Zinzia Zorggroep gaat voor verdere verbetering zorgkwaliteit met Aysist CapaciteitsPlan en Balansmodule

Hans Bonté, manager Bedrijfsvoering van Zinzia, maakt graag de balans op na een intensieve periode van veranderingen. In het afgelopen jaar heeft Zinzia samen met Ayton een nieuw roosterbeleid opgezet en het roosterproces geautomatiseerd. Medewerkers hebben de eerste stappen gezet op weg naar meer zelfregie op hun roosters, ten behoeve van een betere werk-privé balans. Zinzia ziet nu mogelijkheden om de zorgkwaliteit nog verder te verbeteren, door capaciteitsplanning volledig te integreren in het roosterproces en het financiële beleid te ondersteunen vanuit Aysist met de balansmodule. “Met dat financiële fundament vanuit Aysist zijn we in staat ons ‘huishoudboekje’ steeds transparant en op orde te hebben. En kunnen we ook letterlijk op elk gewenst moment de financiële balans opmaken. Dat is essentieel om te zien of je de gevraagde gecontracteerde zorg ook echt kunt blijven leveren.”

Leerproces met ups en downs
Met de automatisering van het roosterproces heeft Zinzia haar doelen voor een groot deel gerealiseerd, in termen van efficiency en tijdwinst om betere zorg te kunnen leveren. Maar er zijn zeker ook de nodige hick-ups geweest tijdens de implementatie van de nieuwe werkwijze en het nieuwe roostersysteem. Bonté hierover: “Kijk, de veranderingen grijpen direct in op ieders dagelijks werk. De verantwoordelijkheden rondom het roosteren zijn opnieuw ingericht, en daar krijg je niet iedere manager en medewerker direct in mee. Toch proberen we dat zo goed mogelijk samen Ayton te begeleiden. Ook nu is dat nog nodig. Al de gespreksstof en ervaringen nemen we mee, en dat leidt langzaamaan tot de gewenste cultuuromslag.” Ook ziet Bonté positieve ontwikkelingen. Zo constateert hij dat  het bewustzijn rondom het zorgvraag-gestuurd denken en doen sterk is toegenomen. Dat zorgt er voor, dat strikter wordt gekeken naar de inzet van uitzendkrachten en naar onder- en overproductie. Daarnaast zijn in het afgelopen jaar alle cijfers expliciet gemaakt, wat meer inzicht geeft in contracten, onder- en overcapaciteit op afdelingen en “gaten” in het rooster. Het werken met de Aysist software draagt verder ook bij aan de uniformering van de werkwijze in de regio’s.

Twee stappen vooruit: met Aysist CapaciteitsPlan en de Balansmodule
Op dit moment is er, ook zonder CapaciteitsPlan, al meer inzicht dan voorheen in de mate van onder- en overcapaciteit. Aysist stelt die gegevens op elk gewenst moment ter beschikking, en daardoor kan er dus ook eerder rekening mee worden gehouden in de planning. Door nu CapaciteitsPlan te integreren, wordt direct een relatie met de ZZP’s gelegd en wordt de gecontracteerde zorg ook financieel in het systeem geborgd. Zodat nog directer kan worden gestuurd op het leveren van de gecontracteerde zorg. “En dat betekent voor onze cliënten, dat ze ook echt de zorg krijgen die ze nodig hebben en waar ze recht op hebben”, aldus Bonté. “Met CapaciteitsPlan hebben we er dus een extra begrotings- en financieel toetsings instrument bij. De Balansmodule die we in gebruik gaan nemen gaat nog een stap verder. Dit Aysist onderdeel gaat ons op ieder gewenst moment inzicht bieden in de financiële verplichtingen die we als  organisatie   hebben met betrekking tot PBL, ORT en verlof. Permanent inzicht in deze veelal substantiële verplichtingen zijn van essentieel belang voor de adequate aansturing van de organisatie gedurende het jaar.   Doordat de registratie plaatsvindt op basis van de inzet van medewerkers op de daadwerkelijke  fysieke werkplek maken  we optimaal gebruik van de onderlinge mobiliteit van medewerkers, binnen afdelingen of vestigingen of regio’s. Zo draagt in onze visie het verhogen van efficiency bij aan het verbeteren van de zorgkwaliteit.”