Alignment bij Just Eat Takeaway: transparantie en communicatie als sleutel tot succes

Bedrijven overnemen betekent dat je ook mensen, systemen, processen en data overneemt. ‘Alignment’ – het zorgen dat dat alles op één lijn komt – is daarom altijd een belangrijke taak. Lees hier hoe ze dat bij Just Eat Takeaway aanpakken.

De bezorgers van Just Eat Takeaway (JET) zijn met hun snelle elektrische fietsen, opvallende oranje jassen en goedgevulde tassen niet meer weg te denken uit het Nederlandse straatbeeld anno 2021. En zoals het er nu uitziet komen er alleen nog maar meer bij, want JET (in de volksmond ook wel simpelweg “Thuisbezorgd” genoemd) is links en rechts bedrijven aan het overnemen en aan het fuseren.

Door al die fusies en overnames groeit het bedrijf enorm snel. Dat is uiteraard goed nieuws, maar met overnames neem je natuurlijk niet alleen het bedrijf over, maar ook de mensen, systemen, data, processen en platforms die erbij horen. Daarom hanteert JET een gecentraliseerde aanpak waarbij de product- en techafdelingen een one-platform-strategie naleven. We spraken over de rol die alignment hierin speelt met Duco Berghuis, Product Team Lead bij JET, hoewel hij zichzelf liever “meewerkend voorman” noemt.

Geen techneuten

Het team van Berghuis – ze noemen zichzelf Product Strategy & Operations – houdt zich voornamelijk bezig met “cross-verticale initiatieven binnen de productafdeling” die volgens Berghuis van “strategisch belang” zijn voor JET. Daarnaast houden ze zich bezig met het faciliteren en coördineren van processen en projecten, zoals bijvoorbeeld met quarterly planning sessions, maar ook met platformmigraties. Wat hierbij opvalt is dat Berghuis geen enkele techneut in zijn team heeft. Geen developers, geen designers, geen researchers. “Daarom is alignment cruciaal, want we zijn heel erg afhankelijk van andere teams en afdelingen,” aldus Berghuis.

Eenduidige definitie en interpretaties

En wat verstaat Berghuis dan precies onder alignment? “Dat is een goeie vraag,” lacht hij. “Alignment betekent voor mij overeenstemming bereiken en duidelijkheid verschaffen over het bepalen van de richting en het maken van keuzes.” Hij heeft hier echter nog een belangrijke aanvulling op: “Daarnaast betekent alignment voor mij het realiseren van eenduidige definities en interpretaties van bijvoorbeeld data. Het mag dan lijken alsof we het over hetzelfde hebben, maar in de realiteit blijkt dat vaak anders.” In de optiek van Berghuis is alignment ook essentieel voor het toekennen van waarde aan bepaalde data en het meten van resultaten.

Het vaststellen wat de data precies inhouden is ook een belangrijk onderdeel van het integreren of migreren van, bijvoorbeeld, een verworven platform naar de eigen centrale hub. Berghuis: “Daar begint het mee. Wat houden die data in en denken we er allemaal hetzelfde over? Dit stemmen we in een heel vroeg stadium met elkaar af en draaien tussentijds testen om te kijken of het aantal records in het oude en het nieuwe platform overeenkomen.”

Om ervoor te zorgen dat bestaande processen aligned zijn op de nieuwe processen en dat alle neuzen (en definities) dezelfde kant op staan, werkt Berghuis nauw samen met researchers en PO’s van andere teams. Hij bedient zich in dit soort gevallen vaak van workshops die gericht zijn op een bepaald onderwerp: “Denk hierbij aan workshops over features, benodigdheden, een feature gap analysis, etc.,” licht hij toe.

