Adobe introduceert Document Cloud

Adobe (Nasdaq:ADBE) heeft Adobe Document Cloud aangekondigd. Met de nieuwste toevoeging aan het cloud-portfolio van Adobe, kunnen belangrijke documenten op een innovatieve manier beheerd worden vanuit huis, op kantoor en op verschillende devices. Adobe Document Cloud pakt de verspilling en inefficiëntie aan die nog met veel documentprocessen gepaard gaan. Adobe verandert de manier waarop individuen en bedrijven werken, of dit nu om het invullen van zorgverzekeringsformulieren gaat of om complexe zakelijke workflows. Adobe, de uitvinder van de documentstandaard PDF, bouwt met Document Cloud voort op het succes van haar Creative en Marketing Clouds. Ten grondslag aan Document Cloud ligt het geheel nieuwe Adobe Acrobat DC. Onderdeel van deze geïntegreerde oplossing is gratis e-signing, waardoor e-handtekeningen voor het grote publiek beschikbaar worden.

Adobe Document Cloud bestaat uit een aantal geïntegreerde oplossingen waarbij van een consistent online profiel en een persoonlijke document hub gebruik gemaakt wordt. Gebruikers krijgen de mogelijkheid om documenten te creëren, reviewen, goedkeuren, ondertekenen en traceren, zowel vanaf de desktop als vanaf een mobiel device. Acrobat DC, met een op touch-gebaseerde gebruikersinterface, zal in de vorm van een lidmaatschap en een eenmalige licentie beschikbaar zijn.

“Individuen en bedrijven hebben teveel te maken met langzame, verspillende en gefragmenteerde document-gedreven processen.  De meeste vormen van content, zoals boeken, films en muziek, zijn op succesvolle wijze overgegaan naar digitaal. Documenten en de daarbij behorende processen zijn dat tot op heden nog niet en dat moet nodig veranderen”, zegt Bryan Lamkin, senior vice president of Technology en Corporate Development bij Adobe. “Adobe Document Cloud zal de wijze waarop mensen met cruciale documenten werken sterk veranderen en vereenvoudigen.”

Een onderzoek, genaamd Paper Jam: Why Documents are Dragging us Down, toont aan in hoeverre verouderde bedrijfsprocessen en achterhaalde werkwijzen de productiviteit, efficiëntie en medewerkerstevredenheid negatief beïnvloeden. De onderzoeksresultaten laten zien dat 83% van de medewerkers vindt dat hun succes en productiviteit wordt afgeremd door achterhaalde manieren van werken met documenten. 61% gaf zelfs aan bereid te zijn van baan te veranderen als het minder document-gedreven en administratief werk zou betekenen. Bedrijven kunnen het zich niet langer veroorloven om dit probleem te negeren. Lees het Paper Jam persbericht hier.

Adobe Document Cloud bevat:

Nieuwe Acrobat DC
Het geheel nieuwe Acrobat DC beschikt over een intuïtieve en op touch-gebaseerde gebruikersinterface. De nieuwe functionaliteit is overal beschikbaar, waardoor op iedere locatie gewerkt kan worden. Het nieuwe Tool Center biedt eenvoudig en snel toegang tot de meest gebruikte tools. Daarnaast maakt Acrobat DC gebruik van Photoshop imaging-technologie, zodat een papieren document omgezet kan worden naar een digitaal en bewerkbaar bestand dat verstuurd kan worden voor een handtekening. Lees hier meer over Acrobat DC.

E-signing overal en voor iedereen
E-sign-diensten (voorheen Adobe EchoSign) zijn beschikbaar bij ieder lidmaatschap op Acrobat DC, wat onderdeel is van zowel Document Cloud als Adobe Creative Cloud. Vanaf nu is het mogelijk om een document elektronisch vanaf ieder device te versturen en ondertekenen. De nieuwe Fill & Sign-functie vereenvoudigt en versnelt het proces van het ondertekenen van documenten en bevat smart autofill voor op alle devices.

Introductie van Mobile Link en nieuwe mobiele apps
Met het nieuwe Mobile Link kunnen gebruikers vanaf ieder device verder gaan met het document of formulier waar ze mee bezig waren, met behoud van bestanden, instellingen en handtekeningen. Met twee nieuwe mobiele apps, Acrobat Mobile en Fill & Sign, zijn gebruikers in staat om direct vanaf hun mobiele devices documenten te creëren, bewerken, ondertekenen en notities te maken. Ook is het mogelijk om de camera van een mobiel device te gebruiken als draagbare scanner. Op die manier kunnen gebruikers gemakkelijk papieren documenten omzetten naar digitale, bewerkbare bestanden die verstuurd kunnen worden voor een handtekening.

