Zes tips voor een succesvolle integratie van een Customs Management Suite

Het integreren van nieuwe software in een ERP-systeem levert vaak problemen op. Daarom vragen steeds meer ondernemingen naar geïntegreerde totaaloplossingen van één leverancier. Als er veel specifieke sector- of vakkennis nodig is, is het implementeren van subsystemen echter onvermijdelijk. Dit geldt in het bijzonder voor Customs Management-systemen, die voortdurend moeten worden aangepast aan internationale douaneregelgeving, handelsembargo’s en anti-terrorismemaatregelen. Kewill, marktleider in software voor supply chain execution, geeft zes tips voor een succesvolle integratie van een Customs Management Suite.

1. Investeer in web-based oplossingen
Maak een bewuste keuze voor een oplossing die deel uitmaakt van een web-based platform, dat centraal door externe specialisten wordt beheerd en onderhouden. Dit zorgt ervoor dat goederentransport altijd wordt afgewikkeld volgens de laatste wet- en regelgeving. De vereiste data voor de douaneafhandeling zijn in de regel zeer gevoelig en moeten bij web-based oplossingen in het rekencentrum van de applicatie worden ingevoerd. Daarom is het belangrijk om te kiezen voor een betrouwbare leverancier.

2. Werk met open interfaces
Een web-based oplossing moet goed kunnen communiceren met bestaande ERP-systemen, voorraadbeheersystemen en transportmanagementsystemen. Daarom is het belangrijk dat er wordt gewerkt met open interfaces, zogenaamde API’s (Application Programming Interfaces). Dit maakt het mogelijk om meerdere programma’s aan elkaar te koppelen en informatie met elkaar uit te wisselen. In een ideale situatie heeft een Customs Management Suite ook een universele dataconverter. Daarmee kunnen bedrijfsgegevens worden uitgewisseld tussen verschillende systemen met verschillende bestandsformaten en overdrachtsprotocollen.

3. Zorg voor schaalbare oplossingen
Nieuwe klanten, wereldwijde crises, bedrijfsovernames: dergelijke ontwikkelingen veranderen de situatie voor douaneformaliteiten volledig en zijn van tevoren nooit precies te voorspellen. Een toekomstgericht systeem moet dan ook oplossingen paraat hebben voor alle denkbare ontwikkelingen, zodat de benodigde capaciteit op elk gewenst moment eenvoudig kan worden toegevoegd.

4. Voorkom dat aanvallen van hackers leiden tot dataverlies
De wereldeconomie wordt elke dag blootgesteld aan miljoenen cyberaanvallen. Het doel van dergelijke aanvallen is het stelen of wijzigen van bedrijfsgevoelige informatie. De veiligheid van gegevens is daarom cruciaal voor elk bedrijf – zeker bij douanesoftware, waarin zeer gevoelige bedrijfs- en productgegevens zijn opgeslagen. Hoe goed een IT-systeem ook in elkaar zit, elk systeem kan een zwakke plek hebben. Daarom is het essentieel dat een Customs Management Suite een krachtige aanpak heeft voor databeveiliging.

5. Maak volledige transparantie mogelijk
Internationale supply chains bestaan vaak uit meer dan tien partners, die allemaal toegang moeten hebben tot voor hen relevante gegevens. Een Customs Management Suite moet deze transparantie vanaf het begin mogelijk maken. De invoering van de elektronische douaneafhandeling is in dit kader een grote stap voorwaarts geweest. Douane-instanties ontvangen documenten elektronisch en bij vragen kunnen de medewerkers via internet rechtstreeks contact opnemen met de declarant. Hierdoor het is douaneproces veel eenvoudiger en transparanter geworden. Met een geïntegreerde elektronische douaneafwikkeling is het niet meer mogelijk om inklaringen onafgerond achter te laten.

6. Sla gegevens centraal op
Omdat er gelijktijdig vanuit verschillende locaties toegang moet zijn tot informatie over het douaneproces, is centrale opslag van data verstandig. Een centrale database bevat alle douane-gerelateerde data die noodzakelijk is voor het proces. Alle data die tijdens het proces ontstaat, wordt naar deze server doorgeleid. Daardoor kunnen alle deelnemers in het netwerk de actuele status volgen via de server. Het voordeel van deze vorm van sturing en gegevensbeheer is dat de integriteit, eenduidigheid en actualiteit van de databestanden op de server op elk moment zijn gegarandeerd, omdat de server alle acties initieert en controleert. Hierdoor is het eenvoudig is om de voortgang te controleren.

Het integreren van een totaaloplossing, met zoveel mogelijk functies in één systeem, is een goede manier om trage computers, defecte of versnipperde databestanden of zelfs het volledig stilvallen van de productie te voorkomen. Door rekening te houden met met bovengenoemde zaken, vergroten bedrijven de kans op een optimaal douaneproces.