Nog even volhouden: blijf in contact tijdens thuiswerken

Een live congres bijwonen met duizenden deelnemers. Met z’n allen bij de vrijdagmiddagborrel en daarna de kroeg in. Een bedrijfsreis om mooie successen te vieren. En nu alweer een jaar in de thuiswerksleur. Het contrast is groot, we werken massaal thuis. De één wil niet meer anders, de ander verlangt ernaar om op kantoor te werken en mensen te ontmoeten. Bedrijven bereiden zich voor op een toekomst waarbij we gedeeltelijk thuis blijven werken. In plaats van reiskostenvergoedingen kwamen er thuiswerkregelingen en verantwoorde thuiswerkplekken. Maar naast de fysieke aanpassingen moet er ook gedacht worden aan de werkcultuur: hoe zorg je ervoor dat medewerkers betrokken en gemotiveerd blijven?

Meer bellen, minder mailen
Ben jij een mailer of een beller? De meeste medewerkers mailen liever dan dat ze bellen. Met als gevolg dat je iedere dag een volle mailbox hebt en bijna niet meer aan je werk toekomt. En als gevolg op de lange termijn een hogere werkdruk en meer kans op overspannenheid of burn-outs. Maar de hele dag aan de telefoon met collega’s is ook niet de oplossing. Maak gezamenlijk een e-mailetiquette waarin duidelijke afspraken worden gemaakt. Bijvoorbeeld niet mailen als het ook via de telefoon kan. Of niet meer mailen buiten werktijden. Maak de afspraken samen met collega’s zodat de nieuwe afspraken gedragen worden binnen de organisatie. Uit onderzoek van CNV blijkt dat 35% van de ondervraagden zich eenzamer voelt door het thuiswerken. Bellen met collega’s kan ervoor zorgen dat medewerkers zich minder eenzaam voelen. Daarnaast kan het, als je een leuke collega aan de lijn hebt, ook zorgen voor frisse energie en meer werkplezier.

Blijf in beweging met een (digitale) buddy
Heel Nederland is aan de wandel met de app Ommetje. Mensen worden gemotiveerd om dagelijks te bewegen en we beseffen ons steeds meer dat bewegen belangrijk is. Ook zonder de app Ommetje op je telefoon is het slim om beweging aan je dag toe te voegen. Plan een lunchwandeling met een collega of ga buiten sporten. Samen sporten is natuurlijk het leukst, maar als dat niet gaat kun je het ook digitaal samen doen. Spreek bijvoorbeeld af dat jullie tegelijk gaan hardlopen en deel achteraf je resultaten. Zo is het ook nog een goede stok achter de deur. Maar ga ook eens wandelen tijdens een telefonische afspraak in plaats van achter je bureau zitten.

Investeer in een goed intranet
Het intranet krijgt een steeds belangrijkere rol met het thuiswerken. Nu we elkaar niet fysiek kunnen ontmoeten, is het intranet de verzamelplek voor nieuwtjes en updates. En dat hoeft niet alleen maar serieus te zijn, het mag ook een leuke plek zijn om in verbinding te zijn met collega’s. Investeer in een sociaal intranet waarbij collega’s op een laagdrempelige manier met elkaar in gesprek kunnen gaan.

Samen de dag starten met stand-ups
Sommige medewerkers zitten er niet op te wachten om iedere ochtend met collega’s in gesprek te gaan om te vertellen wat ze die dag gaan doen. Maar een dagelijkse stand-up of dagstart kan een fijn hulpmiddel zijn om medewerkers betrokken te houden en om in contact te blijven. Het kan ervoor zorgen dat andere meetings overbodig worden en je meer tijd overhoudt om te werken. Een vast moment aan het begin of juist aan het eind van de dag zorgt daarnaast voor meer focus en betrokkenheid. Maar let op: het gevaar van online vergaderen is dat het vaak alleen maar over werk gaat. Plan daarom ook vaste contactmomenten met je team waarbij het niet over werk mag gaan. Of begin de dagstart eens met een informeel moment. Tony Crabbe schrijft in zijn boek Een nieuw begin dat teams die hun vergaderingen informeel beginnen vaker op tijd klaar zijn met de vergadering. Naast dat het een leuk, informeel moment is, is het dus ook een effectieve manier om te vergaderen.

Vergaderverwondering
Huisdieren in beeld, jengelende kinderen op de achtergrond of juist praten als de microfoon uitstaat: het videobellen kent zijn perikelen. We zijn gewend aan meetings in Zoom of Teams en we kwamen erachter dat vergaderen in de meeste gevallen ook gewoon online kan. Ook al zie je je collega’s maar klein op je scherm, voor de verbinding onderling is het aan te raden om je camera wel aan te zetten. En die huisdieren of kinderen in beeld, dat nemen we dan maar voor lief. Het is vaak ook juist leuk om te zien hoe jouw collega thuis zit te werken. Dit zorgt weer voor iets meer binding. En praten terwijl de microfoon nog op mute staat kan de beste overkomen.

Van bingo tot digitale pubquiz: wat moeten we nu weer verzinnen?
Online escape rooms, bingo’s, quizzen en kerstborrels. We hebben er inmiddels allemaal wat digitale initiatieven op zitten om aan de onderlinge teambuilding te werken. Deze initiatieven zorgen vaak voor meer werkplezier en een moment van ontspanning. Maar de volgende werkdag zit je toch weer in je eentje in je thuiswerkkantoor. Daarom is het aan te raden om te investeren in een langdurige digitale competitie of activiteit. Zo kun je echt werken aan het versterken van de band. Al is het digitaal, collega’s kunnen elkaar op een laagdrempelige manier toch beter leren kennen. Edgeplore merkt dat de vraag naar online teambuildingsapps nog steeds toeneemt. Hun teambuildingapp bestaat uit challenges, opdrachten en vragen waarbij collega’s op een laagdrempelige manier met elkaar in verbinding blijven. Maar daarnaast brengt het ook een heleboel plezier, positiviteit, humor en ontspanning tijdens drukke werkdagen.

Voorpret is de leukste pret
Ondertussen zijn de live events met duizenden deelnemers of de vrijdagmiddagborrel in de kroeg nog toekomstmuziek. Ook het fysieke bedrijfsuitje of de incentivereis durven we nog niet met zekerheid vast te leggen. Nog even volhouden en tot die tijd goed in beweging blijven, meer bellen (en dus minder mailen) en in contact blijven met collega’s.

Het leven in deze coronatijd kan soms zo uitzichtloos zijn. In de tussentijd kun je wél alvast plannen maken voor wanneer het weer kan. Juist wanneer we meer thuis blijven werken, blijft het belangrijk om te investeren in fysieke teambuildingsuitjes. Want om elkaar écht beter te leren kennen, moeten we elkaar toch face-to-face blijven zien. De voorpret van plannen maken voor een bedrijfsuitje of bedrijfsreis is al een boost voor het werkplezier.