Vensters op de zakenwereld

Een presentatielaag bovenop alle data, processen en application van een bedrijf is te vinden in een enterprise portal. " Eén venster op je hele business", noemt SAP Portals het. Het klinkt eigenlijk te mooi om waar te zijn.

Het lijkt een ideale oplossing: één toegang tot alle applicaties, data en bedrijfsprocessen. Een portaal dat toegankelijk is via elk kanaal dat je maar kunt bedenken. Niet alleen werknemers hebben hierdoor met één keer inloggen toegang tot alle relevante gegevens, maar ook klanten en leveranciers kunnen in de systemen kijken. Klanten kunnen zelf hun rekeningen controleren en leveranciers kunnen in het ERP-systeem zien wanneer een voorraad opraakt. Dan gaat het niet alleen om de nieuwste e-business applicaties, ook legacy-systemen worden hierin gehangen. De naam van dit wondermiddel: enterprise portal (EP).

Je zou denken dat elk zichzelf respecterend bedrijf inmiddels wel zo'n portal heeft. Maar dat valt tegen. Want een enterprise portal lijkt mooi, maar het is tijdrovend en kostbaar om te implementeren. Niet zelden komt er applicatie-integratie bij kijken en dat is een geheel eigen tak van sport. Bovendien is de markt op zijn zachtst gezegd onoverzichtelijk: er zijn vele aanbieders van enterprise portals en niet één biedt hetzelfde aan. Dat komt omdat de technologie niet op zichzelf staat. Het is een verzameling van al langer bestaande onderdelen (zoals krachtige zoekmachines), die in één pakket worden aangeboden.

Een instantie die helderheid kan brengen in dit duistere landschap is onderzoeksbureau Gartner. Nikos Drakos, research director bij de Britse vestiging: "Het begrip enterprise portal loopt gevaar erg onduidelijk te worden. Wij vinden dat een enterprise portal toegang en interactie moet bieden tot relevante informatie, applicaties en bedrijfsprocessen. Voor een geselecteerd publiek en op een gepersonaliseerde manier." Sinds de opkomst van deze portalen, in 1998, hebben ze een snelle ontwikkeling doorgemaakt. De eerste generatie enterprise portals bood een gepersonaliseerde toegang en zoekmogelijkheden tot informatie in sommige applicaties. De tweede generatie voegde daar een sterke vorm van applicatie-integratie aan toe, hulpmiddelen tot samenwerking en een betere beheersbaarheid. De derde generatie, anno nu, biedt volgens Drakos unificatie: "Medewerkers, klanten en leveranciers kunnen via de portal alle informatie via diverse kanalen benaderen."

Browsertechnologie

Deze informatie moet dan wel op een op de gebruiker toegesneden manier worden gepresenteerd en autorisatie voor wie wat kan benaderen moet goed geregeld kunnen worden. "Anders kan je een telefoonlijn naar een helpdesk ook een enterprise portal noemen." Een enterprise portal maakt gebruik van browsertechnologie, zodat deze via diverse apparaten bereikbaar is. De meeste enterprise portal-producten zijn in Java geschreven en kunnen overweg met onder meer XML. Er bestaan zowel verticale als horizontale varianten, maar Drakos praat vooral over de horizontale. "Verticale portals bieden toegang tot een beperkt aantal applicaties. Tot een ERP-systeem bijvoorbeeld. Horizontale verbinden alle applicaties in een bedrijf met elkaar, ongeacht van welke leverancier ze zijn."

In de markt voor enterprise portals zijn nogal wat spelers actief, waarbij sommigen (Siebel, Peoplesoft) verticale portals aanbieden voor hun eigen systemen. Wat horizontale portals betreft werd de markt in het begin gedomineerd door bedrijven die zich puur op het aanbieden van deze techniek toelegden (Plumtree, Epicentric). Later traden ook de grote leveranciers toe. Hun kernactiviteiten zijn bepalend voor de manier waarop zij enterprise portals zien. Sybase is één van die grote leveranciers. René Ouwehand, technical account manager, legt uit dat hun nieuwste versie voldoet aan de eisen van een derde generatie-portal. "CeBS werd dit voorjaar gelanceerd en is een portal speciaal gebouwd voor telco's. Telco's werken veel samen met derde partijen en in CeBS worden al deze applicaties aan elkaar gekoppeld. Zo kunnen klanten via deze portal hun rekeningen inzien." Sybase is een databaseleverancier en dat is terug te zien in de Sybase Enterprise Portal. Het wordt geleverd met een datawarehouse. Ouwehand: "De derde generatie portals bevat volgens ons business intelligence. In onze portal zit een datawarehouse, waar de datastromen doorheen gaan en worden geanalyseerd voor ze in de portal worden gepresenteerd. Je zou dit ook in de bestaande databases kunnen doen, maar voor complexe vragen zijn die niet gemaakt. Je zou ze daarmee onnodig langzaam maken."

