SLBdiensten: business transformatie met behulp van composable

SLBdiensten is de intermediair tussen het voortgezet en middelbaar beroepsonderwijs enerzijds en de softwarebranche anderzijds. Een volledige nieuw systeem zorgde voor groter gebruiksgemak voor klanten en een frisse blik op de eigen werkmethodes en bedrijfsprocessen.

De versnelde digitalisering in het klaslokaal hakte erin bij SLBdiensten, de intermediair tussen het voortgezet en middelbaar (beroeps)onderwijs aan de ene kant en de softwarebranche aan de andere kant. Het oude systeem piepte en kraakte, maar een nieuw systeem zou op den duur dezelfde problemen geven. “Een composable architectuur bracht de nodige toekomstbestendigheid én een herziening van de business”, zegt Lisanne van Egmond, Directeur van SLBdiensten, “We willen meer zijn dan alleen die verkoper van licenties”.

Onderwijsinstellingen krijgen veel te verduren: digitaal lesgeven naast fysiek lesgeven, cyberveiligheid en privacy. Terwijl tech-savvy studenten al snel op de hoogte zijn van allerlei IT-ontwikkelingen, hebben steeds minder scholen een eigen IT-afdeling. Voor SLBdiensten als leverancier van software zoals Adobe Creative en Microsoft Teams vormen deze ontwikkelingen de noodzaak voor een verschuiving in de propositie. Niet alleen softwarelicenties tegen de laagste prijs met de beste voorwaarden aanbieden, maar ook adviseren in tooling en kostenefficiënt softwarebeheer.

Als softwareleverancier voor het voortgezet onderwijs trekt SLBdiensten gezamenlijk op met SURF voor het hoger onderwijs en APS IT-diensten voor het basisonderwijs. “We onderhandelen gezamenlijk met een partij als Microsoft. Zo realiseren we de best mogelijke condities voor alle scholen”, schetst Van Egmond. SLBdiensten bedient alle 650 scholen van het voortgezet onderwijs, maar er blijft concurrentie en een noodzaak tot vernieuwing: “We hadden één systeem voor ‘alles’. Hier waren al de nodige pleisters op geplakt. Daarbij waren we erg afhankelijk van bepaalde specialisten en werd het een uitdaging om te kunnen blijven voldoen aan de strenge voorwaarden vanuit onze leveranciers om de licenties te mogen verkopen. We moesten vernieuwen: de vraag was hoe precies”.

Terug naar de basis

SLBdiensten schakelde Lab Digital in voor advies over de implementatie van een nieuw commercesysteem. Doordat er geen standaardsoftware beschikbaar is, lag maatwerk voor de hand. Maar of je nu kiest voor een pakket of maatwerk, beide benaderingen resulteren in afhankelijkheid: van de softwareleverancier of de IT-specialist die het maatwerk onderhoudt. Daarom deed SLB eerst een stap terug: wat is precies de behoefte van de doelgroep? Welke technische scenario’s zijn er om hun obstakels op te lossen? En welke oplossing resulteert in lage kosten en in beperkte afhankelijkheid?

Zo maakte SLBdiensten uiteindelijk de keuze voor verschillende systemen voor elk domein: een CRM-pakket voor klantinformatie, een ERP-pakket voor de producten, een CMS voor de front-end dat integreert met de commerce engine en maatwerk voor een eigen price engine. “Pricing is waar onze toegevoegde waarde ligt en wat we optimaal ingericht willen hebben. Dus dat bouw je zelf. Hiermee berekenen we de specifieke prijs per klant per licentie. Vanwege het aantal variabelen kan dat nogal verschillen”, verklaart Van Egmond. Gezamenlijk beantwoordt deze set van losse systemen met het deel maatwerk voor prijzen, de vraag van SLBdiensten volledig. Er is minimale afhankelijkheid, toekomstbestendigheid en toch lage kosten. “En dat heet dan composable”, zegt Van Egmond, “maar voor ons is het vooral een pragmatische invulling van onze IT-behoeften”.

Technologie is ook maar een middel

Om techniek als oplossing goed te kunnen gebruiken, is begrip van de business en de bijbehorende uitdagingen noodzakelijk. De vorige directeur van SLBdiensten, Charles Stork, nam met zijn inhoudelijke kennis de rol van product owner in. We pasten service blueprints toe om de belangrijkste knelpunten in het klantproces te vinden en vervolgens te kijken met welke technische oplossing die geadresseerd konden worden. Met prototypes werden die keuzes vervolgens geverifieerd en door alles visueel uit te beelden werd complexiteit platgeslagen tot simpele concepten.

In de praktijk leverden dat ook een frisse blik op. “Wat doen we nu eigenlijk? Waarom werken we zo? We werden goed uitgedaagd. Daardoor keken we niet alleen naar de infrastructuur maar juist naar de onderliggende bedrijfsprocessen. Daar zit de echte winst”, stelt Van Egmond. Vanuit haar eigen achtergrond als consultant bij Deloitte had ze veel ervaring met agile werken. Voor SLBdiensten was het totaal nieuw: “Stand-ups in de ochtend, meedenken over het eindproduct. Dat was toch wel spannend. Je begint zonder te weten waar je precies terecht komt, maar daar zit juist de kracht. Je houdt de uitkomst open waardoor je beter kunt luisteren naar de klantvraag. Nu doen we al onze projecten op deze manier”.

Keuzes en resultaat

• De architectuur bestaat uit het CRM-pakket Dynamics 365 Customer Engagement, het ERP-pakket Dynamics 365 Business Central, Wagtail voor CMS, commercetools voor de commerce engine en maatwerk door Lab Digital voor de price engine.
• De IT-specialist Broad Horizon Solutions haakte aan voor de implementatie van het CRM- en het ERP-pakket.
• Na een uitgebreide discovery-fase werkte het multidisciplinaire projectteam van Lab Digital zeven maanden aan de development-fase met een uiteindelijke livegang op 1 November 2021.

Voor de gebruikers is de website gebruiksvriendelijker en behulpzamer geworden. Producten zijn beter te vergelijken, er is veel meer keuze in producten en ook veel meer productinformatie om de juiste keuze te maken. Ook het maken van herhaalaankopen gaat gemakkelijker.

Van verkoper naar adviseur

Dit project heeft ervoor gezorgd dat we het onderwijs de komende jaren nog beter kunnen ondersteunen, stelt Van Egmond: “Onze kerntaak, het leveren van softwarelicenties aan het voortgezet en middelbaar beroepsonderwijs, breiden we uit naar de rol van adviseur. Daar is meer tijd voor nu we de keten rondom het bestelproces hebben geoptimaliseerd. We kunnen scholen nu proactief adviseren over hun digitale ecosysteem, partners aanhaken en veel meer die spin in het web worden”.

Interessant genoeg was die nieuwe rol nog niet aan bod toen het project begon, merkt ze op: “Dat is pas tijdens het proces een speerpunt geworden”. En ook andere markten lonken: “We kijken naar België en omringende landen, waar we ook onderwijsinstellingen goed op weg kunnen helpen. En in de Nederlandse markt kunnen we meer doen in de publieke sector, zoals de zorg en lokale overheden bijvoorbeeld”. SLBdiensten is wendbaarder geworden, concludeert Van Egmond: “We kunnen een bredere invulling geven aan onze propositie: software en onderwijs, goed geregeld”.

Over de auteur: Gijs Edelbroek is Solutions Director bij Lab Digital.

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws binnen je vakgebied? Volg Emerce dan ook op social media: LinkedIn, Twitter en Facebook.