Referral recruitment: houd je medewerkers betrokken met gamification

Als het goed is, zijn je medewerkers de beste ambassadeurs van je bedrijf die je je kunt wensen. Zij leveren ook de meest geschikte kandidaten voor vacatures. Maar hoe zorg je ervoor dat ze hun belangrijke rol in recruitment blijven vervullen?

Dat referral recruitment zinvol is, zal niemand betwisten. Het is een relatief goedkope manier om hoogwaardige kandidaten voor vacatures te vinden. Doordat medewerkers in feite de preselectie doen, is het veel waarschijnlijker dat de kandidaten bij het bedrijf en de functie passen. En mensen die op aanbeveling zijn aangenomen, blijven langer werkzaam bij het bedrijf.

Uit ervaring kunnen we zeggen dat een goed referral programma aan de volgende vijf voorwaarden voldoet:

• Het referral recruitment proces is zoveel mogelijk geautomatiseerd;
• Vacatures worden automatisch gedeeld met medewerkers;
• Het programma is transparant – medewerkers worden op de hoogte gehouden of ‘hun’ kandidaat in aanmerking komt en hoever de candidate journey is gevorderd. Zorg er dus voor dat je programma geen black box is;
• Denk aan de AVG – referral kandidaten moeten expliciet toestemming geven voor het delen van CV’s en ook voor het opslaan van hun gegevens.

Belangstelling ebt weg

Als je deze vijf punten goed voor elkaar hebt, dan is de basis van je referral programma in orde. Dat wil niet zeggen dat de kandidaten vervolgens binnenstromen. Wat je vaak hoort is dat er een referral programma zo wordt opgezet, dat de medewerker een geldelijke beloning ontvangt wanneer de door hem of haar voorgedragen kandidaat wordt aangenomen. Dat loopt in de eerste paar weken of maanden goed, maar al snel raakt het programma in de vergetelheid. Het bedrijf is dan weer aangewezen op externe hulp om vacatures te vervullen, zoals headhunters en jobboards.

Dit gebeurde bijvoorbeeld bij Google, waar het referral programma aanvankelijk 50 procent van de kandidaten leverde. Dat percentage daalde na een paar maanden snel. Het verdubbelen van de beloning als een referral kandidaat wordt aangenomen, bleek niet te helpen.

Niet alleen belonen voor het vervullen van de vacature

Hoe komt dat? Stel, je bedrijf heeft honderd medewerkers en je hebt komend jaar tien nieuwe mensen nodig. Als de helft van de vacatures via referrals worden vervuld, dan ontvangen vijf medewerkers een beloning. De overige 95 hebben misschien wel actief meegezocht, maar krijgen niets. Dat werkt niet motiverend, waardoor een groot deel van het netwerk verloren gaat op de langere termijn.

Door gamification toe te passen, houd je alle actieve medewerkers betrokken bij het referral programma. Je beloont elke activiteit met een aantal punten, zoals voor een bepaald aantal views op LinkedIn. Van de verzamelde punten kan de medewerker een beloning ‘kopen’ in je rewardsshop. Denk bijvoorbeeld aan een VIP-arrangement bij een voetbalwedstrijd of kookles van een beroemde chef. Het gaat erom dat je iets aanbiedt wat mensen leuk vinden en zelf niet zo snel kunnen regelen.

Met de gamification-toepassing heeft HR inzicht in wie de actiefste ‘doorverwijzers’ zijn. Dit kan op individueel of teamniveau worden bepaald. Je kunt ook wedstrijden opzetten om mensen te stimuleren vaker mee te zoeken naar geschikte kandidaten. Bij een grote Duitse winkelketen mogen de drie actiefste talentenscouts van het jaar bijvoorbeeld een minuut gratis winkelen.

Punten voor de meest voorkomende activiteiten

Voor het opzetten van zo’n gamification tool worden de vijf of zes meest voorkomende activiteiten die bijdragen aan het vinden van kandidaten geïdentificeerd. Daar hang je zoals gezegd punten aan. Als je gebruikmaakt van een bestaande tool, kun je bovendien benchmarken met andere bedrijven of branches, zodat je een idee krijgt van hoe actief je medewerkers zijn. Dit kan ook een rode vlag zijn – als een bepaald bedrijfsonderdeel niet meedoet met het zoeken naar kandidaten, dan kan er organisatorisch iets aan de hand zijn.

Daarnaast geeft de tool je informatie over de meest gebruikte platforms. Misschien vinden je medewerkers wel kandidaten via Twitter, terwijl jij je recruitmentbudget inzet op LinkedIn. Dan kan het de moeite waard zijn om dit aan te passen.

Maar het belangrijkste resultaat is natuurlijk dat je talent weet aan te trekken. We zien dat bedrijven die al een referral programma hebben en hier gamification aan toevoegen, in een periode van anderhalf jaar twee tot drie keer zoveel kandidaten uit het referral programma halen. Lagere recruitmentkosten, uitstekende kandidaten en betrokken medewerkers – waar wacht je nog op?