Integratie

Sybase zet met zijn enterprise portal zwaar in op applicatie-integratie: wil je de applicaties en data goed in de portal kunnen hangen, dan moet je applicaties integreren. Oók de legacy-systemen binnen een bedrijf. En dat kan, zegt Ouwehand. "Sybase benadert de gedachte van de portal van de onderkant: vanuit de database. We spreken eigenlijk ook liever niet over een portal, maar over platforms. Onze enterprise portal-architectuur bestaat uit twee platforms: de integratielaag en de presentatielaag. Onderin dit model staan de bedrijfssystemen: ERP, databases, legacy. Daarbovenop komt de integratielaag: met behulp van integrators en adaptors worden gegevens tussen deze systemen uitgewisseld. In deze laag hangt ook een applicatieserver met daarin onder meer een security module, een zoekmachine, processflow of workflow voor stroomlijning van de processen en een webserver voor toegang tot het web. Dáárop komt de presentatielaag, dus dat wat je als gebruiker ziet. Deze presentatielaag is redelijk 'out of the box' leverbaar, door partijen als Viador. Maar wij leveren deze desgewenst ook." Het implementeren van de presentatielaag is niet moeilijk, zegt Ouwehand. "Tachtig procent van de inspanning en kosten gaat zitten in de integratie van de systemen aan de onderkant. Dat is onze kernactiviteit: wij kunnen, al dan niet met partners, alle applicaties integreren."

Fases

Sybase heeft in Nederland nog geen klanten voor zijn EP-producten. "Implementatie hiervan is een hele klus. Bovendien weten bedrijven vaak niet waar te beginnen", zegt Ouwehand. Zijn advies: pak het in fases aan. "Begin met de integratie voor één afdeling. Als dat goed verloopt, dan kun je het uitbreiden naar andere." Het is precies wat Gartner-directeur Nikos Drakos zegt: bij de invoering van een enterprise portal is een iteratieve aanpak de beste. "Begin met een pilot, waarin je de portal bouwt. Dat kan heel snel, binnen zes maanden, want er zijn veel off-the-shelf integratiecomponenten voor bepaalde systemen. Zo kan je gebruikers en beslissers snel resultaten laten zien. Heb je voldoende steun om het project te vervolgen, dan kan je beginnen aan de lastigste tien procent: de integratie van systemen waar maatwerk voor nodig is. Het duurt gemiddeld zo'n twee jaar voordat dit af is."

Sybase legt de nadruk op applicatie-integratie, maar is dit nu echt nodig voor een goed werkende enterprise portal? Drakos: "Het hangt er helemaal vanaf wat je met de portal wil. Wil je een beperkt aantal systemen toegankelijk maken voor een paar afdelingen of voor een breed publiek? Wil je alleen data uit applicaties laten zien, of de data echt geïntegreerd aanbieden? Voor dat laatste heb je applicatie-integratie nodig. Maar een enterprise portal kan ook alleen het eerste bieden. Dat is helemaal afhankelijk van de leverancier. Je kunt er zelfs voor kiezen applicatie-integratie door de ene partij te laten doen en de portal van een andere te kopen."

Er bestaat diverse, kant-en-klare software om bepaalde applicaties te ontsluiten, zodat data toegankelijk wordt en in de portal aangepaste data op de juiste manier wordt teruggeschreven. Ze worden aangeboden onder namen als I-views en portlets. Het Canadese Hummingbird, een andere aanbieder van enterprise portals (die oorspronkelijk middleware-leverancier was), noemt ze e-clipses. Het is een open technologie en Hummingbird nodigt iedereen uit om zelf e-clips te bouwen voor applicaties. Sybase bouwt op zijn beurt integratie-software voor onder meer de Siebelsystemen en heeft IBM weer als afnemer van deze technologie. De markt is niet bepaald gesloten: diverse aanbieders gebruiken elkaars technologie.

Uitvoeringsvermogen

Het is dringen in de enterprise portalmarkt en Gartner verwacht dan ook dat nogal wat bedrijven dit jaar niet zullen overleven. Vooral de leveranciers die zich alleen toeleggen op enterprise portals hebben het zwaar. Nikos Drakos: "Hun levenscyclus is gemiddeld minder dan vijf jaar. Ze gaan failliet of worden gekocht door grote spelers, zoals met TopTier is gebeurd." Ook van de tussengroep van middelgrote aanbieders, zoals Hummingbird, zal een aantal zich van de markt terugtrekken, verwacht Drakos. Beste kans maken bedrijven die een heldere visie op enterprise portals (TopTier) combineren met een groot marktaandeel op belendende terreinen (SAP en Sybase). Alhoewel Gartner daar bij aantekent dat het risico op budget- en tijdoverschrijding bij deze grote aanbieders groter is dan bij de kleine, die vaak een pasklare enterprise portal aanbieden. Dat er nog weinig klanten zijn die deze technologie gebruiken, bestrijdt Drakos. "Je moet de vraag anders stellen. Want veel bedrijven gebruiken al langer EP-technologie, zoals zoekmachines, single sign on en middleware. Daar is nu een presentatielaag op gebouwd, die het hele pakket de naam enterprise portal geeft. Maar de onderdelen daarvan worden al veel langer gebruikt."