Wat betekent e-facturatie voor het MKB?

Als er bij verschillende kleine en grote bedrijven wordt gevraagd of men een digitale factuur kan sturen, wordt vaak bevestigend gereageerd. In de praktijk blijkt dat men hier vaak het versturen en ontvangen van een PDF bestand mee bedoeld. Echter, is dit een andere manier van factureren en niet elektronisch of digitaal. Het echte digitaal factureren is de volgende stap naar digitalisering en brengt een grote efficiënte omslag met zich mee. Maar wat is dit precies en wat betekent dit voor het MKB?

Verschillende manier van facturen

Er zijn vele verschillende mogelijkheden van facturatie. Als eerste is er de papieren factuur die per post wordt verzonden. Daarnaast zijn er de PDF factuur via de e-mail en het digitaal versturen van facturen als PDF én XML bestand.

Factureren en OCR

De papieren factuur wordt opgemaakt, vervolgens gefrankeerd en verzonden. Bij ontvangst wordt de factuur handmatig ingevoerd in het systeem. Ook kan de papieren factuur worden ingescand door middel van OCR (Optical Character Recognition) technologie. Deze technologie zorgt ervoor dat een document ‘gelezen’ kan worden en vervolgens wordt verwerkt. Deze technologie kan ook worden toegepast bij PDF facturen die via de e-mail worden verzonden en ontvangen. Boekhoudprogramma’s met een Scan & herken functie maken gebruik van deze technologie. Het boekhoudprogramma zet de factuur dan om in een digitaal leesbaar bestand. Op die manier wordt de factuur leesbaar in het systeem en als boekingsvoorstel klaargezet. De andere twee opties zijn dan ook de meest handige en efficiënte manieren. Echter, zijn er weinig bedrijven, zowel klein, middelgroot en grote, die facturen versturen als zowel PDF als XML bestand.

Wat is e-facturatie?

XML staat voor eXtend Markup Language. XML heeft nuttige structurele kenmerken die voor zowel mensen als computers leesbaar zijn. XML is een standaard die voor vrijwel alle vormen van gestructureerde uitwisseling van berichten kan worden worden ingezet. Om de juiste gegevens uit te wisselen tussen bedrijven dient een elektronische factuur wel aan bepaalde voorwaarden en definities te voldoen. Om die reden zijn er bepaalde standaarden voor e-facturatie. UBL, fInvoice en eFactura zijn daarvan de meest bekende. Natuurlijk zou het vele malen handiger zijn als er één standaard zou zijn voor alles en iedereen, maar de ene past beter bij een bepaalde bedrijfssector dan een andere afhankelijk. In Nederland is de UBL standaard de meest populaire variant. De grootste afnemer in Nederland is de Rijksoverheid. De Rijksoverheid is verplicht tot het accepteren en ontvangen van digitale facturen. Mede daarom wordt per 1 januari 2017 e-facturatie verplicht gesteld voor alle kleine, middelgrote en grote bedrijven die zaken doen met de Nederlandse overheid.

Voordelen van e-facturatie

e-Facturatie heeft verschillende voordelen. Ten eerste is de factuur sneller bij de klant. De factuur hoeft niet uitgeprint, hoeft niet op de post en ook niet te worden bewaard. Met één klik op de knop is de factuur bij de klant en deze kan vervolgens beginnen met de verwerking ervan. Ten tweede zijn facturen makkelijk terug te vinden in een overzichtelijke lijst met een zoekfunctie binnen het boekhoudpakket. Ten derde is het gehele proces goedkoper. Er wordt niet alleen bespaard op kosten als inkt, papier, porto en enveloppen, maar ook op tijd. En tijd is geld. De tijd die medewerkers besteden aan het opmaken, versturen en invoeren van facturen kan dan worden besteed aan andere werkzaamheden. De ontvanger van de factuur hoeft niet te wachten op de post en de factuur niet handmatig in te voeren in het systeem. Daarnaast zijn digitale facturen duidelijker opgemaakt. Het systeem herkent de opgemaakte factuur direct en dit zorgt voor een vermindering aan invoerfouten.

e-facturatie en het MKB

De overheid is de grootste afnemer van Nederland waarmee het MKB veel zaken doet. De overheid ontvangt per jaar meer dan 12 miljoen facturen. Door deze hoeveelheid kan de overheid niet altijd aan de gestelde betalingstermijn voldoen. Dit kan voor het MKB leiden tot cashflow problemen. Daarnaast moet een factuur nu nog handmatig worden ingevoerd. Hierbij komen veel fouten naar voren die tijd en geld kosten. Door over te stappen op e-facturatie gaan beide partijen hierop vooruit. Veel bedrijven zullen voor 1 januari 2017 moeten investeren in een een goed facturatie- of boekhoudprogramma. Hoe sneller je begint met de overstap op e-facturatie, hoe beter je bent voorbereid op de wijziging begin 2017. Dus geen papierwerk meer, e-facturatie is gemakkelijk en snel.