Centraal Orgaan opvang Asielzoekers verbetert service aan bewoners en realiseert besparingen met mobiele Mendix-app

Het COA (Centraal Orgaan opvang Asielzoekers) heeft het Mendix low-code platform geselecteerd voor de ontwikkeling van een mobiele applicatie voor medewerkers die helpt asielzoekers op de 130 opvanglocaties beter te ondersteunen. Met de Mobiele Applicatie Medewerkers die dankzij het low-code platform 2-4 keer sneller werd ontwikkeld, realiseert het COA indrukwekkende besparingen, kunnen medewerkers hun werk op een veel efficiëntere, digitale manier uitvoeren en wordt de ervaring van de bewoners verbeterd.

De keuze om de app te ontwikkelen met het Mendix low-code platform lag voor de hand. Enkele jaren geleden zocht het COA een nieuw ontwikkelplatform dat hen moest helpen sneller te innoveren. Hiervoor werden verschillende platformen geëvalueerd. Michiel Bennebroek, innovatiemanager van het COA: “De functionaliteit van het platform, de leiderschapspositie in analistenrapporten en het track record in het ontwikkelen van soortgelijke oplossingen, waren voor ons belangrijke redenen om voor Mendix te kiezen.”

Door een tekort aan budget, personeel en technologie is het voor het COA een uitdaging om aan de toegenomen vraag naar hun diensten te voldoen. “We verwachten de komende jaren te moeten groeien”, zegt Gerrit de Lang, Manager Digitale Innovatie bij het COA. “Digitale innovatie met het Mendix low-code platform en het gebruik van mobiele toepassingen gaan ons helpen om aan deze vraag te voldoen.”

Voor de ontwikkeling van de Mobiele Applicatie Medewerkers werkte de IT-medewerkers van het COA nauw samen met de uiteindelijke gebruikers van de app. Zo werden gezamenlijk eisen en functies voor de applicatie opgesteld. In korte tijd werd een offline, native mobile app ontwikkeld die werd getest in twee opvangcentra. Bennebroek: “Met een proof of concept zagen we al snel dat we met de app tien stappen konden besparen in de verschillende processen die medewerkers beheren.”

Dankzij Mendix kan het COA ook voldoen aan de hoge normen die worden gesteld aan de naleving van de AVG en informatiebeveiliging. Zo biedt onder meer geofencing in de applicatie bescherming doordat geautoriseerde gebruikers op locatie moeten zijn om toegang te krijgen tot de applicatie en het systeem. Ook worden eventuele wijzigingen in data gemonitord en gelogd. Daarnaast zorgt de applicatie-architectuur voor een naadloze installatie op nieuwe locaties en kunnen medewerkers dankzij de intuïtieve gebruikersinterface snel met de app aan de slag.

De Mobiele Applicatie Medewerkers van het COA bewijst dat innovatie kan worden versneld met low-code. Ontwikkeling van nieuwe oplossingen gaat met het Mendix-platform 2-4x sneller en heeft bij de ontwikkeling van de medewerkers app alleen al voor een besparing van 300.000 euro gezorgd. Daarbij wordt jaarlijks nog eens zo’n 105.000 euro bespaard aan applicatie-onderhoud.

Inmiddels gebruiken meer dan 700 COA-medewerkers de nieuwe applicatie in zes opvangcentra. De Mobiele Applicatie Medewerkers helpt hen bij vier dagelijkse processen: identiteitsverificatie, kamerverificatie, onderhoudsverzoeken en het toebedelen van maaltijden. Voor het identificeren van bewoners werkt het COA bijvoorbeeld met een pasje en een QR-code die in de app gescand kan worden. Er zijn ook QR-codes in de kamer van elke bewoner. Eenmaal gescand kunnen medewerkers direct zien wie er voor hen staat of wie er in een bepaalde kamer woont. Ook kunnen zij via de app onderhoudsproblemen melden en reparatieverzoeken indienen.

Voorheen beheerden COA-medewerkers deze taken handmatig en maakten zij aantekeningen op papier om deze vervolgens achter hun bureau toe te voegen aan het systeem. De app zorgt hierbij voor een enorme efficiencyslag. COA-medewerkers besparen met de Mobiele Applicatie Medewerkers dertig tot zestig minuten per dag. Door deze tijdswinst kunnen zij zich meer richten op het verbeteren van de leefbaarheid in hun opvang, bijvoorbeeld door meer controles uit te voeren op de hygiëne van locaties of te checken of bewoners in de juiste kamer zitten.

Nu de mobiele applicatie wordt uitgerold naar alle locaties zijn er ook al plannen voor nieuwe functionaliteit en applicaties.  Zo wil het COA apps bouwen voor bewoners, zoals een applicatie om makkelijker met medewerkers te communiceren en om hun informatie met het COA te delen. “We hebben een duidelijk doel: vluchtelingen helpen aan een beter leven en een betere start in Nederland”, aldus De Lang. “Technologieën zoals Mendix helpen ons dat doel te bereiken.”