Studentenplatform Erasmus Recruitment. Vier lessons learned

Een organisatie met twee verschillende componenten integreren binnen één website, die bovendien moet voldoen aan zeer specifieke requirements. Dat waren de grootste uitdagingen bij de bouw van een nieuw platform voor Erasmus Recruitment (ER). Een overzicht van de gemaakte keuzes bij de ontwikkeling van het grootste studentenrecruitmentplatform van Nederland. 

Erasmus Recruitment (ER) is een initiatief van de Rotterdamse studentenverenigingen STAR en EFR. Het recruitmentplatform wil studenten een vliegende start op de arbeidsmarkt geven en gebruikt daarvoor twee componenten: een vacaturesite, waarop studenten en bedrijven met elkaar in contact komen, en een jaarlijks recruitmentevenement (de ER Days). Deze ER Days duren maar liefst zeventien dagen en worden door circa 2.500 studenten en organisaties bezocht. 

De bestaande website van ER was verouderd. Er was weinig synergie tussen de twee componenten (de vacaturekant en de evenementkant) en de koppeling met Salesforce, het CRM waar alle data van studenten in werd bewaard, functioneerde niet optimaal. De bouw van een nieuw platform voor ER werd uiteindelijk het grootste project voor Elephant tot nu toe. Daarom neem ik je graag mee in de belangrijkste takeaways van de afgelopen maanden.   

1: Eerst inventariseren en valideren, dan bouwen

Bij de start van dit project zijn we lang bezig geweest met inventariseren. Wat is de huidige situatie en wat is de gewenste situatie? Het ER-platform is een omgeving met meerdere type oplossingen en diensten voor zowel student als recruiter. Om te begrijpen hoe al deze processen werkten hebben we een service blueprint ontwikkeld. Hiermee werd inzichtelijk welke interacties er op welk moment moesten plaatsvinden en via welk kanaal.

Aan de hand van deze informatie kon het prototype worden ontworpen. We goten elke stap op het platform in een wireframe. De wireframes gaven ER een duidelijk beeld van de oplossing die we voor ogen hadden en stelden ons in staat om onze aannames te testen bij studenten en recruiters. Door eerst te valideren en daarna pas te bouwen, konden we onnodige ontwikkelkosten voorkomen.  

2: Laravel voor op maat gemaakte functionaliteiten

Bij Elephant werken we met verschillende open source platformen. In het geval van ER kozen we voor Laravel. Dit PHP framework fungeert als een skelet, waarbij je zelf als het ware bepaalt of het een dier of een mens wordt. Dat gaf ons volledige vrijheid over de inrichting van het platform. 

Door het gebruik van Laravel hebben we veel op maat gemaakte functionaliteiten kunnen integreren. Aan de vacaturekant zijn er voor recruiters verschillende accounttypen, met elk hun eigen mogelijkheden. Student en recruiter kunnen door de chatfunctie laagdrempelig met elkaar in gesprek gaan. Het volledige aanmeldproces rondom de Erasmus Recruitment Days is binnen het nieuwe platform gewaarborgd. Recruiters zien de (geanonimiseerde) cv’s van aangemelde studenten in een overview en geven met één muisklik aan of de student een bijeenkomst bij mag wonen. Daarmee is een proces wat voorheen in Excel werd bijgehouden nu binnen een paar minuten geregeld.

3: Elk jaar 17 cruciale dagen 

De ER Days zijn het jaarlijkse hoogtepunt van het ER. Essentieel dus dat het platform gedurende die zeventien dagen bereikbaar blijft. We wilden voorkomen dat tijdens het event zou blijken dat bepaalde dingen niet werkten of beter konden. Dat zou voor veel druk op de eigen support en organisatie hebben gezorgd. Daarom lag de focus voorafgaand aan het evenement nadrukkelijk op het testen en monitoren van de stabiliteit. Als back-up hebben we tijdens de ER Days onze capaciteit opgeschaald zodat er altijd een developer beschikbaar was. Ook in het weekend. 

4: Kennisborging

Het bestuur van ER, dat wordt gevormd door studenten, wisselt jaarlijks. Er komt dan een nieuwe club aan het roer te staan zonder kennis van het platform. Binnen ons eigen bureau speelt iets soortgelijks, zij het in andere vorm. We zijn een kleine organisatie. Als een van onze developers over een paar jaar vertrekt, gaat er kennis van dit project verloren. Samen met ER wilden we voorsorteren op dit mogelijke kennisverlies, onder meer door scherp te documenteren. ER heeft jaarlijks een week ingebouwd waarin het oude bestuur het nieuwe bestuur wegwijs maakt in alle processen. Alles wat we vanuit Elephant ontwikkelden hebben we in een online wiki (via Confluence) vastgelegd. Deze handleiding kan worden gebruikt door nieuwe besturen van ER, maar ook door developers die direct context krijgen bij wat ze bouwen. Zo mikken we op toekomstbestendige samenwerking.

Over de auteur: Jeroen Romeijnders, Commercieel Directeur & Strateeg bij Elephant