Alignment en digitale innovatie: hoe zorgverlener Philadelphia met sociale robots werkt

Automatisering in de zorg is een heikel thema: enerzijds is er kostendruk, personeelsdruk en vraag naar efficiëntie, anderzijds gaat het altijd om mensen en spelen privacykwesties. Zorgverlener Philadelphia experimenteert onder andere met sociale robots. Hoe werkt dat binnen de organisatie?

Innovatie en digitalisering worden een steeds belangrijker onderdeel van de zorg. Innovaties bieden bijvoorbeeld een deel van de oplossing voor het enorme personeelstekort waar de zorgsector mee te kampen heeft. Zo zet zorgaanbieder Philadelphia op dit moment zes robots in die permanent meewerken in een zorgteam. De robots zijn geprogrammeerd om sociale interactie aan te gaan en om cliënten met een verstandelijke beperking te ondersteunen in hun dagelijks leven. Dit is niet alleen gezellig voor de cliënten, maar ze nemen daarmee ook veel werkzaamheden van de begeleiders over. Een gesprek met Xenia Kuiper, Programmamanager Sociale Robotica bij Philadelphia, over welke rol alignment speelt in het ontwikkelen van digitale innovaties in het zorgproces.

Sociale robots

Sinds 2016 ontwikkelen Kuiper en haar team, in samenwerking met The Innovation Playground, sociale robots. Het robotteam en het ‘sociale robotica’-programma van Kuiper richten zich op twee dingen: enerzijds houden ze zich bezig met onderzoek en observatie, en anderzijds met ontwikkeling en innovatie. Op basis van het onderzoek en de observaties ontwikkelen ze samen met een andere partner de software.

Ze stellen, op basis van gesprekken met cliënten, een persoonlijk interactieprogramma samen, zodat de robot geprogrammeerd en wel de deur uit gaat. “De robot moet in de toekomst echt een stukje van de werkzaamheden van een zorgprofessional kunnen overnemen,” licht Kuiper toe. Doel is om daarmee de zelfredzaamheid van cliënten te vergroten en tevens deels een oplossing te bieden aan toekomstige arbeidsmarktproblematiek. Het team werkt op afstand en monitort via dashboards op basis van praktijkobservaties en robotdata. Zo kunnen ze monitoren op gebruiksmomenten en interactiedata om cliënten en zorgprofessionals te begeleiden en/of eventuele technische problemen te signaleren en te verhelpen.

Buiten de gebaande paden

Innovatie zit in het DNA van Philadelphia. Het bedrijf zoekt altijd naar nieuwe ontwikkelingen, maar daardoor zijn ze soms te veel gericht op de start van een project en geven ze in verhouding soms te weinig aandacht aan het borgingsproces. Dit heeft voor- en nadelen en zelfs een voordeel dat ook een nadeel is: het gebrek aan een vast proces. Het nadeel hiervan is dat alles wat je doet eigenlijk een experiment is.

Hier staat echter tegenover dat Kuiper de mogelijkheid heeft om dit project op de rand van de staande organisatie uit te voeren: “Wij exploreren iets wat er nog niet is, daardoor begeven we ons soms ook buiten de gebaande paden. Het helpt ons dat we het mandaat krijgen van het bestuur en ons daarmee een kansrijk positie bieden voor succesvolle innovatie.” Kuiper hoopt dat het ‘sociale robotica’-project als voorbeeld kan dienen voor de aanpak van toekomstige innovatieprojecten.

Op dit moment lopen er meerdere digitale projecten bij Philadelphia. “We zitten nu op een omslagpunt waarbij we gaan kijken hoe deze projecten, die op zichzelf heel succesvol zijn, aan elkaar kunnen worden verbonden op strategisch vlak,” legt ze uit. Zo zijn er projecten op gebied van digital human, datagedreven zorg en slim incontinentiemateriaal die allemaal interessante data verzamelen die voor meerdere afdelingen relevant kunnen zijn. Het is belangrijk dat deze verschillende initiatieven en projecten onderling en met de organisatie als geheel aligned zijn, zodat alles goed op elkaar aansluit wanneer de innovaties eenmaal worden toegevoegd aan het zorgaanbod.

Alle punten van de pizza

Als Kuiper aan alignment denkt, dan wakkert het bij haar altijd het bedrijfskundige vuur aan: “Ik probeer met het programma altijd duidelijk te maken met welke hoofdthema’s van de organisatie we van doen hebben. Het programma beschrijft de belangrijkste thema’s die ervoor zorgen dat je uiteindelijk een goed functionerende robot als onderdeel van de dagelijkse zorg en dienstverlening in kunt zetten.” Ze geeft als voorbeeld het thema ‘educatie’. Een educatieaanbod moet ervoor zorgen dat het personeel weet hoe het met de robot moet samenwerken.

Kuiper heeft het thema ‘alignment’ in een meerjarenplan over zeven blokken verdeeld. Per blok heeft ze in kaart gebracht wat ze wil bereiken op bijvoorbeeld het cliëntenvlak, organisatorisch vlak en medewerkersvlak. Zelf omschrijft Kuiper dit als een pizza: ”Het slaagt alleen als alle puntjes van de pizza geborgd zijn.” Tijdens het traject probeert ze te bepalen waar de urgentie zit en welke punten nog even kunnen wachten.

