Xerox brengt regie en digitalisering samen in Grafische Dienstverlening voor de Rijksoverheid

Xerox brengt regie en digitalisering samen in Grafische Dienstverlening voor de Rijksoverheid
Onderscheidend, integraal raamwerk door Xerox, Koninklijke Van der Most en OSAGE
CO2-impact van opdrachten inzichtelijk

De Rijksoverheid heeft de rijksbrede Europese aanbesteding voor Grafische Dienstverlening gegund aan Xerox. De keuze is gebaseerd op een geïntegreerde aanpak waarin centrale regie, nauwe samenwerking met gespecialiseerde partners en de ontwikkeling van een digitaal bestelportaal samenkomen. Met deze geïntegreerde aanpak ondersteunt Xerox, samen met Koninklijke Van der Most en OSAGE, ruim 110 overheidsorganisaties bij het professionaliseren, digitaliseren en verduurzamen van Grafische Dienstverlening.

Xerox wist te overtuigen met een integrale aanpak waarin regie, digitalisering en samenwerking centraal staan. In plaats van losse oplossingen biedt deze aanpak één integraal raamwerk dat zich richt op het optimaal inrichten van processen, technologie en expertise met als doel een schaalbare, veilige en toekomstgerichte grafische dienstverlening.

De raamovereenkomst heeft een geraamde maximale waarde van circa € 50 miljoen over een looptijd van vier jaar en biedt integrale Grafische Dienstverlening voor alle kerndepartementen en een groot aantal uitvoeringsorganisaties. Binnen de overeenkomst is Xerox hoofdaannemer, centraal aanspreekpunt en verantwoordelijk voor de coördinatie van de volledige keten: van aanvraag en opmaak tot productie en levering.

Op de foto het kernteam met van links naar rechts Robert Blankenstijn (Ministerie van Financiën), Marriel van der Most (Koninklijke Van der Most), Laura Siecker (OSAGE), Judith Vermeer (Xerox), Siobhán Morrin (Ministerie van Financiën) en Patrick Krijnen (Xerox)
Digitaal bestelportaal als motor
Communicatie in druk en pdf binnen de overheid raakt veel verschillende gebruikers en processen. Omdat dit geen kernactiviteit is, is de benodigde kennis vaak versnipperd. Het nieuwe centrale digitale bestelportaal is het fundament van de nieuwe aanpak. Via één digitaal loket kunnen gebruikers grafische producten aanvragen en bestellen, inclusief advies en begeleiding op maat.

Het portaal, dat is ontwikkeld in samenwerking met Prindustry, ondersteunt de verdere digitalisering van Grafische Dienstverlening en helpt processen te vereenvoudigen en te standaardiseren. Tegelijkertijd biedt het inzicht in keuzes, kosten en voortgang, waardoor organisaties bewuster kunnen sturen op kwaliteit, efficiëntie en duurzaamheid.

OSAGE heeft in het ontwerpproces gezorgd voor een intuïtieve en effectieve klantreis binnen het bestelproces. Daarmee ondersteunt het portaal niet alleen op intuïtieve wijze de dagelijkse praktijk van medewerkers, maar draagt ook bij aan de bredere overheidsstrategie om efficiënter, transparanter en meer datagedreven te werken.

“De doelstelling van de Rijksoverheid was om het proces rond drukwerk en reprografie verregaand te digitaliseren en vereenvoudigen, met hoge kwaliteit en duurzaamheid als uitgangspunt,” zegt Robert Blankenstijn, Strategisch Contractmanager Categorie Logistiek van het Ministerie van Financiën. “Het centrale digitale bestelportaal helpt grafische processen te stroomlijnen en biedt waardevolle managementinformatie. Zo creëren we beter inzicht in kosten en impact, en kan iedereen bewuste keuzes maken, bijvoorbeeld voor materiaalgebruik en CO2-uitstoot. Dat past goed bij onze ambitie om dienstverlening te vereenvoudigen en beter inzicht te krijgen in kosten, kwaliteit en CO2-voetafdruk.”

Regie en samenwerking in de grafische keten
Xerox voert de regie over de Grafische Dienstverlening en borgt kwaliteit, continuïteit en veiligheid. De uitvoering vindt plaats in nauwe samenwerking met vaste partners Koninklijke Van der Most en OSAGE. Koninklijke Van der Most verzorgt de grafische productie en het drukwerk. OSAGE is verantwoordelijk voor DTP en het bewaken van de rijksbrede huisstijl. Door deze duidelijke rolverdeling en intensieve samenwerking sluiten de verschillende disciplines naadloos op elkaar aan. De partijen werken al langere tijd samen binnen Grafische Dienstverlening voor de overheid. Dat is een stevige basis onder de nieuwe raamovereenkomst en maakt het mogelijk om de dienstverlening verder te ontwikkelen en te innoveren.

Oog voor duurzaamheid, veiligheid en maatschappelijke verantwoordelijkheid
Binnen de raamovereenkomst is nadrukkelijk aandacht voor duurzaamheid en maatschappelijke impact. De dienstverlening ondersteunt bewuste materiaalkeuzes en biedt de basis om de CO2-impact van opdrachten inzichtelijk te maken. Ook social return on investment (SROI) is onderdeel van de aanpak, onder andere door de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Daarnaast gelden strenge eisen op het gebied van informatiebeveiliging en continuïteit. Processen en systemen zijn ingericht om ook bij grootschalige opdrachten of in situaties van verhoogde druk betrouwbare en veilige dienstverlening te blijven bieden.

Gezamenlijke prestatie
“Deze aanbesteding laat zien wat mogelijk is als regie, digitalisering en samenwerking samenkomen,” zegt Patrick Krijnen, Directeur Publieke Sector bij Xerox. “Dankzij de combinatie van een centraal aanspreekpunt met de specialistische kennis van Koninklijke Van der Most en OSAGE ondersteunen we de overheid met een aanpak die schaalbaar, betrouwbaar en toekomstgericht is.”

Over Xerox Holdings Corporation (NASDAQ: XRX)
Al meer dan 100 jaar herdefinieert Xerox de werkplekervaring. Vanuit een leidende positie in kantoor- en productieprinttechnologie heeft het bedrijf zich ontwikkeld tot een servicegerichte organisatie met een sterke focus op software en duurzaamheid. Met een breed portfolio van oplossingen – van geavanceerde AI-gestuurde technologie tot workflowoptimalisatie en digitale transformatie – ondersteunt Xerox organisaties wereldwijd bij het realiseren van operationele uitmuntendheid. Vandaag de dag bouwt Xerox voort op zijn rijke innovatiegeschiedenis om klantgerichte, digitaal gedreven technologieën te leveren die inspelen op de behoeften van het wereldwijde, hybride personeelsbestand. Van kantoor tot klaslokaal en ziekenhuis: Xerox helpt organisaties succesvol te opereren in een steeds veranderend werklandschap. Meer informatie: www.xerox.com.