[Workshop] CMS in twaalf stappen

Wie toe is aan een nieuw contentmanagementsysteem zal een aantal vragen moeten beantwoorden. Die vragen hebben we in deze workshop onder elkaar gezet, en geven we ook veel antwoorden.

1. De basis
Volgens de Gids Content Management Systemen
2009 is de werking van een CMS voor te stellen als een lifecycle. Hierin zijn vier fasen te onderscheiden: creatie van content, het management ervan (aanpassen en verwijderen), de presentatie aan de gebruiker en, eventueel, de distributie naar andere media dan online (e-mail, print, mobiele telefoons etc.).
2. Voordelen CMS
Geen kennis van HTML, programmeren of vormgeven nodig om te publiceren. Gegevens kunnen eenvoudig worden aangepast zonder dat de vormgeving verandert. Content zoeken, hergebruiken of klaarzetten voor publicatie is een peulenschil.
3. Nadelen CMS
Als een nieuwe webpagina niet in de standaard-layout past is een nieuw sjabloon (= extra kosten) nodig. Ook moet u er rekening mee houden dat databasegestuurde, dynamische pagina’s meer van uw server vragen. Ook een ondoordachte CMS-keuze kost (veel) geld zonder dat u daar de vruchten van plukt.
4. Projectgroep
Stel een projectgroep samen. Afhankelijk van het doel van uw site zitten daar mensen van marketing, ICT en de directie in. Het is verstandig om ook verkopers en redacteuren te betrekken, zij moeten immers veelal met het CMS gaan werken. 
5. De extra’s
Wat is het doel van uw website? Is uw website zuiver informatief of wilt u juist interactie? Of is uw website vooral bedoeld om processen als reserveringen te ondersteunen en kosten te besparen? De antwoorden op deze vragen bepalen of u naast een ‘standaard’ CMS extra modules nodig hebt.
6. Pakket van eisen
Stel met de projectgroep het pakket van eisen op. Is er meer nodig dan de basisfuncties (creëren, beheren, presenteren en distribueren)? Denk hierbij aan nieuwsbriefmodules, formulierengenerator, RSS-feeds, webshopfunctionaliteit. Juist deze uitbreidingen kunnen wat prijs betreft flink verschillen tussen de diverse CMS-leveranciers.
7. Kostensoorten
Naast basisfuncties en extra modules let u bij de selectie van een CMS ook op de financiën. Daarom is het goed te weten welke kostensoorten onderscheiden worden. In essentie zijn dit er vier: licentiekosten, hardwarekosten, implementatiekosten en opleidingskosten (voor gebruikers van het CMS). Bovendien kunnen daar nog kosten bijkomen voor hosting en support. 
8. WordPress en CMS
WordPress is als publicatietool één van de populairste systemen van dit moment. Niet alleen onder bloggers: The New York Times en CNN gebruiken deze open source-software eveneens. Wordpress is gratis en uitstekend als CMS in te zetten, ook voor ‘gewone’ en e-commerce sites. Door een actieve community worden telkens nieuwe plugins ontwikkeld en vragen snel beantwoord. Hier vind je een praktische introductie tot WordPress CMS.
9. CMS en zoekmachines
De Gids Content Management Systemen 2009 noemt nog twee belangrijke aandachtspunten: SEO en usability. Let erop dat CMS-templates zo zijn ingericht dat elke pagina een unieke title-tag, metadata en footer krijgt. Dit zit nog niet standaard in alle CMS-pakketten dus oplettendheid is geboden. Ook een URL rewriting-module is essentieel: deze techniek maakt van een onleesbare URL een beschrijvende URL. Fijn voor mens en (zoek)machine. Een uitgebreide checklist vindt u hier (Engelstalig).
10. CMS en usability
Gebruiksvriendelijk is een CMS dat voldoet aan drie criteria: effectief, efficiënt en niet frustrerend. De Gids heeft voor elk criterium een checklist opgesteld, de belangrijkste zijn: zonder opleiding het CMS kunnen gebruiken, opties die niet relevant zijn, zijn onzichtbaar voor de gebruiker, functies en functienamen zijn overal hetzelfde, functies die niet gebruikt kunnen worden zijn grijs of onzichtbaar. Voor een volledige checklist kijkt u op de site van Kitsite (Engelstalig).
11. De longlist
Bepaal welke eisen aan mogelijke leveranciers gesteld worden (bedrijfsomvang, referenties, anciënniteit, ervaring in de branche). Bepaal de prioriteit van wensen en eisen wat CMS betreft, gebruik daarvoor Moscow (must, should, could, would). Vraag nu een aantal leveranciers (gevonden via Google of referenties) hoe ze scoren op deze eisen en prioriteiten. 
12. De shortlist 
Aan de hand van de scores op de longlist kan nu een shortlist worden samengesteld. Daarop staan bij voorkeur niet meer dan vier namen volgens de Gids. Deze vier leveranciers ontvangen vervolgens een RFQ (Request for Quotion,(Request for Quotion, offerteaanvraag).

(Voor dit artikel is gesproken met: Emile Peters (Max.nl)en Kjeld Kahn (Kapaza!))