Zelf grip houden op software selectie kan nu met IT-Matchmaker Compact

Software pakket selectie is complex en risicovol
Voor de meeste organisaties behoort software pakket selectie niet  tot de core business. Het selecteren van de juist passende software is een complex proces, waar ook de nodige risico’s aan verbonden zijn. Het niet juist selecteren van een software oplossing kan gevolgen hebben voor de gehele organisatie; medewerkers kunnen niet goed uit de voeten met de gekozen oplossing en klanten beginnen te klagen over slechtere dienstverlening en/of producten.

Een software pakket selectie project wordt bovendien nog te vaak onderschat. De verantwoordelijke personen hebben de keuze bepaald op eerdere ervaringen bij vorige werkgevers (wat toen goed werkte, moet nu toch ook wel weer werken), of men gaat met de leverancier in zee die het beste verkoopverhaal heeft gehouden.  Een ander veel gehoord argument is, dat in de praktijk softwarepakketten veel op elkaar lijken qua functionaliteiten, dus waarom veel tijd steken in een heel selectietraject?

Software pakket selectie is meer dan een boodschappenlijstje
Software selectie gaat echter om veel meer dan een boodschappenlijst van functionaliteiten. Om de investeringen in de regel hoog zijn, gaat u een relatie voor een langere periode aan. De gewenste software oplossing moet u dus gedurende de gehele looptijd van het overeenkomst optimaal ondersteunen. Hoe gemakkelijk zijn wijzigingen door te voeren? Hoe ziet de roadmap van de software leverancier eruit? Hoe vertaalt de leverancier de trends en ontwikkelingen in uw branche naar haar oplossing? Etc.

Als Europees marktleider biedt IT-Matchmaker al geruime tijd een bewezen aanpak en toolbox, waarin enerzijds functionele en technische eisen van een organisatie t.a.v. een software oplossing gematcht kunnen worden aan de aanwezige profielen van leveranciers, en anderzijds specifieke (strategische)  vragen gesteld kunnen worden aan leveranciers in de complete tendermodule. De dienstverlening is er opgericht organisaties te ondersteunen bij het selecteren van de best passende oplossing voor een organisatie.

“Onze diensten hebben met name voor de complexe projecten hun toegevoegde waarde aangetoond”, aldus Vincent van der Biezen, managing partner bij IT-Matchmaker Nederland. “Klanten die ons benaderen voor hulp hebben een software selectieproject dat bestaat uit het maken van verschillende combinaties van onze templates. Zo maken wij steeds per project een klantspecifieke template. Wij merkten echter, dat we hiermee niet elke organisatie helpen.  Met name bij het MKB zien we dat de dienstverlening afschrikt. Men zoekt een software oplossing, maar schrikt van een groot selectietraject.”

IT-Matchmaker Compact
Om ook deze bedrijven te helpen met het vinden van de best passende software oplossing, introduceert IT-Matchmaker nu de IT-Matchmaker Compact. De efficiëntie en zekerheid van de IT-Matchmaker® zijn in-tact gelaten, maar het dienstenpakket er om heen is beperkter gemaakt, en zodanig verbeterd dat organisaties heel veel zelf kunnen. De professionele aanpak en toolbox van IT-Matchmaker zorgt voor de nodige grip op het software pakket selectie project.

Deze nieuwe dienst is bijzonder interessant voor het MKB. De selectie projecten zijn vaak nog minder complex, waardoor in grote mate de standaard templates kunnen volstaan. Met een korte instructie kunnen organisaties deze templates zelf aanpassen, bijvoorbeeld door enkele open visiegerichte vragen te stellen, zodat er  een eigen unieke Programma van Eisen ontstaat. De leveranciers van wie de software oplossing matcht, kunnen vervolgens uitgenodigd worden – via de tendermodule –  voor het uitbrengen van een (online) offerte op het project, inclusief een kostenopgave.

Na afloop van het tenderproces ontvangt de “aanbestedende” organisatie een to-the-point tenderrapport, waarin de belangrijke evaluatie van kosten, invulling van functionaliteiten, eigenschappen van de leverancier en referenties overzichtelijk zijn opgenomen. Daarnaast ontvangt men een op het project toegespitste specifieke IT-Matchmaker® toolbox, waarin alle in het proces verzamelde informatie is opgenomen en welke het mogelijk maakt om vanuit diverse invalshoeken in te zoomen op de details. Met alle informatie kan de organisatie zelf een goed onderbouwde keuze maken.

De selecterende organisatie kan gedurende het gehele traject terugvallen op de professionele helpdesk van IT-Matchmaker. Desgewenst kan voor de begeleiding van demo’s een consultant op locatie ingezet worden.

“Wij vertrouwen met deze dienst nu ook het MKB in aanraking te laten komen met onze gedegen en bewezen aanpak, en zo doende het aantal mislukte software selectie projecten te reduceren”, vervolgt Van der Biezen.  “Het budget ontbreekt soms bij deze organisaties om ons in te huren voor de begeleiding van het gehele traject. Met deze oplossing bieden we hen nu toch de kans om echt de best passende oplossing –geheel objectief en onafhankelijk – te selecteren.”

Meer informatie over de IT-Matchmaker en diensten? Ga naar: http://www.itmatchmaker.nl/meer-grip-op-software-pakket-selectie/ .