Dyflexis: AI als ethisch kompas in workforce management

Inroosteren lijkt misschien een neutraal proces, maar in de praktijk is het dat vaak niet. Onbewust ontstaan er patronen. Sommige medewerkers krijgen bijvoorbeeld structureel de minst aantrekkelijke diensten, terwijl anderen telkens misgrijpen bij open diensten. Zulke ongelijkheden raken niet alleen motivatie en loyaliteit, maar ook bredere thema’s als inclusiviteit en gelijke kansen. Volgens Dyflexis, specialist in Workforce Management Systemen, kan kunstmatige intelligentie (AI) in de toekomst helpen om een eerlijker evenwicht te creëren.

In sectoren met veel flexibele arbeid, zoals retail, horeca en logistiek, ligt de nadruk bij het maken van roosters vaak op bezetting en productiviteit. Dat is begrijpelijk, vindt Bastiaan Schoonhoven, CCO bij Dyflexis. “Maar daardoor blijven subtiele scheeftrekkingen vaak onzichtbaar.” Hij benoemt drie verstrekkende gevolgen daarvan:

1. Ongelijkheid in dienstenverdeling
Wanneer je steeds dezelfde medewerkers inroostert voor nachten of weekenden, ontstaat er scheefgroei. Denk aan jongere krachten die standaard de zaterdagavonden draaien, of vaste medewerkers die telkens de nachtdiensten krijgen “omdat ze dat toch gewend zijn”.

“Wat in eerste instantie praktisch lijkt, leidt al snel tot frustratie en een gevoel van ongelijkheid”, zegt Schoonhoven. “Op de langere termijn kan de fysieke en mentale belasting bovendien zorgen voor meer ziekteverzuim en een snellere uitstroom van medewerkers.”

2. Ongelijkheid bij open diensten
Het aanbieden van open diensten via een app maakt het rooster flexibeler en geeft medewerkers meer invloed op hun werktijden. Toch profiteren sommige groepen sneller dan anderen, en kan AI helpen dit eerlijker te verdelen. “Wie digitaal vaardiger is of zijn telefoon vaker checkt, heeft vaak eerder toegang tot de aantrekkelijkste diensten”, legt Schoonhoven uit. “Zonder duidelijke afspraken komen bepaalde collega’s er structureel minder gunstig uit.”

3. Verlof en ontwikkelkansen
Ook bij verlof en ontwikkeling kan ongemerkt ongelijkheid ontstaan. Sommige medewerkers krijgen bijvoorbeeld structureel makkelijker vrij dan anderen. Dat komt bijvoorbeeld doordat hun verzoeken sneller worden goedgekeurd of omdat er bij de planning rekening wordt gehouden met hun privésituatie.

Ook trainingen of opleidingsplekken belanden vaak bij dezelfde mensen, bijvoorbeeld omdat zij vaker op de werkvloer aanwezig zijn of zichzelf actiever aanmelden. Het gevolg: wantrouwen richting de organisatie en een afnemende loyaliteit.

“De ethische dimensie van workforce management wordt vaak onderschat”, aldus Schoonhoven. “Oneerlijke roosters hebben regelmatig grote gevolgen voor sectoren waar personeelstekorten al nijpend zijn.”

De ontbrekende schakel: inzicht in patronen
Dyflexis ziet een belangrijke rol voor AI weggelegd om die genoemde gevolgen voor te zijn. De technologie maakt namelijk verborgen ongelijkheid zichtbaar. Het is daarbij geen vervanger voor menselijke keuzes, maar kan wel de waakhond zijn die bias en blinde vlekken blootlegt. AI kan hier op meerdere manieren het verschil maken:

• Realtime signalering: ongelijkheid direct aan het licht
AI analyseert roosterdata continu en signaleert scheefgroei zodra die ontstaat. Zo kun je direct bijsturen in plaats van pas achteraf.
• Voorspellende analyses: bias vóór zijn
AI kijkt vooruit en laat zien hoe een conceptrooster uitpakt voordat het wordt ingevoerd. Zo krijgen planners alternatieven aangereikt die zorgen voor een evenwichtigere verdeling.
• Dashboardtransparantie: patronen zichtbaar maken
Wie draait de meeste overuren? Wie ontvangt consequent toeslagen? Krijgen steeds dezelfde medewerkers de opleidingsplekken? Door grote hoeveelheden data visueel te vertalen, ontstaat een nieuw niveau van transparantie. Niet alleen voor managers, maar ook richting medewerkers.
• Inclusiviteitchecks: de blinde vlekken blootleggen
AI legt subtiele ongelijkheden bloot die anders onopgemerkt blijven. Denk bijvoorbeeld aan parttimers die onbewust vaker in rustigere uren worden ingeroosterd, waardoor zij structureel minder toeslagen of doorgroeimogelijkheden krijgen. Ook zie je soms dat nieuwe medewerkers vooral in korte of gefragmenteerde diensten belanden, waardoor ze minder binding met het team opbouwen. Zulke patronen raken direct aan inclusie, omdat bepaalde groepen systematisch minder kansen krijgen dan anderen. Door dit concreet te maken, helpt AI organisaties hun planning te corrigeren en gelijke kansen beter te waarborgen.
• Compliance & accountability: aantoonbaar eerlijk plannen
Naast inzicht en signalering helpt AI organisaties om hun verantwoordelijkheid te nemen richting medewerkers, vakbonden en toezichthouders. Door beslissingen en patronen vast te leggen, ontstaat een controleerbaar spoor. AI toont aan dat keuzes transparant en consistent tot stand komen. Dat is vooral belangrijk in sectoren waar de regels rond arbeidstijden en gelijke behandeling steeds strenger worden. De technologie fungeert zo niet alleen als hulpmiddel, maar ook als vangnet voor compliance en verantwoording.

Van data naar beleidskeuzes
Volgens Schoonhoven ligt de waarde van AI niet alleen in dagelijkse roosterbeslissingen, maar juist in de vertaling naar strategie. “Wanneer patronen in inzet en ontwikkeling structureel zichtbaar worden, krijgen organisaties handvatten om beleid rond opleiding, doorstroom en diversiteit beter te sturen. Zo verschuift workforce management van een operationele puzzel naar een strategisch instrument dat bijdraagt aan duurzame inzetbaarheid en langetermijnsucces.”