Mag het wat minder?

Voor mijn werk zit ik vrij regelmatig in vergaderingen, meetings, brainstormsessies of hoe je ze ook maar noemen wilt. Momenten waarop gesprekken worden gevoerd. Eens in de zoveel tijd kan dit me verbazen, onze vergadercultuur. Of "chatbehoefte", want we kletsen wat af. We zitten in een werkoverleg, voeren indivuele besprekingen over de voortgang van de activiteiten, we bespreken de notulen van de vorige meeting, en bespreken de agenda om vooral zeker te stellen dat iedereen weet waar we over gaan praten, en het eens is met de onderwerpen van die agenda. Kennismakingsgesprekken, oriënterende meetings, presentaties, technische meetings, productpositioneringssessies, you name it, we have it, als er maar gepraat kan worden.

Peggy Kruin is Alliance Manager van Software AG Nederland B.V. Ze zegt een groot voorstander te zijn van communiceren, maar vindt wel dat er in de business te veel wordt gepraat, wat tijd in beslag neemt die ze liever op een meer zinvolle wijze besteed.

En we nemen er blijkbaar tijd voor, want we vergaderen ons suf, urenlang. We organiseren meetings, lunchmeetings, ontbijtsessies, eindedagmeetings die uitlopen in een diner… ga zo maar door. Ik vraag me af of het niet wat effectiever kan, al dat gepraat. En ik vraag me vooral af waarom het zo vaak zo lang moet duren.

Voor mij is een effectief gesprek een gesprek dat aan mijn verwachtingen voldoet. Of anders gezegd, een gesprek waarin ik gestelde doelen bereik. Dat kan volgens mij best snel gaan. Een gesprek wordt er niet beter omdat we er drie uur de tijd voor hebben genomen. Ik ben geneigd over een gesprek van drie uur te zeggen dat a) je gesprekspartner niets beters te doen heeft, b) je gesprekspartner geen idee had waar het gesprek over ging, dus je was de halve tijd bezig met uitleg geven, c) je wat goed te maken hebt.

Hoe vaak heb je nou niet in een meeting gezeten waarin het gesprek in een spiraal beland lijkt te zijn en maar niet wil eindigen? Of dat je een meeting ingaat, en eigenlijk binnen de kortste keren weet dat het echt niet iets voor je is, maar je het "politiek incorrect" vindt om binnen vijf minuten het gesprek te be�indigen. En dat begrijp ik namelijk niet helemaal. Hebben we nou met z'n allen echt niet wat beters te doen dan vergaderen? Of iets leukers? Wat is dat toch? Hoe langer je in vergadering gezeten hebt, hoe fascinerender je verhaal dus moet zijn? Veel afspraken bij een en dezelfde organisatie als graadmeter van je succes? Of een teken van een goed netwerk als je veel afspraken hebt bij verschillende partijen? Wat is er toch gebeurd met kijken naar het resultaat van een meeting? Ben ik nou gek, of is dat nou waar het uiteindelijk om gaat?

Moeten we niet gewoon doelen stellen voor de gesprekken die we voeren? En meer kwalificaties aanbrengen bij de te bezoeken partijen? Volgens mij scheelt dat al enorm. Je probeert in ieder geval zo min mogelijk tijd van elkaar te verspillen. Misschien ben ik wat te direct, maar ik probeer te streven naar kortere gesprekken. Begrijp me niet verkeerd, ik ben groot voorstander van communiceren, maar ik hou het graag wat directer. Want ik wil op een dag graag meer doen dan meetings aflopen. Kort gezegd: zeg waar het op staat, zeg wat je wilt/nodig hebt, en dan kunnen we kijken of we er iets mee kunnen doen. Kan het, doen. Kan het niet: jammer, wellicht een andere keer. Even goede vrienden, en een prettige dag verder. En op naar de volgende.