijking met andere software een stuk eenvoudiger. Daarnaast leidt het centrale systeem tot meer transparantie, waardoor het management tijdig kan bijsturen binnen de gestelde kaders. Tijd-, apparaat- en plaats onafhankelijk werken, wordt mogelijk dankzij de inzet van mobiele apps. De online toegang van Exact Synergy zorgt tenslotte voor de nodige flexibiliteit.

De gekozen oplossing
De geselecteerde oplossing bestaat uit Exact Globe, Exact Synergy en Exact Event Manager in combinatie met ScanSys voor het faciliteren en verwerken van digitale facturen.

Martijn Reinders, Beleidsadviseur informatiemanagement bij de gemeente Eijsden-Margraten: “We willen meer ‘in control’ komen en niet meer afhankelijk zijn van de grenzen van een systeem om werkprocessen van de financiële afdeling te vereenvoudigen. Een flexibele financiële informatievoorziening is daarbij essentieel. Toen we met Exact in gesprek raakten, bleek de software zeer goed aan te sluiten bij onze wensen, vooral op het vlak van gebruikersvriendelijkheid, logische opbouw en innovatieve technologie. Daarnaast is functionaliteit die ontbreekt in onze huidige oplossing, standaard aanwezig in Exact. We verwachten dan ook grote stappen te maken met het realiseren van onze ambities en doelstellingen.”

“Gemeentelijke instanties hebben de laatste tijd veel veranderingen te verwerken gekregen. Dat vraagt om een flexibel informatiesysteem. Bij Exact hebben we dan ook een sterke focus op de overheidsmarkt en dat maakt dat we de tweede grootste ERP-leverancier in dit segment zijn,” zegt Jarno van Hurne, Product Marketing Director bij Exact. “Door de inzet van Exact kan de gemeente Eijsden-Margraten de voortgang van de uitvoering van beleid monitoren aan de hand van financiële én niet-financiële indicatoren. In de toekomst worden hier mogelijk ook projecten aan toegevoegd. Dankzij betere, actuele en eenvoudig te genereren rapportages kunnen bestuurders, management en budgethouders veranderingen sneller en gemakkelijker doorvoeren en de kosten aanzienlijk verlagen.”