Nieuws -27 december 2004 - 00:00

Websitemanagement

De Nederlandse overheid maakt gebruik van 123 verschillende web-content management systemen. De site van Hartman-communicatie vermeldt 85 aanbieders van dergelijke systemen. Met zoveel aanbieders ligt consolidatie binnen deze markt op de loer. En hoe bepaal je de keuze?

Web content managementsystemen (wms) worden in eigen land steeds meer toegepast in het bedrijfsleven en bij de centrale overheid. Sinds kort zijn er ook veel implementaties te zien bij de lokale overheid. Dat alle gemeenten online zijn gegaan en online diensten zijn gaan aanbieden, heeft het aantal implementaties in dit segment behoorlijk opgeschroefd. De opmerking die daarbij gemaakt moet worden is dat er hier sprake is van een vervangingsmarkt. Men wil af van het oude –vaak opgeleukte- redactietool en wenst zich een beter, meer professioneel content management systeem.

Al met al groeit de markt nog steeds, hoewel wms bij het midden- en kleinbedrijf vaak nog niet op de agenda staat. Men beschouwt de oplossing als te duur en vindt content management ook een thema dat ver van het bed staat. Gevolg is dat veel mkb-bedrijven hun website niet of slechts beperkt bijhouden. Volgens het onderzoeksbureau Jupiter Research wordt 61 procent van de websites met de hand bijgehouden. En dat is te zien. Er zijn in het mkb-segment veel statische en verouderde sites te vinden.
De houding van de mkb-bedrijven is te begrijpen. Een gemiddelde wms-implementatie kan aardig in de papieren lopen. Tot de kosten behoren in elk geval:

 

• Licentiekosten, van tussen de 0 en 500 duizend euro
• Onderhoudskosten van 8 tot 20 procent van de licentieprijs

De totale investering ligt gemiddeld tussen de 25 en 150 duizend euro. Verder geldt bij de aanschaf van een content managementsysteem ook (vergelijkbaar met andere ict-investeringen), dat de aanschaf slechts 20 procent van de totale kosten uitmaakt. Eenmaal in de lucht wordt duidelijk waar de overige 80 procent aan kosten op de balans verschijnen. En hierbij mag ook nog worden vermeld dat ongeveer 70 procent van alle projecten in de ict mislukt.

Verwarring
Wat betreft de markt moet hier worden opgemerkt dat er soms sprake is van een Babylonische spraakverwarring. Webcontent management systemen worden nogal eens op een hoop gegooid met Enterprise Content Management systemen (ECM). Dit terwijl een ECM toch echt iets anders is. Wat zijn de verschillen?

Enterprise Content Management richt zich op het beheer van alle ongestructureerde informatie binnen een organisatie. WMC strekt zich alleen uit tot HTML-pagina’s. WCM zorgt er alleen voor dat content automatisch in de juiste vormgeving en op de juiste locatie in een vooraf bepaalde structuur in een website wordt gepubliceerd. Een WCM creëert, verzamelt, beheert en publiceert. WCM biedt pagina’s aan, terwijl een ECM informatie tot op het kleinste niveau kan opdelen. Daarmee is Webcontent Management een onderdeel van Enterprise Content Management.

De trend is dat steeds meer bedrijven overstappen naar een intranet, daar aan document management gaan doen en vervolgens besluiten om Enterprise Content Management te implementeren. Ovum ging twee jaar geleden uit van de volgende ontwikkelingen rond ECM, WCM en Document Management:

• ECM groeit van 1,23 miljard euro in 2002 naar 1,57 miljard euro in 2006
• WCM neemt in omzet toe van 359 miljoen dollar in 2002 naar 441 miljoen dollar in 2006 
• Document Management groeit van 864 miljoen dollar in 2002 naar 1,13 miljard dollar in 2006

Tot de spraakverwarring draagt verder bij dat er ook document management systemen zijn die in staat zijn om hele documenten op een website te vervangen. En nog verwarrender wordt het als ECM in een adem wordt genoemd met ERP en CRM. Bedrijven neigen er namelijk momenteel naar om alle bedrijfsprocessen zoals die worden afgedekt door WCM, ECM, ERP en CRM met elkaar te laten samenwerken waardoor het onderscheid tussen de afzonderlijke processen vervaagt.

De trend tot samenvoegen is er omdat er pas efficiënt in een organisatie kan worden gewerkt, zo is althans de heersende mening onder consultants, als alle bedrijfsprocessen met elkaar kunnen samenwerken. Om van dit alles sprake te laten zijn, om al die afzonderlijke processen goed op elkaar te laten aansluiten, is Business Proces Management een absolute noodzaak. Aanbieders van vooral ECM systemen springen hierop in door hun applicaties uit te breiden richting BPM. Een bedrijf als Filenet is een voorbeeld van een leverancier die zijn ECM-suite heeft uitgebreid met een BPM-applicatie.

Enterprise Content Management is overigens en marktgebied waar vooral aanbieders van de grotere CMS zich op hebben begeven. In deze markt is inmiddels een ware consolidatieslag aan de gang. Aanbieders hebben het moeilijk omdat veel bedrijven niet kiezen voor ECM maar voor een kleiner WCM. De aanbieders moeten dus op zoek naar nieuwe marktsegmenten en zoeken elkaar op. Zo is Divine opgeslokt door Fatwire, heeft Interwove de bedrijven MediaBin en iManage verworven, is Inktomi naar Vertity gegaan, is Gauss overgenomen door Opentext en vallen Truearc, eRoom en Documenten nu onder de vlag van dataoplsagbedrijf EMC.

