Geven en nemen

Veel werknemers sturen privé e-mail of kijken op de site van de makelaar of er nog wat leuks wordt aangeboden. Weinig werkgevers hebben daar moeite mee, zolang het maar binnen redelijke grenzen blijft. Maar wat is redelijk?

Werkgevers en werknemers moeten het eens worden over een gedragscode. Dat is de beste methode om aan te geven waar de grenzen van de organisatie liggen en misbruik te voorkomen, aldus Emiel van Ommeren van het onder meer in it-recht en privacy gespecialiseerde advocatenkantoor De Gier & Stam. "Bedrijven hebben nog niet veel vastgelegd en daardoor loopt het in sommige gevallen uit de hand. Netwerken lopen vast vanwege het downloaden van materiaal, sommige werknemers spelen Quake op het web in werktijd. Daarom is het belangrijk vooraf duidelijke afspraken te maken. Maak een protocol en geef op die manier het grijze gebied kleur; je kunt de problemen beter vóór zijn", aldus Van Ommeren.

Het samen eens worden over wat geoorloofd is op de werkplek is dè methode om misbruik te voorkomen, meent Van Ommeren. 23 procent van de bedrijven in Nederland heeft een dergelijke gedragscode, 38 procent gaat misbruik tegen door de toegang tot internet te beperken, blijkt uit het fraude-onderzoek 1999 van kpmg. 15 procent van de werkgevers houdt het surfgedrag of e-mailverkeer van werknemers in de gaten. De fnv ontvangt regelmatig klachten van werknemers over het heimelijk volgen van hun surfgedrag door hun chefs. Deze controle is inderdaad maar zelden geoorloofd, want ook de werknemer heeft recht op privacy. Dat recht is onder andere vastgelegd in de nieuwe Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) die in 2001 van kracht wordt. Die wet verplicht bedrijven er toe een bewuster en breder privacybeleid te voeren. Daarnaast zijn bepalingen over privacy opgenomen in de Grondwet, het Europese verdrag voor de rechten van de mens èn in boek 7 artikel 611 van het Burgerlijk Wetboek, waar gesproken wordt over 'goed werkgeversschap'.

"Binnen grenzen moet de werkgever accepteren dat op het werk ook wel eens privé-zaken worden geregeld", geeft Van Ommeren aan. Manfred Albersen, directeur afdeling diensten van automatiseringsbedrijf cmg, erkent dat. Hij werkt aan een gedragscode voor cmg die begin volgend jaar in moet gaan. "Je belt op je werk wel eens privé, maar die gesprekken hou je kort. Dat geld ook voor internet. We doen met de gedragscode een appèl op de attitude van mensen. De werknemer moet zich realiseren dat de apparatuur en infrastructuur van zijn werkgever is, en zich automatisch afvragen of het wel verstandig is om met de makelaar te communiceren via dit kanaal. Dan heb je het nog niet eens over het bezoeken van pornosites of het in de gaten houden van de beurskoersen."

Voorbeeldprotocol

De code waar cmg aan werkt, in nauw overleg met hun advocaten en de belangenorganisatie fenit (Federatie Nederlandse it), moet passen in de Nederlandse en Europese wetgeving en in de Nederlandse bedrijfscultuur. Werknemers moeten er achter kunnen staan. Controlemogelijkheden zijn immers beperkt, en "moet je eigenlijk niet willen", vindt Albersen. "De controle moet gerechtvaardigd zijn", beaamt Van Ommeren. "De werkgever moet hier heel zorgvuldig mee omgaan, en er een zwaarwegend belang bij hebben. Bovendien moet eventuele monitoring bekend gemaakt worden aan de werknemers, en moet het doel en de procedure van de controle transparant zijn. Stiekem controleren mag vrijwel nooit. En naarmate e-mail meer persoonlijk is moet de werkgever voorzichtiger zijn met openen", aldus Van Ommeren. "Het is geen zwart-wit gebied, en daarom is het zeer raadzaam een protocol op te stellen, ook in het belang van de werknemer. De fnv heeft een voorbeeldprotocol opgesteld, dat naar mijn smaak iets overhelt naar het belang van de werknemers, maar het is een goed basisdocument."