Meubilair knippen en plakken

De verkoop van meubels bleek efficiënter te kunnen door de inzet van automatisering en internettechniek. Het resultaat wordt inmiddels verkocht als software voor kantoorbeheer.

Oude situatie: als een klant nieuw meubilair wil aanschaffen, maakt de dealer ter plekke een schets van de ruimte en de gewenste meubels. Terug op kantoor maakt een architect hier een technische tekening van. De dealer gaat hiermee terug naar de klant, er volgen nog wat wijzigingen die op kantoor in de tekening worden verwerkt. De bestelling komt uiteindelijk door via telefoon of fax, waarna iemand de gegevens overtikt in het ordersysteem.

Dit is traag en het risico op fouten is groot. Het moet dus anders, vindt Office-Objects.com, een joint-venture van ict-bedrijf Ravelin en Argo-office. Het bedrijf richtte Microsoft Visio 2000 zo in, dat het gebruikt kan worden voor het tekenen van plattegronden. Met Visio kunnen processen grafisch worden weergegeven, volgens het bekende 'kopiëren en plakken-principe'. De objecten in Microsoft Visio zijn bij Office-Objects stoelen, bureaus, deurenÉ

Hans Ploeg van meubelfabrikant Markant laat zien hoe het werkt: hij tikt de maten in van een kantoorruimte en de plattegrond staat op het scherm. Deuren, ramen en muurtjes worden erin getekend door ze als objecten vanuit een venster naar de plattegrond te slepen. Vervolgens wordt op dezelfde manier meubilair geplaatst. "Ik ben absoluut geen automatiseringsman, maar dit snapte ik binnen een kwartier." Hij zou graag zien dat alle dealers van Markant het pakket gaan gebruiken. Inmiddels is het al aan ongeveer dertig van hen verkocht. "De verkoper kan de applicatie op de laptop meenemen naar de klant en ter plekke de kantoorvloer 'inrichten'. Terug op het eigen kantoor kan hij die tekening bijwerken en op Office-Objects.com publiceren. De klant krijgt een e-mail met wachtwoord, waarmee hij op een afgeschermd gedeelte van de site de tekening kan bekijken. Na klikken op bijvoorbeeld een werkplek, wordt de klant via een hyperlink geleid naar een driedimensionale afbeelding van het bureau, met technische specificaties. Op de site is tegelijk de offerte te zien. De klant kan wijzigingen doorgeven aan de dealer, die verandert de plattegrond, en uiteindelijk kan de klant het geheel online goedkeuren én online bestellen." Deze gegevens gaan automatisch naar de orderdatabase van Markant, waarna het proces van productie en levering wordt gestart.

Kantoorbeheer

Markant is zeer tevreden over het pakket. "Voor de dealer scheelt het per opdracht twee à drie ritten naar de klant. Bovendien is het aantal fouten minder. Een typefout bij het inkloppen van een bestelling is snel gemaakt, zeker als je bedenkt dat elke werkplek bestaat uit gemiddeld zestig artikelen." Een nadeel is dat Office-Objects alleen te gebruiken is voor Markant, terwijl dealers vaak met meerdere leveranciers werken. Office-Objects.com wil op verzoek het assortiment van andere leveranciers opnemen en een koppeling met hun backoffice verzorgen. Die verzoeken zijn echter nog niet gedaan. Wat Office-Objects.com er niet van weerhoudt hun pakket ook aan anderen te slijten: het wordt inmiddels verkocht als software voor kantoorbeheer. Onder meer de gemeente Zeist gebruikt het nu om op de plattegrond bij te houden hoeveel mensen op welke kamers werken, wat het sleutelnummer van een kamer is, hoe een nieuwe inrichting eruit gaat zien, enzovoort. "Dat maakt interne verhuizingen en herinrichting een stuk gemakkelijker." l

Inrichtinglinks

Office Objects: www.office-objects.com
Ravelin: www.ravelin.nl
Argo: www.argo.nl