De toekomst van het rapportageproces: XBRL

Als u werkzaam bent als financiële manager moet de onderstaande situatie u bekend voorkomen: als u aan externe belanghebbenden dient te rapporteren dan komt de informatie uit vele bronnen binnen een organisatie. Grote organisaties kennen vaak verschillende administratieve systemen waaruit de data voor rapportages moet worden geïmporteerd en/of ingevoerd. Deze informatie wordt vervolgens in spreadsheets geconsolideerd, bewerkt en van aanvullende toelichting voorzien. Vervolgens wordt dit proces vaak op ad hoc basis herhaald voor de bank, de Kamer van Koophandel, de Belastingdienst en voor elke andere partij die een formele rapportage verlangt.

XBRL, eXtensible Business Reporting Language, een op XML gebaseerde standaard voor het rapporteren van bedrijfsinformatie, zal dit inefficiënte proces op korte termijn ingrijpend veranderen. XBRL is de taal die het mogelijk maakt gestructureerd en op elektronische wijze bedrijfsrapportages uit te wisselen. Door gebruik te maken van afspraken over de inhoud in combinatie met een vaste structuur kan een organisatie het rapportageproces en de distributie van rapportages vereenvoudigen. Dit geldt voor de organisaties die de bedrijfsinformatie vervaardigen, de intermediairs in het vervaardiging-, distributie en analyseproces en de gebruikers van de informatie.

XBRL werkt als een platformonafhankelijk verzamel- en distributie ?centrum? van bedrijfsinformatie. Het scheidt de inhoud (bedrijfsdata) van de vorm (een rapport). De interne en eventuele externe databronnen worden met behulp van speciale software gekoppeld aan een taxonomie, waarna de informatie kan worden gepresenteerd als een internetpagina (html) of in elke andere gewenste vorm. Ook kan het XBRL-document zelf worden gedistribueerd, waarna de ontvanger het document rechtstreeks in de eigen applicatie kan inlezen, controleren en analyseren.

Taxonomie is de XBRL-benaming voor wat binnen XML 'schema' wordt genoemd. Het kan het best worden omschreven als de beschrijving van alle mogelijke elementen waarover gerapporteerd kan worden, inclusief de structuur en de relaties tussen de verschillende elementen. Er bestaan generieke taxonomies zoals bijvoorbeeld de International Accounting Standards Taxonomie en bedrijfsspecifieke. De wijze waarop het management gebruik wenst te maken van een taxonomie is vrij; XBRL dwingt niets af. Er zijn diverse gebruiksvriendelijke tools in omloop om bestaande taxonomies aan te passen of een nieuwe te creëren.

Het op gestructureerde wijze toepassen van internettechnologie op het rapportageproces levert vele voordelen. Door het scheiden van inhoud en presentatie kan een XBRL-document op oneindig veel wijzen worden gepresenteerd: als een opsomming van feiten, een specifiek financieel verslag of als een belastingaangifte. XBRL koppelt de data-elementen los van de vorm en de specifieke functie. Hierdoor varieert een XBRL-rapport qua uiterlijk en inhoud afhankelijk van het doel en de gebruiker en ontstaat de mogelijkheid om meerdere rapportages voor verschillende gebruikers aan te maken. Dit betekent een aanzienlijke vermindering van de tijd en inspanning die nodig is voor het ad hoc verzamelen, formatteren en consolideren van gegevens en het samenstellen van rapporten voor de verschillende belanghebbenden. Belanghebbenden kunnen voor een groot deel zelf de rapportages samenstellen ('virtual documents') en deze onafhankelijk van tijd en vorm gebruiken.

Veel grote banken, waaronder de Bank of America, hebben XBRL-projecten opgestart om de mogelijkheden van XBRL voor het verwerken van leningaanvragen te onderzoeken. Dergelijke kapitaalverstrekkers besteden nu nog een groot deel van hun tijd aan het invoeren van financiële data in hun eigen analyse-applicaties. Als deze applicaties XBRL-data kunnen verwerken, ontstaat de mogelijkheid veel meer rapportages te verwerken dan nu het geval is. Verder leidt het gebruik van XBRL tot een verhoogde betrouwbaarheid. Data hoeft niet meer handmatig te worden ingevoerd en diverse controles kunnen automatisch worden uitgevoerd.

Buiten het hard groeiende internationale consortium van relevante organisaties zijn er afgelopen jaar relevante ontwikkelingen geweest die het geloof in de toepassingsmogelijkheden van XBRL hebben vergroot. Toezichthoudende instanties, zoals de ARPA in Australië en de FDIC in de VS, hebben systemen ontwikkeld waarmee zij periodieke rapportages in XBRL-data kunnen ontvangen. ARPA zal het gebruik hiervan gaan afdwingen, startend met de Australische banken vanaf maart dit jaar. Ook het zeer invloedrijke 'Basel Committee on Banking Supervision' heeft XBRL in het vizier en ziet mogelijkheden voor het vergroten van transparantie en eenvoud in de rapportageverplichtingen ten behoeve van de vele lokale toezichthouders op de financiële sector.

XBRL zal een grote invloed hebben op de wijze waarop bedrijfsinformatie door organisaties wordt samengevoegd en gepubliceerd. Het technisch implementeren zal in de meeste gevallen beperkt blijven tot het installeren en configureren van hiervoor beschikbare tools en applicaties. De complexiteit van het creëren en gebruiken van XBRL-documenten zit in het achterliggende 'standarisatieproces'. Op welke plaats binnen de organisatie is de informatie te vinden en hoe is de relatie met het externe verslag? Dit vormt een uitdaging voor het financieel management. Deze zullen moeten investeren in nieuwe methoden en technieken om greep te houden op de uitgaande informatiestroom en te voldoen aan de alsmaar groeiende wensen van de externe belanghebbenden.

Mark de Haas is manager bij KPMG Accounting Advisory Services in Amstelveen. Hij is nauw betrokken bij KPMG-initiatieven op het gebied van XBRL sinds medio 2000.