Virtuele creditcards betaalmethode van de toekomst voor zakenreizigers

Utrecht – Twee op de drie organisaties waren vorig jaar slachtoffer van fraude of een poging daartoe. Een op de drie organisaties kreeg te maken met fraude via zakelijke creditcards. Dat blijkt uit een enquête van de Association for Financial Professionals. BCD Travel analyseert de huidige betaalmethoden in een nieuwe white paper, en stelt Virtual Payment Automation als alternatief voor. Zo speelt de zakenreisexpert ook in op de onlangs gewijzigde Europese wetgeving, die betalingen met individuele kaarten voor zakelijke uitgaven moeilijker maakt.

Traditionele betaalmethoden zoals corporate creditcards brengen heel wat risico’s met zich mee. Vooral organisaties met ‘infrequent travelers’ vergoeden vaak gewoon alle reisonkosten. Dit maakt hen kwetsbaar voor fraude en te hoge onkostenvergoedingen. Automatisering van virtuele betalingen biedt een oplossing voor dit probleem.

Zo maakt Virtual Payment Automation (VPA) bij elke hotelboeking een eenmalige virtuele creditcard aan. Een reiziger kan op die manier de hotelkosten centraal afrekenen zonder te hoeven voorschieten. Daarnaast zorgt een centrale afhandeling voor gedetailleerde rapporten en grip op de kosten. Er wordt vooraf een limiet en vervaldatum ingesteld op de virtuele creditcard om misbruik te voorkomen. Ook de in- en uitcheckdatum worden met de kaart vastgelegd. Voor hotels is er geen verschil tussen een gewone en een virtuele kaart. Aanvaardt het hotel bijvoorbeeld MasterCard of Visa, dan kun je ook met een virtuele creditcard betalen.

“Sinds de nieuwe regelgeving de afwikkelingsvergoeding voor betalingen binnen Europa aan banden legt, zijn transacties met betaalkaarten veel transparanter geworden. Er wordt verwacht dat we daar in 2016 de impact van zullen zien: bedrijven zullen betalingen met individuele kaarten inperken. Voeg daar de trendvoorspelling aan toe dat mobiel betalen de komende jaren mainstream wordt, en je komt al snel uit bij betaalalternatieven zoals virtuele creditcards. BCD Travel gaat zelfs nog een stap verder met Virtual Payment Automation, de tool die we samen met Conferma aanbieden. Onze doelstelling is om alle betalingen centraal te laten verlopen. Zo hoeft een reiziger nooit voor te schieten, komen reservering en betaling altijd overeen, worden data direct verzameld en kost het regelen van het betalingsverkeer veel minder moeite”, zegt Heinz Jennewein, Senior Vice President EMEA bij BCD Travel.

De voordelen van Virtual Payment Automation voor het bedrijfsleven:

• Minder risico op fraude. Een virtuele creditcard is beperkt geldig, heeft een uitgavelimiet en kan alleen gebruikt worden bij bepaalde leveranciers.
• Betere naleving van het reisbeleid. Met virtuele creditcards is het mogelijk om parameters in te stellen, zoals een uitgavelimiet of een beperking in de leverancierskeuze.
• Inzicht in data. Elke virtuele creditcard heeft een unieke ID die precies bijhoudt hoeveel geld een reiziger uitgeeft en waar.

In de white paper ‘A Virtual (Payment) Reality’ analyseert BCD Travel de voor- en nadelen van virtuele creditcards en geeft enkele richtlijnen voor het gebruik ervan.