Rode Kruis moderniseert vrijwilligersplanning met OutSystems-oplossing voor Nijmeegse 4Daagse

Het Rode Kruis heeft, in samenwerking met IT-partner LINKIT, een nieuw digitaal planningssysteem ontwikkeld voor de inzet van vrijwilligers bij grote evenementen, waaronder de 4Daagse. De oplossing is gebouwd met het low-code platform OutSystems en vervangt verouderde Excel-bestanden en losse applicaties. Hierdoor kunnen planners sneller werken en blijft het proces overzichtelijk, ook bij honderden vrijwilligers en complexe roosters.

Bij evenementen zoals de Nijmeegse 4Daagse zijn jaarlijks zo’n 700 tot 800 vrijwilligers actief, elk met hun eigen beschikbaarheid, kwalificaties en voorkeuren. Het plannen van al die inzet was een tijdrovende puzzel, die grotendeels handmatig werd opgelost met een combinatie van oude aplicaties en Excel-bestanden. Jaarlijks moesten gegevens opnieuw worden verzameld en ingevoerd, wat het proces foutgevoelig en inefficiënt maakte. Om dit proces te verbeteren en te vereenvoudigen, ontwikkelde het Rode Kruis een digitale oplossing die het volledige planningsproces ondersteunt.

De nieuwe applicatie bestaat uit twee onderdelen: een Vrijwilliger Aanmeld-app en een Event Manager-app. Vrijwilligers melden zich aan via een gebruiksvriendelijke interface, waarna planners het volledige proces kunnen beheren, van indeling tot logistiek zoals kledinguitgifte en slaapplaatsen. Gegevens worden automatisch gekoppeld aan bestaande systemen, waardoor controle en communicatie sneller verlopen en fouten worden voorkomen.

Het Rode Kruis heeft bewust voor een low-code aanpak gekozen in nauwe samenwerking met LINKIT, vertelt Jan Veldhuis, CoE Lead Outsystems bij het Rode Kruis:

“We hadden al ervaring met OutSystems, vooral vanwege de snelheid en goede integratiemogelijkheden. De samenwerking met LINKIT ontstond door hun expertise op dit gebied en hun flexibele manier van samenwerken.”

Bij de ontwikkeling is vanaf het begin rekening gehouden met hergebruik voor verschillende soorten evenementen. Door stapsgewijs te bouwen werd duidelijk welke onderdelen vaker gebruikt kunnen worden en waar specifieke aanpassingen nodig zijn.

“Elk evenement heeft net andere behoeften,” aldus Veldhuis. “Andere vrijwilligersrollen, andere afspraken met organisatoren, en ga zo maar door. Door het nu stap voor stap op te bouwen, konden we goed zien welke onderdelen we later willen aanpassen en welke we kunnen hergebruiken.”

De Nijmeegse 4Daagse is het eerste grote evenement waarop de applicatie wordt ingezet. In aanloop daarnaartoe werkt het ontwikkelteam aan de laatste functionele details. Daarna volgt een gefaseerde uitrol naar de tien grootste evenementen van het Rode Kruis, waaronder Zwarte Cross.

Met het nieuwe systeem zet het Rode Kruis een stap richting centrale digitale ondersteuning van alle grootschalige evenementen, waarbij wendbaarheid en samenwerking centraal staan. Met meer grip op processen en betere samenwerking tussen planners, organisatoren en vrijwilligers.