Duizend websites voor één bedrijf? Complexiteit heeft orde nodig

Hoeveel bedrijven hebben nou tientallen websites nodig, laat staan duizend? Wel, veel meer organisaties dan je op het eerste gezicht zou denken. De Gezinsbond, bijvoorbeeld – dat is de overkoepelende belangenvereniging voor gezinnen in Vlaanderen. Die wilde namelijk al zijn negenhonderd(!) regionale afdelingen van een eigen website voorzien, zonder daarbij de controle vanuit het hoofdkwartier te moeten afgeven. Waar schuilt het gevaar van zoveel websites?

Om meteen met de deur in huis te vallen: multisite-projecten zijn per definitie geen katjes om zonder handschoenen aan te pakken. Ze stellen organisaties steevast voor een heleboel uitdagingen die om visie en doortastend optreden vragen. En dat geldt zowel op technisch vlak  -denk maar aan technologiekeuze, schaalproblemen en integraties – als op uitvoerend gebied – coördineren van communicatie, visie en projectopvolging.

Te midden van al die verschillen in mogelijke aanpak en concrete opzet zijn er toch klassieke uitdagingen bij multisite-uitbouw die telkens terugkeren. Of je nu een ledenorganisatie met honderden afdelingswebsites wilt aansturen, zoals in dit geval, of microsites voor marketingcampagnes bij een multinational bestiert; de challenges hieronder komen heel vaak terug. Ik ga er even doorheen aan de hand van de Gezinsbond-case, één van de grootste multisite-projecten in België van de afgelopen jaren. Een ongezouten inkijk achter de schermen, die enkele herkenbare en ook minder voor de hand liggende uitdagingen blootlegt.

De bomen en het bos: legacy-uitdagingen

De uitdaging waar de projectverantwoordelijken bij Gezinsbond voor stonden, waren niet min. Vooral technisch was de zogeheten legacy groot. Even wat context ter illustratie.

Het hoofdkantoor van Gezinsbond staat in Brussel, van waaruit de algemene regie voor de organisatie verloopt en waar de nationale campagnerichtlijnen worden uitgezet. Daarnaast rekent de ledenvereniging op lokale satellietafdelingen voor elke stad, dorp of deelgemeente. En dat zijn er heel wat – 950 om precies te zijn. Elke afdeling wordt draaiende gehouden door lokale vrijwilligers. Die combinatie had in de loop der jaren geleid tot de volgende situatie:

• Eén nationale website, die na vier jaar end-of-life was,
• Enkele honderden regionale websites, opgemaakt in een waaier aan verschillende contentmanagementsystemen en volledig beheerd door lokale vrijwilligers,
• Een gebrek aan coördinatie of mogelijkheid tot contentpush vanuit het hoofdkantoor naar lokale afdelingen.

Die wirwar was uitgedraaid op grote verschillen in onderlinge zichtbaarheid en online aanwezigheid. Lokale afdelingen die toevallig konden rekenen op een technisch goed onderlegde webmaster, bleken veel zichtbaarder en dus ook actiever dan regio’s met een minder goed uitgebouwde website. Veel afdelingen zaten zelfs helemaal zonder online aanwezigheid en beschikten dus over geen enkele manier om zelf georganiseerde evenementen of nationale acties digitaal te ondersteunen.

Controle vs. lokale vrijheid

Het laatste item op het lijstje is een probleem dat niet alleen bij ledenverenigingen voorkomt, maar ook vaak bij bedrijven die in meerdere landen opereren. Enerzijds wil je als hoofdkantoor in pakweg België of Nederland vaak voldoende vrijheid kunnen bieden aan lokale entiteiten om zélf content te publiceren – denk maar aan regiogebonden marketinginitiatieven of evenementen. Daarbij wil je voldoende flexibiliteit voor technische verschillen, bijvoorbeeld een omgekeerde schrijfrichting of integraties met sociale media die bij ons minder gangbaar zijn. Anderzijds wil je als bedrijf ook strak de touwtjes in handen kunnen houden, bijvoorbeeld op vlak van huisstijl of voor het gelijktijdig internationaal publiceren van persberichten. Het is dus niet alleen een kwestie van de juiste rollen en rechten, maar ook een technisch vraagstuk.

