Case: hybride evenement voor productlancering van chocoladeproducent

Hybride evenementen behouden ook na Covid hun waarde. Met hoge productiewaarde en oog voor details kun je met zo’n evenement de aandacht van zowel fysiek aanwezigen als kijkers naar de live-stream vasthouden en daarnaast brede media-aandacht genereren.

Tijdens Covid kregen digitale evenementen een ontzettende boost. Het zorgde dat evenementen opnieuw uitgevonden moesten worden om effectief te blijven. Zo ging bijvoorbeeld het internationaal prijswinnende format van Aviko KerstKeuken van volledig fysiek naar volledig digitaal met de kwaliteit van een TV-uitzending. Het resultaat was een miljoenenbereik en meer dan 14.000 deelnemers thuiskoks in plaats van honderden.

Inmiddels zien we dat vooral de vraag naar hybride evenementen steeds groter wordt, met als grootste verschil dat vóór Covid streaming vaak een registratie van het fysieke event was. Het digitale deel van hybride evenementen is nu vaak net zo belangrijk als, zo niet belangrijker dan, het fysieke deel. Want ondanks dat de behoefte om elkaar te fysiek te ontmoeten blijft, geven hybride evenementen schaalvoordelen vanwege hun bereik, impact en levensduur van de content. Kortom: hybride is de nieuwe status quo.

Van b2b-speler naar innovatief bedrijf

Ook voor het Zwitserse bedrijf Barry Callebaut, een wereldwijd toonaangevende producent van chocolade en cacao voor consumentenmerken en ambachtslieden, is de hybride vorm steeds belangrijker geworden. Enerzijds omdat het een bedrijf in de voedselbranche is en smaak zich moeilijk laat vertalen via een scherm, anderzijds doordat het chocoladebedrijf inziet dat het met een hoge productiewaarde van zijn evenementen veel beter is staat is zijn bereik en impact onder alle belanghebbenden te vergroten.

Hoewel Barry Callebaut bekend is in de eigen branche – ongeveer een vijfde van alle chocolade en cacao die jaarlijks wereldwijd geproduceerd wordt komt bij hen vandaan – is het daarbuiten nog geen bekende naam. Echter, voor grote innovaties wil het bedrijf de top van de wereldwijde media laten deelnemen aan zijn evenementen.

Markt in beweging krijgen door ‘buzz’

Bij een eerdere innovatie voor Barry Callebaut, pre- Covid, zag de set-up er heel anders uit, omdat de nadruk nog op het fysieke evenement eerst lag, en de media die daar bij betrokken waren. Inmiddels is de uitdaging om met een fysiek en besloten event voor slechts enkele tientallen genodigden, buzz te creëren bij alle belanghebbenden: van media wereldwijd, fysiek en op afstand, tot investeerders en klanten in de Americas, EMEA, Azië en de Pacifische regio, en duizenden werknemers verspreid over de hele wereld.

De vraag van Barry Callebaut was dit keer om hun innovatie – de tweede generatie chocolade, 150 jaar na de introductie van de eerste generatie – te introduceren aan de wereld, in samenwerking met een aantal andere partners. De locatie in Venetië diende tot leven gebracht te worden in beeld en geluid voor een 45-minuten durende uitzending van TV-programma-kwaliteit.

Hoge engagement door format, productiewaarde en regie

Om aan alle wensen te voldoen hebben we maanden vooraf locaties bezocht om een hoogwaardig format, productiewaarde, goede uitstraling en juiste set-up te realiseren. Denk hierbij aan het ontwikkelen van het decor, uitwerken van scripts en draaien van videocontent op verschillende plekken ter wereld, zodat de storyline van de presentaties versterkt werdt.

Onervaren sprekers zijn uitgebreid door ons getraind zodat ze voor het fysiek aanwezige publiek alswel voor duizenden digitale kijkers een goede indruk zouden maken. Daarnaast werd nauw samengewerkt met lokale partners en werd de technische productie geregeld, zoals het bepalen van de hoeveelheid camera’s. Ook werd bekeken wat voor scherm er aanwezig moest zijn, een exemplaar dat zowel voor de aanwezigen als voor de live-stream technisch goed werkt. Ook ogenschijnlijke kleinere details werden bekeken, zoals de hoogte en positie van het podium en de plaatsing van de teleprompter.

Maatwerk voor digitaal en fysiek aanwezigen

Het fysieke programma had verschillende elementen, waaronder een presentatie van een internationaal onderzoeksbureau, een boottour door Venetië, een bezoek aan lokale handwerkslieden, en een theatervoorstelling die gekoppeld was aan de perslancering. Na de presentatie volgde een showcase van tweede-generatie chocoladecreaties die door topchefs van over de hele wereld gepresenteerd werden. De aanwezigen waren zich bewust van de video-opname, wat het exclusieve karakter van hun fysieke aanwezigheid versterkte. Door zorgvuldige repetities konden de sprekers zich ook goed op de digitale kijkers richten. Daarmee werden beide doelgroepen goed bediend en betrokken bij de content.

Op het platform renaissanceofcocoa.com konden kijkers kiezen in welke taal ze de live-stream wilden volgen. Nog voordat de live-stream begon waren er al honderden kijkers die inlogden. Daar was op geanticipeerd door vooral beelden van Venetië te tonen, waardoor er een spanningsboog werd gecreëerd.

Resultaat: van twintig aanwezige media naar miljoenenbereik

In totaal had de live-uitzending meer dan 4500 kijkers, waarvan 99% van begin tot eind gekeken heeft: de TV-programmakwaliteit heeft daar zonder meer aan bijgedragen. Inzetten op interactie met kijkers op afstand bij een hybride evenement is vaak een goede zet, maar in dit geval – voor een aankondiging van een product en in combinatie met deze vorm – was dat geen optie. In totaal waren twintig nieuwsmedia en industrieleiders op uitnodiging aanwezig bij de introductie in Venetië, maar door deze exclusiviteit ging het nieuws toch de hele wereld over. Het totale bereik in de pers kwam zo boven de 350 miljoen.

Over de auteur: Thomas Mulder is Managing Director bij We Are Live.

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws binnen je vakgebied? Volg Emerce dan ook op social media: LinkedIn, Twitter en Facebook.

Over de auteur: Thomas Mulder is Managing Director van het Amsterdamse bureau We Are Live: de programmamaker en livestream expert voor internationale merken.