PZC Dordrecht en De Merwelanden digitaliseren servicedesk met TOPdesk

Delft – Zorgorganisatie PZC Dordrecht heeft samen met Service Management softwareleverancier TOPdesk een belangrijke stap gezet in het optimaliseren van haar IT-processen. Voorheen moesten medewerkers hun IT-meldingen telefonisch, per mail of persoonlijk doorgeven. Nu kan dat via het digitale TOPdesk-platform. Deze oplossing verlaagt de werkdruk voor de IT-afdeling en vereenvoudigt het proces voor zorgmedewerkers om meldingen in te dienen en te volgen.

Samenwerkingsverband De Merwelanden
In 2023 zijn PZC Dordrecht en woon- en zorgcentrum De Merwelanden een samenwerking gestart op het gebied van ondersteunende diensten, waaronder ICT. Hoewel De Merwelanden al gebruik maakte van TOPdesk, is er binnen deze samenwerking gekozen voor een gezamenlijke, vernieuwde implementatie van het systeem. De livegang van TOPdesk vormt een digitale mijlpaal in de samenwerking: meldingen worden sneller opgepakt en processen lopen soepeler.

Van losse lijntjes naar één duidelijke werkwijze
Voor de implementatie van het TOPdesk platform, werkte PZC Dordrecht zonder centraal ticketsysteem. Communicatie over problemen verliep voornamelijk via telefoon of e-mail, wat leidde tot onduidelijkheid bij het prioriteren en opvolgen van meldingen. Om hierin een digitaliseringsslag te maken, koos PZC Dordrecht in maart 2024 voor TOPdesk. Het platform biedt functies zoals een uitgebreide kennisbank waarin medewerkers zelfstandig informatie op kunnen zoeken en een duidelijke scheiding tussen urgente storingen en minder dringende verzoeken.

Het TOPdesk platform stelt personeel in staat om via een gestandaardiseerde procedure meldingen te registreren, wat resulteert in een beter beheersbare werklast voor IT-personeel en helpt om meldingen efficiënter te prioriteren. zorgmedewerkers automatisch op de hoogte blijven van de status van hun meldingen zonder directe betrokkenheid van de IT-afdeling.

Uitbreiding naar facilitaire processen
De eerste resultaten sinds de implementatie van het systeem zijn positief. IT-medewerkers kunnen meer meldingen op afstand afhandelen, terwijl zorgmedewerkers eenvoudig meldingen kunnen indienen via een gebruiksvriendelijke app. Deze succesvolle start is een stevige stap richting een gestroomlijnde, digitale werkwijze. Inmiddels bereiden de organisaties zich voor om het platform binnenkort ook binnen de facilitaire dienst te implementeren.

Sandor Boots, Business Development Manager Healthcare bij TOPdesk: “Bij veel zorgorganisaties worden meldingen niet via een gestandaardiseerd systeem doorgegeven, wat kan leiden tot miscommunicatie tussen afdelingen en uiteindelijk een verhoogde werkdruk. Met TOPdesk brengen we rust, overzicht en snelheid in dit proces. Zo houden zij meer tijd over voor wat echt telt: het bieden van goede zorg.”

Jaimy Valk, Projectleider Bedrijfsondersteuning bij PZC Dordrecht en de Merwelanden: “Binnen PZC Dordrecht merkten we dat we behoefte hadden aan overzicht en structuur. TOPdesk brengt rust in het proces: meldingen zijn inzichtelijk en medewerkers volgen zelf de status. Zo houdt de IT-afdeling meer tijd over voor complexe vragen. We zien veel potentie in dit platform en werken aan een plan om deze verder uit te breiden binnen de organisatie.”