[Column] Eerst doen, dan denken: waarom we moeten stoppen met de vergadercultuur

In Nederland hebben we best wel een vergadercultuur. Althans, dat vind ik. Terwijl in mijn ogen vergaderingen lang niet altijd bijdragen aan de productiviteit op de werkvloer. Sterker nog: ze werken vaak verlammend. In mijn vakgebied (als online marketeer) heb ik veel meer aan een experiment doen dan eindeloos overleggen in een vergaderruimte. Want uiteindelijk bepaalt niet het langste gesprek aan de vergadertafel, maar het resultaat onderaan de streep of iets wel of niet heeft gewerkt.

Nederlanders missen wat dat betreft een beetje de bravoure van Amerikanen. In Amerika krijg je een plusje achter je naam als je iets hebt geprobeerd. Ook al is het niet gelukt. Het is proberen, bijschaven en afscheid nemen als het niet werkt. In Nederland hebben we soms de neiging om een idee al af te schieten, zonder dat we het überhaupt hebben geprobeerd. Dat maakt mensen huiverig om ideeën te delen, want we moeten er allemaal ons plasje nog over doen. Van collega-marketeers tot het management: iedereen vindt er iets van voordat er ook maar één euro aan testbudget is uitgegeven.

De onzichtbare kosten van eindeloos overleggen

Wat we in onze Nederlandse overlegcultuur vaak vergeten, is dat praten zonder te handelen óók veel geld kost. We rekenen elkaar soms streng af op honderd euro aan ‘verspild’ advertentiebudget van een experiment dat niets opleverde, maar niemand kijkt op van een vergadering van een uur met zes collega’s. Zo’n bijeenkomst kost een bedrijf al snel meer dan een kleinschalige testcampagne, met één groot verschil: die vergadering levert nul kliks en nul nieuwe inzichten uit de praktijk op. Terwijl je in een overleg zit te discussiëren over een hypothetische doelgroep, heeft je concurrent de campagne al live staan en de eerste kinderziektes eruit gehaald.

Ik zit dan ook in het kamp ‘eerst doen, dan denken’. Dat houdt in: ik voer iets ‘gewoon’ uit en kijk vervolgens wel wat het resultaat daarvan is. Met enige regelmaat ga ik ook flink de mist in, maar door de gemaakte fouten word ik wel een steeds betere professional.

Een mooi voorbeeld hiervan is ChatGPT Ads. Een paar weken geleden werden ze gelanceerd. Ik sprong direct op de trein om het te proberen. Wat bleek: de eerste drie dagen had ik de targeting helemaal verkeerd staan en daardoor kwam er geen conversie uit. Te snel gehandeld, zou je denken. Alleen ik probeer dit altijd positief te bekijken. Ik had ook urenlang kunnen uitzoeken ‘hoe’ het in theorie gelijk goed werkt en daar eerst intern over kunnen vergaderen, maar nu heb ik direct praktijkervaring opgedaan. De schade bleef beperkt tot een paar dagen testbudget, en de winst is dat ik het systeem nu echt begrijp. In het vervolg zal ik de targeting altijd goed instellen.

Geen fouten, maar leerpunten

Ik probeer overigens niet in fouten te denken. Wat is een fout eigenlijk in mijn vakgebied? Daar kun je eindeloos lang over discussiëren. Als ik een fout maak, dan kost dat geen mensenlevens. Ik wil het daarom ook geen fout noemen, maar een leermoment. Door dingen direct in de praktijk te brengen, verzamel je continu waardevolle leerpunten die je uit geen enkel overleg of artikel kunt halen. Door te blijven vallen en op te staan word ik iedere dag een procentje beter. Wie in een vakgebied dat elke week verandert blijft wachten tot elk risico vooraf is dichtgetimmerd, komt uiteindelijk nooit van zijn plek.

Het einde van het jaarplan

Die manier van werken vraagt ook om een andere blik op de toekomst. Bij het bedrijf waar ik werk zijn we daarom gestopt met het maken van jaarplannen. Tweederde van de plannen wordt namelijk toch nooit uitgevoerd. Je kunt niet een jaar vooruitkijken en je moet adaptief zijn. In een wereld waarin AI de overhand begint te krijgen, kun je maar beter met de dag bekijken waar je reis naartoe gaat. Tuurlijk: dat neemt niet weg dat je een einddoel mag hebben, maar het hebben van uitgewerkte plannen kan juist de creativiteit inperken.

Wat we dan wél doen? We maken het klein en praktisch. In plaats van een dik boekwerk voor het hele jaar, werken we met weekdoelen: we bepalen wat er deze week moet gebeuren en voeren dat direct uit. Daarnaast werken we met een zogeheten shitlist. Daarop zetten we heel eerlijk alle werkzaamheden waar je als specialist minder plezier uithaalt. We inventariseren in het team waar mensen precies tegenaan lopen en proberen daar direct een oplossing voor te bedenken. Kunnen we een vervelende klus automatiseren met AI? Kan een ander het slimmer oppakken, of moeten we er gewoon helemaal mee stoppen? Door dat soort obstakels direct weg te nemen, houd je de energie én de snelheid in het team.

Ruimte om te proberen

Als we in ons vakgebied voorop willen blijven lopen, moeten we af van de schijnzekerheid van dikke plannen en wekelijkse afstemmingsrondjes. Geef specialisten de vrijheid en het vertrouwen om dingen te proberen, zonder dat er voor elk klein experiment toestemming gevraagd moet worden.

Schrap deze week dus eens een vaste vergadering uit je agenda. Zet je eigen shitlist op papier, bepaal je doel voor deze week en zet dat ene idee waar je al weken over twijfelt gewoon live. Werkt het niet? Dan heb je er een goed leerpunt bij en pas je het morgen weer aan. Want in online marketing wint uiteindelijk niet degene met de meeste vergaderuren, maar degene die gewoon durft te beginnen.

Over de auteur: Jasper Boot is Online marketeer bij AFAS Software