Het gevolg van dit alles dat de technologie van al deze bedrijven in elkaar wordt geschoven en wordt gepresenteerd als zijnde een ECM-systeem. De werkelijkheid is evenwel dat de systemen die zijn opgebouwd uit oplossingen van overgenomen bedrijven vaak niet homogeen zijn en niet noodzakelijkerwijs goed op elkaar aansluiten.
Terug naar Webcontent Management Systemen. Ze zijn er omdat een website niet statisch is. Een site gedraagt zich als een levend organisme en het bijhouden ervan vraagt een enorme inspanning. Als er drie mensen zijn die vijf keer per maand iets voor de website produceren, dan betekent dit 180 updates per jaar. Vijf schrijvers die tien keer per maand een stuk schrijven, houdt 600 updates per jaar in. Heeft een bedrijf 100 schrijvers die 3 keer per week iets aanleveren, dan moet de site 14.400 keer per jaar worden aangepast.

Bij een dergelijk volume wil een bedrijf maar wat graag dit proces automatiseren, zeker in een tijd waarin er steeds meer ongestructureerde informatie komt. Berekend is dat er een jaarlijkse groei aan dergelijke informatie (spraak, video, emailberichten, streamers e.d) is van 200 procent. Overigens is het bijhouden van een website geen doel op zich. Het grote voordeel van WMS is dat het medewerkers en bezoekers helpt om informatie makkelijker te vinden. Onderzoek heeft uitgewezen dat werknemers 30 tot 40 procent van hun tijd vruchteloos naar informatie zoeken.

Welke keuze?
Omdat het aantal WMS-en zo groot is, mag de vraag worden gesteld voor welk systeem een bedrijf moet kiezen. In zijn algemeenheid kan worden gezegd dat een goed WMS in staat moet zijn om alle soorten digitale informatie te beheren. Overigens zijn er WMS-systemen die speciaal voor bepaalde marktsegmenten zijn bedoeld en ontwikkeld. Zo is er voor het onderwijs een Learning Content Management Systeem (LCMS), voor het beheren van technische documentatie is er TechDoc en speciaal voor uitgeverijen die onder meer veel aan on-demand printing doen is Digital Asset Management beschikbaar.

In een groot onderzoek van Forrester komt naar voren dat bedrijven die zich een algemeen WMS wensen in de regel kiezen voor de oplossingen van Lotus Domino, Oracle Internet File System, Document 4i, Broadvision, one-to-one content, Microsoft Content Management Server, Ration Suite Content Studio, Interwoven Teamsite, Microsoft SharePoint Server of Vignette V5/V6. Dit betekent echter geenszins dat de producten van aanbieders zoals genoemd in het lijstje van WMS-leveranciers die aan de overheid leveren niet zouden voldoen. Op het lijstje komen veel andere namen voor, zoals Prosite, Carerix, Zope/CMF, iStream, cBase, Octopussy, Livelink, CMS WebWork, iBolt Portal, Open/MS. Op de website van Hartman-communicatie komen weer veel andere namen voor als Mediasurface en Tridion, tot WMS-leveranciers die hun producten gratis aanbieden.

Nederlandse bedrijven kunnen rond de 100 leveranciers op hun shortlist zetten. Maar wie levert de beste WMS? Die vraag is helaas niet te beantwoorden. Er is geen WMS die het beste is voor een bepaald type organisatie. Maar: de organisatie die goed in staat is om zijn wensen en eisen te definiëren zal wel het beste in staat zijn om uit de vele aanbieders de juiste selectie te maken.

De vraag wat gebruikers van WMS systemen verwachten is wel goed te beantwoorden: bruikbaarheid, toegankelijkheid (multi-browser en multi-channel), schaalbaarheid, interoperabiliteit. Ook open standaarden worden gewaardeerd en in toenemende mate ‘open source’- producten als Canos, Dublin Care of Oasis.
Een belangrijke ontwikkeling is dat gevestigde leveranciers als SAP, Oracle, Microsoft en IBM content management oplossingen hebben geïntroduceerd, waarmee websites vanuit de back-office die draait op ict-systemen van genoemde leveranciers, zijn te updaten. Deze bedrijven zullen als ECM echt gaat aanslaan, ook in dit segment belangrijke spelers worden.

Barometer:

• Groeiende markt bij de overheid
• Nog weinig interesse bij MKB voor web content management
• Groeiende samensmelting meerdere content managementsystemen
• Sterkste groei in ECM (enterprise contentmanagementsystemen)
• Partijen als SAP, Oracle, Microsoft en IBM hebben hun oog op de cms-markt laten vallen

Top 10 Websitemanagement

 

	Top 10	Kennis	Prijs	Product	Service
1	Nedstat	Nedstat	Nedstat		Nedstat
2	Data Distilleries/SPSS	Data Distilleries/SPSS	e-Office	Nedstat	Data Distilleries/SPSS
3	e-Office	MetrixLab	Data Distilleries/SPSS	e-Office	e-Office
4	Design IT	DesignIT	DesignIT	Design IT	Design IT
5	MetrixLab	e-Office	Q-go	MetrixLab	MetrixLab
6	Q-go	Q-go	MetrixLab	Q-go	Q-go
7	GX	GX	GX	GX	GX
8	Aduna	Aduna	Momac	Kobala (WiseGuys)	Moniforce
9	Fredhopper	Moniforce	Gamepoint	Aduna	Howards Home
10	Moniforce	Momac	Aduna	Moniforce	Momac

Bij de rangschikking is uitgegaan van minimaal 50 beoordelingen (n=50). De bovenste vier bedrijven voldoen aan die eis. De overige bedrijven hebben een lagere respons, waarbij de onderste vier een respons hadden van minder dan 30. Meer uitleg over de onderzoeksmethodiek is hier te vinden.