Hybride evenementen bieden het beste van twee werelden: uitleg en vijf tips

COVID-19 heeft voor een enorme groei in het aantal hybride evenementen gezorgd. Nu er weer meer mag lijkt de stap terug naar volledig fysieke evenementen logisch. Inmiddels is echter gebleken dat hybride evenementen veel voordelen opleveren ten opzichte van louter fysieke bijeenkomsten: uitleg en vijf tips.

Een hybride evenement combineert live en online publiek. Kortweg: er zijn mensen op een bepaalde locatie samen en anderen nemen digitaal deel. Er zijn diverse mogelijkheden voor wie er live aanwezig is en wie online. Een goed voorbeeld hiervan is het Prinsjesdagontbijt dat vorig jaar als zo’n hybride evenement plaatsvond en waarvoor Online Seminar werd aangetrokken: live publiek op vier locaties en 700 ondernemers die op afstand deelnamen.

Maar ook voor andere toepassingen bleek een hybride event het afgelopen jaar uiterst geschikt. Zo was er een grootschalig internationaal event van een FMCG-supplier, waarbij de presentator vanuit Zuid-Amerika werd ingebeld, en het publiek vanuit de hele wereld zichtbaar was op schermen in het decor. Dit versterkte de saamhorigheid tussen het live en online publiek optimaal.

Toekomst van hybride

Het is natuurlijk nog steeds erg waardevol om elkaar in de ogen te kijken, dus blijven live evenementen altijd een belangrijke rol spelen. Maar de online evenementen hebben een vlucht gemaakt en bijna elk bedrijf heeft wel ervaren dat dit ook grote voordelen heeft:

• Online en hybride evenementen zijn een stuk efficiënter en leveren ook nog eens veel meer interessante data op.
• Ook de kosten van hybride evenementen zijn beheersbaar. Voor bezoekers die online deelnemen scheelt het reistijd en het is daarmee groener.
• Een ander, vaak onverwacht, voordeel is dat het publiek in een online sessie veel sneller zijn hand opsteekt dan in een zaal. Je krijgt daardoor vanuit de digitale omgeving veel interactie, wat ook weer effect heeft op het publiek in de fysieke locatie. Dit zorgt voor een sterke wisselwerking tussen de on- en offline wereld, wat uiteindelijk de gewenste inzichten oplevert en doelen behaalt.
• Momenten tijdens het evenement die achteraf waardevol zijn gebleken, kunnen worden teruggekeken. Hierdoor kan deze specifieke input worden hergebruikt in de doorvertaling naar andere (doel)groepen.
• Aangezien het mogelijk is een hybride evenement later terug te kijken, blijven de context en onderbouwing van gedeelde presentatie(s) en documenten bewaard. Ook de impact en sfeer rond ingrijpende onderwerpen is terug te halen.

Livestream-opties

Alles wijst erop dat we bij interne zakelijke events toegaan naar een ratio van één op vier: bij een kwart van de evenementen is iedereen verplicht fysiek aanwezig en de andere drie zijn hybride varianten. Hierbij is de keuze vrij of afhankelijk van het gegeven of deelnemers er fysiek bij zijn. Bij congressen en dergelijke evenementen zal er steeds vaker ook een online (interactieve) optie zijn, waarbij deelnemers kunnen kiezen of ze fysiek aanwezig zijn of digitaal deelnemen.

Vijf tips

1. Zorg voor een strakke planning

Aangezien je met twee doelgroepen (online en fysiek) te maken hebt, is een nauwkeurige voorbereiding extra belangrijk. Niet alleen binnen het uitnodigingstraject, het maken van gedetailleerde draaiboeken en de technische voorbereiding, maar ook op de dag van het evenementt zelf. Benut tijdens je voorbereiding de expertise van zowel virtual event platform providers als professionele venue-managers voor een onvergetelijk evenement.

2. Besteed extra aandacht aan je online doelgroep

Een van de grootste risico’s tijdens een hybride evenement is dat de focus vooral op de mensen in de zaal ligt. Betrek je online kijkers daarom zoveel mogelijk: laat ze participeren via bijvoorbeeld de chat en poll-vragen, en geef zowel je online als fysiek aanwezige publiek de mogelijkheid om met elkaar in gesprek te gaan op een digitale netwerkvloer. Meer dan ooit gaat een hybride evenement om verbinding: zorg voor memorabele gedeelde ervaringen.

3. Een hybrid evenement gaat door… ook wanneer het is gestopt

Normaal stopt een fysiek evenement aan het eind van de dag, en daarmee is de kous vaak af. De kracht van een hybride evenement is dat je zowel je online als fysiek aanwezige publiek de mogelijkheid geeft om ook na afloop te genieten van het evenement. Maak al je keynote speeches, documenten en andere hoogtepunten on demand toegankelijk, met dezelfde interactiviteit als eerst. Niet alleen levert het evenement zo een schat aan data en geëngageerde bezoekers op, ook krijgen jij en je evenementexposanten de mogelijkheid om nog langer in contact te blijven (treden) met prospects.

4. Testen, testen en nog eens testen

In feite organiseer je twee evenementen tegelijkertijd, met alle hoogwaardige technologie en functionaliteiten die daarmee gepaard gaan. Test het evenement dus uitgebreid vooraf, voor beide soorten publiek.

5. Denk aan de digitale aandachtsspanne

Het online publiek heeft veel meer afleiding dan het publiek in de zaal. Houd daarom extra rekening met de invulling van het programma: denk aan de lengte van de keynotes, de interactie met het online publiek tijdens bijvoorbeeld je Q&A’s, en mogelijke extra features op het virtual event platform tussen de sessies door.

Kortom, de mogelijkheden van hybride zijn eindeloos en leiden tot bijzondere evenementen met een ervaring die smaakt naar meer.

Over de auteur: Peter Markus is Head of Commerce & Concepts bij Online Seminar.

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws binnen je vakgebied? Volg Emerce dan ook op social: LinkedIn, Twitter en Facebook.