Wet DBA eist extra aandacht voor bedrijfsvoering bij zzp’ers

De Wet DBA zorgt voor veel onrust onder zpp’ers. Onlangs werd bekend dat maar een klein deel van de modelovereenkomsten wordt goedgekeurd door de Belastingdienst. Van de 4481 modelovereenkomsten zijn er slechts 370 goedgekeurd, kortom slechts 17 procent. Bovendien blijkt dat veel zzp’ers al wekenlang wachten op een positief bericht. Er is dan ook veel kritiek op de wetswijziging die schijnzelfstandigheid moet aanpakken. Toch ontkom je als zzp’er voorlopig niet aan deze nieuwe wet. Dus hoe ga je hiermee om en speel je het beste op de Wet DBA in met je bedrijfsvoering?

Aandachtspunten voor de zzp’er

Het doel van de Wet DBA is om schijnzelfstandigheid te voorkomen. Daarmee wil de Belastingdienst voorkomen dat zzp’ers onterecht van de fiscale voordelen voor ondernemers profiteren. Om als zzp’er te kunnen blijven profiteren van deze belastingvoordelen, dien je, meer dan in het verleden, de bedrijfsvoering goed op orde te hebben. Het is daarom verstandig om meer aandacht te besteden aan een aantal zaken binnen je bedrijfsvoering.

Urenregistratie van groot belang

Een belangrijk onderdeel van een modelovereenkomst is dat er een goede opdrachtformulering in staat. Dit houdt in dat de opdrachtformulering zoveel mogelijk in output termen is omschreven. Kortom, wat is het resultaat van je dienst en hoeveel uren ga je hieraan besteden.

Een goede modelovereenkomst die aantoont dat je ondernemer bent, bevat dan ook een urenbegroting. Immers, dit onderscheidt je als ondernemer duidelijk van een werknemer. Maar hoe maak je een nauwkeurige urenbegroting? Dit begint bij het goed bijhouden en registreren van je gewerkte uren. Want hoe beter de urenregistratie van opdrachten en projecten in het verleden, des te beter kun je de uren inschatten voor komende opdrachten. Bovendien geeft dit je de mogelijkheid om van het uurtje-factuurtje verdienmodel af te stappen. Hetgeen te goed komt aan de professionalisering van je relatie met de opdrachtgever.

Kortom, een goede urenregistratie voor zzp’ers is essentieel. Gelukkig kun je tegenwoordig je uren zeer eenvoudig en nauwkeurig bijhouden middels urenregistratie software of apps. Met deze software hou je eenvoudig je uren bij met een timer op je smartphone, zodat je niks vergeet. Daarnaast heb je hiermee meteen een actueel overzicht van hoeveel uren je aan een bepaald project, klant of taak besteedt.

Verder is een urenregistratie belangrijk om aanspraak te maken op bijvoorbeeld de zelfstandigenaftrek. Dit fiscale voordeel ontvang je alleen als je kunt aantonen dat je minimaal 1225 uren per jaar aan je bedrijf besteedt. Registreer daarom niet alleen de uren die je kunt doorbelasten aan de klant maar ook de bestede tijd voor de administratie, website, inkoop etc. Ook deze uren tellen mee voor het urencriterium. Dankzij een urenregistratie tool heb je altijd een actueel overzicht paraat voor de Belastingdienst.

Acquisitie en klantenbinding

Wanneer je als zzp’er met name werkt voor één opdrachtgever, is de kans groot dat de Belastingdienst je beschouwd als werknemer in plaats van ondernemer. Om je positie als zzp’er te waarborgen is het dan ook verstandig om projecten voor meerdere opdrachtgevers te doen. Oftewel, acquisitie van nieuwe klanten heeft je aandacht nodig. Temeer aangezien uit onderzoek blijkt dat veel zzp’ers de kans hebben de opdracht te verliezen door deze wetswijziging.

Je moet als zzp’er dus nieuwe klanten werven. Aangezien dit vaak ten koste gaat van te factureren uren, is een efficiënt verkoopproces een must. Een CRM tool kan je gehele verkoopproces ondersteunen en efficiënter maken. Dit doe je door van tevoren goed na te denken over hoe je ideale verkoopproces eruit ziet. Vervolgens giet je deze in een workflow(s) waarin je het volledige traject van lead tot sale vastlegt. Zodra je dan een potentiële klant hebt, komt deze in je CRM terecht en start de ondersteuning van het verkoopproces. Zo maak je met een CRM eenvoudig een offerte en stel je reminders voor een follow-up bij openstaande offertes in. Als de deal rond is, kun je eenvoudig een factuur maken en versturen binnen het CRM systeem.

Klantcontact is van groot belang om een opdracht of project goed uit te voeren. Met een CRM heb je alle klantinteracties en informatie opgeslagen op één plek. Wanneer je in een CRM tool vastlegt waarover je contact hebt gehad, toon je eenvoudig bij een controle door de Belastingdienst aan waar de klantgesprekken over gingen. Hiermee heb je dus sterk bewijs van ondernemerschap. Bovendien hoef je niet meer te zoeken in je mailbox naar klantgegevens of het laatste contactmoment. Je hebt direct alle klantinformatie paraat. Zo communiceer je de juiste dingen op het goede moment en versterkt je relatie met de klant.