Documentbeheer
Met oplossingen zoals Send & Track kunnen gebruikers documenten beheren, traceren en controleren. Door de intelligente tracking-functie kunnen gebruikers zien waar cruciale documenten zich in het proces bevinden, inclusief wie op welk tijdstip de bestanden heeft geopend. Controle-features helpen om gevoelige informatie te beschermen, zowel binnen als buiten de firewall, voor bedrijven of voor persoonlijk gebruik.

Integratie met Adobe Creative Cloud en Marketing Cloud
Acrobat heeft altijd een belangrijke rol gehad binnen Adobe Creative Cloud. Het maken van creatieve mock-ups, het opmaken en creëren van responsiviteit, voorbereiden van drukwerk en nog veel meer, kan dankzij Acrobat. Adobe Document Cloud zal de rol van Acrobat uitbreiden door creatives overal te laten werken met PDF’s, door e-signing-functionaliteit toe te voegen en de mogelijkheid om te synchroniseren met Creative Cloud toe te voegen. Adobe Creative Cloud-leden krijgen, als onderdeel van hun Creative Cloud-lidmaatschap, toegang tot Document Cloud via Acrobat DC.

De e-sign-diensten van Adobe Document Cloud zijn geïntegreerd met Adobe Experience Manager Forms, waardoor klanten naadloze ervaringen hebben op web en mobiele sites. In de toekomst zal Adobe ook bepaalde componenten van Adobe Marketing Cloud integreren, zodat bedrijven documenten kunnen testen, meten en beheren. Hierdoor krijgen marketeers dezelfde zichtbaarheid in gebruik en interacties met documenten als ze al gewend zijn met reeds aanwezige digitale marketing assets.

Document Cloud voor Enterprise
Uit een recent onderzoek van IDC[1] blijkt dat documentprocessen die niet aan elkaar verbonden zijn, een negatieve impact hebben op alle onderdelen van bedrijven. Meer dan 80% van alle werkzaamheden waar documenten mee gemoeid zijn, is nog steeds niet gedigitaliseerd. Documenten worden vaak omgezet van print naar digitaal en andersom, vooral wanneer handtekeningen noodzakelijk zijn. Elke keer als dit gebeurt, gaat waardevolle tijd verloren. Bovendien besteden medewerkers meer dan een derde van hun tijd aan administratieve processen, terwijl deze tijd ook besteed kan worden aan belangrijkere activiteiten.

“Ons onderzoek toont aan dat organisaties in alle soorten en maten lijden aan wat wij de ‘document disconnect’ noemen”, zegt Melissa Webster, Program Vice President, Content en Digital Media Technologies bij IDC. “Dit speelt bij organisaties van alle grootten en in alle sectoren wereldwijd. Hierdoor ontstaan vertragingen en fouten bij cruciale bedrijfsonderdelen, zoals contracten en offertes bij de verkoopafdeling, inkoop, talentwerving en bij het inwerken van nieuwe medewerkers. Dit vormt een serieus knelpunt voor bedrijven die hierdoor – volgens onze respondenten – negatieve effecten ondervinden op de omzet, compliance, kosten, productiviteit en klantervaring.”

Document Cloud voor Enterprise speelt in op deze problematiek door afdelingen en hele organisaties diensten, inclusief enterprise-class e-sign, te bieden. Dit biedt organisaties, zowel intern als extern, de mogelijkheid om de workflows van bedrijfsdocumenten te versnellen en efficiënter te maken. Document Cloud voor Enterprise biedt oplossingen voor allerlei sectoren, waaronder de gezondheidszorg, het verzekeringswezen, de financiële dienstverlening, media en entertainment , de overheid en scholen en universiteiten. Bedrijven hebben bovendien de mogelijkheid om Document Cloud en Creative Cloud gebruikersaccounts en licenties met single sign-on (SSO) centraal in de Adobe Enterprise Dashboard te beheren.

Volgens het onderzoek van IDC schatten grote bedrijven in dat ze hun omzet kunnen vergroten met 36%, kosten kunnen reduceren met 30% en compliance-risico’s kunnen verminderen met 23% als ze de ‘document disconnect’ aanpakken.

Prijzen en beschikbaarheid
Adobe Document Cloud en Acrobat DC zullen naar verwachting binnen 30 dagen beschikbaar zijn. Een lidmaatschap van Acrobat kan al direct worden afgesloten voor slechts €14,99 per maand. Klanten hebben dan automatisch toegang tot de nieuwe Acrobat DC en de Document Cloud, zodra deze beschikbaar zijn. Acrobat DC zal zowel op basis van een lidmaatschap als een eenmalige licentie verkocht worden.