De voordelen van e-documentatie; verbeterde samenwerking, operationele efficiëntie en substantiële vermindering kosten

De transportsector wordt nog steeds gekenmerkt door het gebruik van papieren documenten. Voor een duurzame sector zullen de traditionele werkwijzen moeten worden vervangen door een digitale aanpak. Hoewel de komende regelgeving – met name het van kracht gaan van de eFTI-verordening en de verplichting van eCMR – deze verschuiving noodzakelijk zal maken, laat de adoptie nog te wensen over. Kennis van de tastbare voordelen van papierloos vervoer kan ervoor zorgen dat regelgeving slechts een extra stimulans is.

De huidige stand van zaken
Voor elk transport worden meer dan twaalf verschillende papieren documenten gebruikt: van het maken van afspraken en het organiseren van processen tot het toewijzen van verantwoordelijkheden en het verzamelen van bewijsmateriaal. Op dit moment is ongeveer 99% van de documenten die worden gebruikt in de sector nog van papier, zo blijkt uit het transportmarkt 2024/2025 rapport van Trans.eu.

Als redenen voor de lage adoptie geeft 25% van de respondenten van een survey uitgevoerd door Odex bezorgdheid over de veiligheid van gegevens op nummer een. Ruim 20% is daarbij niet op de hoogte van het bestaan van digitale oplossingen en het aanbod. Ook geeft 15% aan onvoldoende aanpassingsvermogen te hebben en/of te weinig ervaring te hebben met het gebruik van digitale tools, gevolgd door de implementatiekosten.

“We zien grote verschillen in de adoptie van e-documenten per sector en transportmodaliteiten. Terwijl de luchtvaart en de zeevaart voorop lopen, geleid door standaardisatie-inspanningen en de complexiteit van de wereldwijde handel, digitaliseert het wegtransport aanzienlijk langzamer vanwege het gelokaliseerde karakter en uiteenlopende regelgeving”, aldus Gerry Daalhuisen, Senior Director Dock & Yard / Fleet Products bij Transporeon. “Ook zetten grote ondernemingen vaak sneller geavanceerde technologieën in dan kleinere en dat de B2C-sector de verandering sneller adopteert dan de B2B sector. Sommige logistieke bedrijven kiezen ervoor om door verminderde vrachtvolumes en inkomsten de investeringen in nog niet-essentiële digitale tools te beperken, maar aan de andere kant zien we ook veel bedrijven die investeren in het realiseren van meer veerkrachtig door de huidige geopolitieke en economische situatie.”

eCMR als eerste stap richting een papierloze sector
De digitale vrachtbrief, eCMR, is een eerste stap om over te gaan op een papierloze sector. Naar verwachting zal het gebruik hiervan in juli 2027 verplicht worden voor de industrie. Op dat moment zal de eFTI-verordening volledig van toepassing moeten zijn, waardoor de autoriteiten van de lidstaten worden gestimuleerd om informatie te accepteren die elektronisch wordt gedeeld door exploitanten via gecertificeerde eFTI-platforms.

Aanzienlijke tijds- en kostenbesparingen
Ongeacht of e-documentatie verplicht is of niet, het invoeren van papierloze processen kan transportbedrijven significante bedrijfsvoordelen opleveren. Een voorbeeld hiervan is te vinden in de overstap van een papieren vrachtbrief naar eCMR. Het volledige proces, bestaande uit onder andere het opstellen van documenten, vrachtinspectie, bevestiging van aflevering en andere administratieve taken, neemt in de huidige op papier-gebaseerde werkwijze zo’n 23 minuten in beslag. Wordt het vrachtorder digitaal verwerkt dan verlaagd dit naar 9 minuten, zo wijst onderzoek van SIRA Consulting Research voor het Deense ministerie van Transport uit.

Deze tijdsbesparing van bijna een vol kwartier uit zich in significante kostenbesparingen. Transporeon’s calculator maakt het inzichtelijk. Met €4,50 per CMR kan de jaarlijkse besparing voor verzenders uit de Benelux die 10.000 zendingen per kwartaal uitvoeren oplopen tot €38.000, en kan de hele toeleveringsketen €181.000 aan kosten verminderen. In totaal kan er in de Europese transport logistieke sector maar liefst €1 miljard per jaar worden bespaard, verwacht de organisatie eFTI4EU aan. En hierin zijn de verlaging van de wachttijden aan de grenzen door de verhoogde efficiëntie nog niet eens meegerekend.

Verhoogde transparantie, minder (menselijke) fouten
De overgang naar een digitale aanpak verbetert daarnaast de communicatie, samenwerking en efficiëntie binnen de toeleveringsketen aanzienlijk. Zo zorgt het voor data over zendingen en wordt real-time zichtbaarheid mogelijk, waardoor alle belanghebbenden continu op de hoogte zijn van de laatste transportstatus. Tevens, kunnen door deze transparantie problemen zoals ontbrekende producten en vertragingen vroegtijdig worden geïdentificeerd, waardoor tijdige ingesprongen kan worden. Bij 63% van de respondenten uit onderzoek naar de voordelen van real-time visibility van Transporeon leidt dit tot klantbehoud en -tevredenheid en 42% zag door real-time visibility een verlaging van de arbeidskosten doordat er minder controle-gesprekken nodig zijn. Tegelijkertijd wordt het aantal menselijke fouten geëlimineerd, wat zorgt voor meer nauwkeurigheid en een additionele verbetering in de interne operaties zoals op het gebied van voorraadbeheer. Ook deze aspecten zijn dus directe impact op de bedrijfsresultaten.

Een duurzaam concurrentievoordeel
Tot slot is e-documentatie een duurzamere aanpak, die transportbedrijven helpt belangrijke stappen te zetten in hun duurzaamheidsambities, bijvoorbeeld door het verminderen van papierafval en de CO2-voetafdruk die gepaard gaat met papieren processen. Alleen het overstappen naar elektronische vrachtbrieven in Nederland met zo’n 40 miljoen CMR’s per jaar, bestaande uit vier bladzijden, staat al gelijk aan een besparing van zo’n 160 miljoen vellen papier per jaar – eventuele versies voor alle stakeholders niet meegerekend. Laat staan wat de transitie oplevert op wereldwijde schaal.

“De voordelen van e-documentatie wegen ruimschoots op tegen de implementatie-inspanningen”, geeft Daalhuisen aan. “Het levert duidelijke operationele- en financiële voordelen op, zoals lagere kosten en een hogere productiviteit, terwijl er wordt gewerkt aan een duurzame toekomst. Daarnaast worden uitdagingen op het gebied van documentatie, zoals fouten en vertragingen die hierdoor ontstaan, door de helft van de transport logistieke spelers als grootste knelpunt gezien in de bedrijfsvoering gezien. Ook daarop is e-documentatie het antwoord.”