Het ‘initiative lifecycle process’

Bij JET mogen alle werknemers hun ideeën delen op een digitaal whiteboard: Jira. Hoewel in de praktijk blijkt dat het vooral het management en andere afdelingen zijn die ideeën opperen, doorloopt elk idee en/of verzoek het door zijn team ontworpen initiative lifecycle process. Berghuis: “Het is een afgeleide van het value engine model, maar toegespitst op het karakter van onze organisatie en specifieke projecten.” Het initiative lifecycle process bestaat altijd uit dezelfde zes stappen, maar hoe die stappen exact ingevuld worden en hoelang elke fase duurt, hangt af van de bandbreedte van het project. De stappen die het initiative lifecycle process volgt zijn:

1. Idea intake phase – Een transparante lijst met alle ideeën die eventueel waarde toe kunnen voegen maken;
2. Selectie – Op basis van prioriteiten een selectie maken van deze backlog;
3. Drafting – Inzicht krijgen in de levensvatbaarheid van een idee met behulp van analyse;
4. Hacking – Een minimum measurable version maken;
5. Shipping – Live-gang en uitrol;
6. Tuning – Bijstellen tot er een aanvaardbaar stadium van schaalbaarheid wordt verkregen.

Daarna draait een digitale oplossing en kun je terug naar de eerste stap voor een nieuw initiatief. En zo gaat de cyclus rond en rond op de afdeling van Berghuis en zijn team.

Je kunt het niet alleen

We hebben het tot nu toe vooral gehad over hoe je processen, data en systemen met elkaar in overeenstemming brengt. Waar we echter nog niet over gesproken hebben is hoe je teams (lees: mensen) op één lijn kunt brengen. Hier heeft Berghuis ook een duidelijke visie op. In zijn optiek is alignment in deze context “eigenlijk gewoon communiceren”. Hij vervolgt: “Ik ben ervan overtuigd dat je bij een bedrijf als JET zonder alignment niet of nauwelijks resultaat behaalt. Je kunt het niet in je eentje en als je niet communiceert kom je nergens in het leven,” zegt hij.

Behalve aan transparant communiceren hecht Berghuis ook veel waarde aan het ruim op tijd betrekken en informeren van stakeholders: “Zij moeten tenslotte bedenken wat ze precies willen.” Om die stakeholders, teams en andere betrokken partijen tijdig te betrekken en te informeren organiseert JET voorafgaand aan elk nieuw kwartaal een quarterly planning session. Tijdens deze sessies vinden verschillende kick-offs plaats van initiatieven die (wellicht) opgepakt gaan worden het aankomende kwartaal. Elk team presenteert zijn why?, how?, what? en when?, maar bedenkt nog geen oplossingen. Daar zijn de eerder genoemde workshops voor waarin de input van de verschillende teams verzameld wordt.

Prioriteiten stellen

Al die mensen, teams, platforms, systemen en die data-alignment kunnen behoorlijk uitdagend zijn. Toch ervaart Berghuis hierin slechts één belemmering: “We groeien heel hard. Dat betekent dat de organisatie niet altijd even hard kan meeschalen, omdat er niet altijd voldoende resources beschikbaar zijn. Dan moet je prioriteiten stellen of je ambities naar beneden bijstellen.”

En hoewel je op basis van het bovenstaande zou denken dat JET zijn alignment-schaapjes wel op het droge heeft, geeft Berghuis te kennen dat er ruimte is voor verbetering: “Ja, die is er altijd. Het is een continu proces, omdat je bij elk project wat nieuws leert. Daarbij leer je sowieso iedere dag als organisatie, als team, als individu. En niet vergeten: van je fouten leer je het meest,” zo stelt hij.

Doe je huiswerk

Desgevraagd heeft Berghuis een paar goede tips voor mensen in zijn positie: “Doe je huiswerk. Je bent een baken van kennis en moet zodoende altijd je antwoorden paraat hebben. Daarnaast moet je transparant zijn en altijd blijven communiceren. Ik heb ontdekt dat als je je why? goed weet te onderbouwen en de stakeholders aan je weet te binden, dat dat over het algemeen een goed fundament voor succes is,” besluit hij.

Over de auteur: Hoite Polkamp is Business Development Manager bij INFO.

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws binnen je vakgebied? Volg Emerce dan ook op social: LinkedIn, Twitter en Facebook.