Overkoepelende communicatielijnen

Eén van de grootste uitdagingen bij multisite-projecten is de organisatie en projectopvolging. Het is onbegonnen werk om honderden stakeholders uit verschillende ledenafdelingen rond de tafel te krijgen. Nuttige alternatieven zijn online bevragingen of rondetafelgesprekken met een representatieve steekgroep. Op die manier genereer je voldoende draagvlak – sommige lokale afdelingen hebben immers al wél een performante website die ze niet graag verliezen aan een centraal opgelegd CMS – én zorg je voor een implementatie van de juiste functionaliteiten in de juiste fase van de oplevering.

Na overleg met Gezinsbond werd beslist om de hoeveelheid vrijheid van lokale webmasters en afdelingsbeheerders zorgvuldig te regisseren. Om die visie tot uitvoering te brengen, was een sterk technisch framework nodig…

Onder de motorkap

Anno 2019 start haast geen enkel multisite-project uit het niets. Er moet rekening gehouden worden met bestaande databases, backoffice-producten, budgettering, enzovoort. Ook Gezinsbond beschikte over een erg specifieke architectuur, met een enorm uitgebreide bestaande ledendatabase.

We besloten om alle honderden ledenwebsites van Gezinsbond op ons open source, Drupalgebaseerde platform aan te sluiten. Op die manier kon Gezinsbond naar eigen vermogen schalen met nieuwe websites en heeft de organisatie zelf blijvend de sleutels in handen om nieuwe subsites op te starten. Dankzij het opensource-element hangt Gezinsbond daarbij niet vast aan een bepaalde technologieleverancier of een abonnementskost voor elke individuele ledensite. Dat vendor lock-in-syndroom wilde het management immers absoluut vermijden – des te meer gezien de omvang van het totale project. Het IT-team beschikt dankzij de implementatie van het multisite-platform over een aantoonbare ROI op enkele jaren tijd. Dat laatste is een hele krachttoer voor een organisatie die spaarzaam omgaat met bescheiden ledenbijdragen en die toch tegemoet wil komen aan de vraag van honderden afdelingen.

De vereenvoudigde blauwdruk hierboven legt de complexiteit bloot van de architectuur die achter de websites schuilgaat. De surfervaring die tegenover bezoekers relatief eenvoudig lijkt, wordt in wezen aangestuurd door verschillende componenten die allemaal met elkaar in verbinding staan en die beheerd worden door specifieke profielen.

Resultaat

Na een uitgebreid strategisch traject bouwden we een multisite-raamwerk uit voor de ledensites. Door de centrale aanpak konden we beantwoorden aan de multisite-vereisten voor grote organisaties:

• Elke subsite vrijheid geven voor lokale contentinvulling,
• Centrale beveiligingsupdates automatisch uitrollen op elke ledenwebsite,
• Algemene huisstijl- en contentupdates (bv. persberichten) meteen publiceren zonder tussenkomst van lokale afdelingen,
• Verdere professionalisering en éénmaking van het Gezinsbond-merk strak in handen houden.

Los van de specifieke use case van multisite bij specifieke organisaties, is de algemene teneur duidelijk: een gedetailleerd strategisch traject met alle stakeholders, de juiste integraties met bestaande systemen, en een future-proof architectuur die op termijn waarde oplevert. Daarbij kijk je best altijd verder dan louter de technische kant van de zaak. Wie lokale webmasters (voor ledenverenigingen) of regionale contentmanagers (bij internationale bedrijven met websites per land) voldoende betrekt en vrijheid geeft, zorgt voor een stuk ownership dat zichzelf terugverdient.