World Paper Free Day? De werkelijkheid is een papieren chaos!

Bijna twee weken geleden was het ´World Paper Free Day´, maar het doel van die dag ligt nog ver van ons weg. Uit nieuw onderzoek van informatiemanager Iron Mountain blijkt dat 90 procent van de ruim 5000 ondervraagde Nederlandse en Europese medewerkers werkt met papieren documenten.

Maar het informatiebeleid houdt daar vaak geen rekening mee en dat brengt grote risico´s met zich mee. Iron Mountain adviseert daarom niet het papierloze, maar het papierefficiënte kantoor tot de nieuwe realiteit te verheffen en het informatiebeleid daarop aan te passen.

Bijna iedereen (90%) werkt met papier. Meer dan de helft (57%) van de onderzochte medewerkers beschikt niet over een fatsoenlijk papierenarchief. En 36 procent krijgt geen enkele instructie hoe waardevolle papieren informatie moet worden bewaard. Daarnaast heeft 13 procent geen idee wie er beslist hoe documenten worden gearchiveerd. En geeft maar liefst 27 procent aan zelf te beslissen waar en hoe zij papieren documenten opbergen. Geen wonder dat 8 procent van de respondenten aangeeft in een papieren chaos te werken.

Het onderzoek laat ook zien wat de risico´s zijn als het informatiebeleid geen rekening houdt met het feit dat vrijwel iedereen met papieren documenten werkt. Binnen de kantooromgeving heeft bijna de helft (45%) van de onderzochte medewerkers onbedoeld inzage gekregen in vertrouwelijkheden en bedrijfsdocumenten, achtergelaten op kopieermachines, printers, of eenvoudigweg open en bloot op bureaus. Het gaat dan om persoonlijke documenten over salarissen en bonussen van collega´s (gezien door 22%), beoordelingsverslagen (gezien door 12%), en financiële cijfers over de onderneming (gezien door 10%).

Papier-efficiënte aanpak
"Ondanks hun inspanningen om minder afhankelijk te worden van papier, ondervinden de meeste ondernemingen grote problemen bij het beheersbaar houden van de groeiende hoeveelheden veelsoortige informatie. Daarnaast is het papierloze kantoor voor de meeste bedrijven vooralsnog een onhaalbaar doel”, zegt Jeroen Strik van Iron Mountain.
”Ons advies is daarom om te streven naar een papier-efficiënte aanpak en bijvoorbeeld veelgebruikte documenten te digitaliseren en de papieren erfenis buiten de deur onder te brengen. Daarbij ligt de nadruk op de beveiliging, toegankelijkheid en bruikbaarheid van informatie. Dat maakt de papieren chaos tot verleden tijd en zorgt dat medewerkers efficiënt over documenten kunnen beschikken en hun capaciteiten aan klanten kunnen besteden.”