Van seminar naar webinar – Communicatiekansen tijdens de coronacrisis

Wat doe je als je een seminar hebt georganiseerd voor een heel team aan agenten en het coronavirus roet in het eten gooit? Dan buig je het seminar om naar een webinar! Politie Noord-Holland Basisteam Zaanstad had op 9 april een seminar over ondermijning georganiseerd. Alle sprekers waren er klaar voor, het seminar was voorbereid en de belangrijke informatie moest gedeeld worden met de deelnemers. De grote vraag was dan ook: kan het seminar niet gewoon doorgaan maar dan via een live streaming? ICT-bedrijf Encis uit Hoorn zag deze uitdaging wel zitten en ging enthousiast aan de slag.

Veiligheid en de juiste technische middelen

Veiligheid en een goede verspreiding van de informatie waren de kernwoorden bij het organiseren van het webinar. Allereerst werd er gekeken naar de technische middelen die de presentatoren van de seminar tot hun beschikking hadden. Iedere presentator ontving een op maat gemaakte handleiding en wist precies wat er werd verwacht. In een testsessie zijn de laatste puntjes op de i gezet en werd de kwaliteit getest.

Deelnemers op de hoogte brengen

De informatie van het seminar moest uiteraard goed overkomen bij de deelnemers. Daarom heeft iedere deelnemer een handleiding ontvangen en kregen ze de gelegenheid om contact op te nemen met de centrale helpdesk van Encis voor technische vragen. En toen was het tijd voor het echte werk: de seminar kon op afstand gevolgd worden en was een groot succes! Vanuit het basisteam van politie Zaanstad een groot compliment: “Fijne begeleiding en goed technisch inzicht. Dankzij de inzet van Encis konden wij ons bezighouden met ons vakgebied zonder ons te hoeven bekommeren om de techniek.”

Encis Webevents

Het politieteam van Zaandam is niet de enige die kampt met dit probleem. Er zijn meer bedrijven en organisaties die cursussen, trainingen, seminars of evenementen hebben georganiseerd die niet door kunnen gaan. Speciaal voor dit soort doeleinden heeft Encis een nieuwe dienstverlening opgezet: Encis Webevents. Met deze dienst begeleiden zij stap voor stap bedrijven bij het voorbereiden, uitvoeren en evalueren van een professioneel webinar. Van alleen technische begeleiding tot de volledige communicatie en promotie van het webevent: Encis Webevents begeleidt je volledig voor, tijdens en na het webinar.