Zo heeft ze bijvoorbeeld de bewuste keuze gemaakt om bij de start van het project nog niet direct te werken aan een business case maar deze gedurende het project op te bouwen. “Het is in eerste instantie onderaan de lijst met prioriteiten gezet, zodat we eerst een beeld konden vormen bij wat een robot moet kunnen om van enige toegevoegde waarde te zijn in de zorg. Je kunt pas iets onderzoeken als je een werkende robot hebt,” stelt ze.

Om haar programma te toetsen bij de Raad van Bestuur maakt ze aan de hand van het Past-Present-Future-volwassenheidmodel een schets van de belangrijkste thema’s. Als eerste stap checkt ze bij het bestuur of haar plan past binnen hun visie op de toekomst. Vanuit daar kan ze haar plan aanscherpen om vervolgens ook haar team erbij te betrekken en uiteindelijk de rest van de organisatie.

Ga het maar ervaren

Het plan ligt er, de robot is gebouwd en de implementatiefase kan van start. Maar waar moet je beginnen? Wat Kuiper betreft moet je gewoon starten en het gaan ervaren. “Philadelphia heeft een robot gekocht en ervoor gezorgd dat hij een mens kan herkennen. Toen hebben we een paar ouders, een gedragsdeskundige, iemand van het bestuur en wat mensen uit de directe zorg uitgenodigd om het te gaan ervaren,” licht ze toe. Nu worden er zes robots uitgezet die van ‘s morgens vroeg tot ‘s avonds laat worden ingezet in de dagelijkse zorg. De feedback en de ervaringen die daaruit voortkomen zorgen weer voor een enorme verzameling aan data die Kuiper en haar team kunnen gebruiken om de robot te verbeteren.

Het inzetten van de robots doet Philadelphia niet alleen voor de ontwikkeling van de digitale oplossing, maar ook om draagvlak te creëren binnen de organisatie. Zo gaat de robot ook wel eens ‘logeren’ bij een van haar collega’s uit de zorg of het bestuur.

Het ‘sociale robotica’-programma is een uniek project, onder andere door de schaal waarop veel data worden verzameld. Kuiper: “Het hele roboticaprogramma draait op continue data-analyse.” Dus hoe zorg je er dan voor dat al deze data op elkaar is afgestemd? Dat is volgens Kuiper een “nieuw hoofdstuk” in de zorgorganisatie. Het is in de zorg een hele kluif om data te verzamelen, omdat je met heel veel verschillende factoren rekening moet houden, zoals bijvoorbeeld met privacy. Op dit moment verwerken ze al deze data nog handmatig, maar dat duurt niet lang meer: “We moeten nu de stap zetten naar AI. We weten in ons hoofd hoe je een goed interactieprogramma maakt en die regels moeten we nu aan AI leren.”

Transparantie

Het is natuurlijk de bedoeling dat de robots straks op grote schaal worden ingezet en meedraaien in het primaire zorgproces. Om die processen samen te brengen, moet er gekeken worden hoe het roboticaprogramma past in de totale dienstverlening van Philadelphia. Dat stukje alignment krijgt nu pas meer aandacht. Kuiper vermoedt dat dit te maken heeft met het feit “dat andere onderdelen van de organisatie meer openstaan voor dit project en dat het ‘sociale robotica’-project zichzelf inmiddels heeft bewezen.”

Hoe je het ook wendt of keert, die robots gaan er komen, dus nu is het tijd om integraal samen te gaan werken volgens Kuiper: “Voor nu geloof ik heel erg in de kracht van de verbindingen, de relaties tussen alle onderdelen en zorgen dat je daar besluiten over neemt in de organisatie. De samenwerking en het contact met andere teams is daarin een belangrijk onderdeel: wij hanteren daar al jaren het woord ‘transparantie’ voor. De teams komen regelmatig samen om een kijkje in eigen keuken te geven. Ze kijken dan samen hoe de projecten zich verhouden tot de why? van Philadelphia en de andere projecten.”

Met je voeten in de klei

Bij Kuiper staat alignment als thema met stip bovenaan: “Wat mij betreft zou alignment een apart thema moeten zijn in je programmaplan,” zo stelt ze. Ze is er naar schatting dan ook ongeveer 90% van haar tijd mee bezig, waarvan ze het grootste deel van haar tijd besteedt aan alignment binnen haar team. Het vraagt een flinke dosis leiderschap om een team van twaalf man – die allemaal op afstand samenwerken – bij elkaar te houden. Als tip voor iemand in haar rol geeft ze dan ook: “Wees niet bang om heel intensief leiding te geven en met je voeten in de klei te staan, dan volgt de rest vanzelf.”

Over de auteur: Hoite Polkamp is Business Development Manager bij INFO.

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws binnen je vakgebied? Volg Emerce dan ook op social: LinkedIn, Twitter en Facebook.