Medewerkers moeten meer grip krijgen op beschikbare data

De IT-afdeling is binnen de meeste organisaties in de lead als het gaat om het uitvoeren van data-analyses. IT’ers zijn meestal uitstekend in staat om antwoorden te vinden op helder geformuleerde vragen. De uitdaging is, dat deze vragen niet altijd vooraf bekend zijn en soms onduidelijk geformuleerd worden. Daarnaast is de IT-afdeling niet altijd in staat om de enorme hoeveelheid vragen van de business  tijdig te beantwoorden. Het resultaat is dat organisaties beschikbare data niet optimaal in informatie kunnen omzetten, waardoor medewerkers niet beschikken over de inzichten die zij nodig hebben om hun werk beter uit te voeren. Every Angle roept organisaties daarom op om medewerkers de ruimte te geven om zelf aan de slag te gaan met data-analyses door hen toegang te bieden tot Selfservice Business Intelligence en information discovery-functionaliteit.

Om hun werk goed uit te kunnen voeren zijn medewerkers uit alle geledingen van de organisatie afhankelijk van data en informatie. Wanneer je medewerkers in staat wilt stellen om productiever en efficiënter te werken, dan moet je beginnen met het beschikbaar stellen van gebruiksvriendelijke applicaties om de beschikbare informatie uit de databases te kunnen halen.

De meeste organisaties maken gebruik van ERP-systemen, maar deze systemen bieden nauwelijks functionaliteit voor het analyseren van data of het doen van voorspellingen. Om in deze behoeften te voorzien maken veel organisaties gebruik van Business Intelligence-systemen. Deze systemen zijn geschikt om de informatie te leveren die het hoger management nodig heeft, maar zijn vaak niet gedetailleerd genoeg om toegevoegde waarde te bieden binnen operationele bedrijfsprocessen. Hierdoor ontstaat een kloof tussen de informatiebehoeften binnen de organisatie en de tools die geboden worden om de juiste informatie te krijgen. Medewerkers nemen hierdoor vaker beslissingen op basis van aannames dan op basis van feiten en actuele inzichten. Om deze kloof te dichten moeten organisaties hun informatiearchitectuur kritisch evalueren.

De perfecte informatiearchitectuur
Het ontwikkelen van een succesvolle informatiearchitectuur begint bij het identificeren van de verschillende informatiebehoeften, zowel op management- als op operationeel niveau. Daarnaast is het belangrijk om de benodigde data te identificeren en de algoritmes te formuleren om de data om te zetten in informatie. Vragen op managementniveau kunnen doorgaans uitstekend beantwoord worden met behulp van een BI-systeem. Om operationele vragen vanuit de business te beantwoorden is gedetailleerde informatie nodig uit de complexe datastructuren van het ERP-systeem. De informatiearchitectuur dient daarom uitgebreid te worden met een operational business analytics-laag (OBA) die deze data omzet in informatie en de achterliggende complexiteit voor medewerkers verhult. Hiermee krijgen zij de inzichten die zij nodig hebben, zonder dat zij hiervoor expert hoeven te zijn in analytics.

Every Angle is van mening dat medewerkers in staat moeten worden gesteld om zelf analyses uit te voeren op basis van SAP-gegevens (zoals transactiegegevens en master data) zodat zij eenvoudig de gewenste koppelingen kunnen leggen, zonder tussenkomst van IT. Zij moeten de mogelijkheid krijgen om snel een zoekopdracht uit te voeren, bijvoorbeeld met behulp van vooraf gedefinieerde en gepersonaliseerde templates of “Google-achtige” zoekopdrachten, zonder enige kennis van database-terminologie. Zij moeten zelf een dashboard kunnen samenstellen, waarmee zij inzicht krijgen in de voor hen relevante data en processen.

“Organisaties beginnen zich langzaam maar zeker te realiseren dat toegang tot data en informatie niet het exclusieve recht van het management is”, stelt Fred Hermans, CEO van Every Angle. “Ook de medewerkers moeten bij hun dagelijkse werkzaamheden toegang hebben tot informatie die de performance van bedrijfsprocessen en de productiviteit echt helpt te verhogen. Deze medewerkers weten als geen ander welke operationele en tactische vragen beantwoord moeten worden om de processen beter te laten lopen en de business te laten groeien. Jammer genoeg zijn deze mensen over het algemeen geen data-analisten, die ingewikkelde query’s kunnen opstellen. Ondernemingen die het potentieel van hun bedrijfsdata ten volle willen gebruiken, moeten het hun medewerkers daarom zo eenvoudig mogelijk maken om antwoorden te krijgen op hun vragen. En dat is precies wat OBA doet.”

Download de whitepaper voor meer informatie over hoe Operational Business Analytics kan worden toegepast binnen organisaties.