Gemakkelijk bezuinigen door e-procurement

De Nederlandse overheid speelt in Europa op het gebied van elektronisch bestellen bepaald geen hoofdrol. Een gemiste kans, want alleen al door het elektronisch inkopen van eenvoudige artikelen kan er flink worden bezuinigd. En bezuinigen staat op dit moment hoog in het vaandel van de regering.

In het regeerakkoord van Paars II van 1998 werd een bezuinigingstaakstelling van circa 280 miljoen euro opgelegd. Een van de voor de hand liggende middelen hiervoor is elektronisch bestellen (e-procurement). Deze bezuinigingstaakstelling heeft niet geleid tot een grootschalige efficiencyslag binnen de inkoopfunctie noch tot een sterke omarming van ondersteuning door e-procurement. Het huidige demissionaire kabinet heeft bezuinigingen aangekondigd van ruim 6,7 miljard euro. Hiervan moet over een periode van vier jaar circa 610 miljoen euro worden gerealiseerd door efficiencykortingen binnen de collectieve sector. De Nederlandse (rijks)overheid krijgt hiermee een nieuwe kans de vruchten van elektronisch bestellen te plukken?

De beloofde gouden bergen door e-procurement van enige jaren terug zijn niet gehaald. Wel is gebleken, onder andere bij Royal & Sun Alliance, dat elektronisch bestellen aanzienlijk profijt oplevert in combinatie met een adequate inkoopfunctie binnen de organisatie. Elektronisch bestellen kan in zo'n situatie tien à vijftien procent besparen op het beïnvloedbare inkoopvolume. Niet alleen in het bedrijfsleven, ook bij de overheid.

Binnen de Engelse overheid heeft elektronisch bestellen een sterke impuls gekregen onder politieke druk, zo is premier Tony Blair een krachtig voorstander van e-government in al haar facetten. Net als in Nederland wordt er nu in Engeland bezuinigd en overheidsinstellingen zoals de 'Office of Government Commerce' en de 'Office of the E-envoy' beschouwen e-procurement als een belangrijk middel hiertoe. De afgelopen jaren zijn diverse grote projecten gestart zoals bijvoorbeeld DECS: Defence Electronic Commerce Service voor het Ministry of Defence. Ook het initiatief om de gehele Schotse overheid (Scottish Executive) elektronisch te laten bestellen is een spraakmakend voorbeeld. In een artikel in Automatisering Gids ga ik hier nader op in.

Uit recent onderzoek blijkt dat er grote onderlinge verschillen bestaan binnen de departementen op het gebied van beleving, ambitie en invoering van elektronische ondersteuning van het inkoopproces. Zo zijn er departementen die bijvoorbeeld op het gebied van kennisdeling nog weinig hebben gerealiseerd, terwijl andere reeds jarenlange ervaring hebben op het gebied van elektronisch bestellen met behulp van EDI. Gebleken is dat veel van de belemmeringen om bepaalde onderwerpen niet op te pakken, te maken hebben met organisatorische overwegingen. Bijvoorbeeld een gedecentraliseerd inkoopproces, het ontbreken van de wil tot samenwerken of het niet op orde zijn van de back-office. Ook komt naar voren dat het ontbreken van een duidelijke visie op het te voeren inkoopbeleid, of het niet eenduidig vastgelegd zijn van de inkoopfunctie binnen de organisatie, een reden is om elektronische ondersteuning niet door te zetten. Daarnaast blijken er nogal wat misverstanden en onduidelijkheden te bestaan ten aanzien van de juridische (on)mogelijkheden.

Uit ervaringen tot nu toe blijkt dat met behulp van elektronisch bestellen de grootste winst voor de overheid valt te behalen met het verminderen van het inkopen buiten raamcontracten om ('maverick buying'). Met behulp van een e-procurementsysteem kan iedere medewerker gebruikmaken van de gunstige condities van het raamcontract, het kan immers beschikbaar worden gesteld op ieders PC.

Een ander belangrijk voordeel is tijdwinst, de efficiencyverbetering pur sang. Tijdwinst wordt gerealiseerd doordat het veelal gecompliceerde bestelproces sterk kan worden vereenvoudigd, er zijn veel minder handelingen nodig. Daarnaast wordt er aanzienlijke tijdwinst geboekt door efficiënter catalogusbeheer. Het onderhoud van de centrale artikelcatalogus binnen een e-procurementsysteem wordt grotendeels uitgevoerd door de leverancier en de product- en prijsinformatie is altijd actueel. Daarnaast zijn er voordelen te noemen die niet direct in de besparingssfeer liggen: Doordat het formele inkoopproces van een organisatie kan worden ingebracht in een e-procurementsysteem zal de Europese regelgeving beter kunnen worden nageleefd; Gebruiksvriendelijkheid bij elektronisch bestellen wordt onder meer bewerkstelligd door de eenvoudige zoekmechanismen en de intuïtieve manier van handelen. Hierdoor is het mogelijk dat de operationele handelingen van het bestellen niet alleen maar door de inkoopafdeling kunnen worden uitgevoerd, maar ook door iedere medewerker.

Elektronisch bestellen, in combinatie met een professionele inkoopfunctie, geeft concrete en aantoonbare kansen voor de overheid om die besparingen te bereiken. Wat vooral nodig is, is de politieke wil om dit bereiken. Als deze wil er is, is een deel van de oplegde bezuinigingen relatief eenvoudig met e-procurement in te vullen.