Afronding pilot e-Depot met Utrechts Archief
Het Utrechts Archief en de provincie Utrecht hebben donderdag 1 september de pilot e-Depot afgerond. Mariette Pennarts kreeg tijdens een bijeenkomst het Verslag pilot duurzaam digitaal informatiebeheer /e-Depot aangeboden. Met de pilot is de eerste stap gezet. In het verslag komt naar voren dat volledige aansluiting op het e-depot pas mogelijk is na een aantal belangrijke technische en organisatorische aanpassingen.
Digitaal archief
Het kabinet heeft afgesproken dat de overheid in 2017 geheel digitaal moet communiceren. Dit heeft grote gevolgen voor de manier waarop overheden hun archief beheren en overdragen aan archiefinstellingen. In plaats van papieren archief, wordt er in de toekomst digitaal archief gevormd en overgedragen. Om ervoor te zorgen dat deze informatie ook op de lange termijn toegankelijk blijft voor de burger, wordt het e-Depot ontwikkeld.
Samenwerking
Het Utrechts Archief, dat samen met het Nationaal Archief een e-depotvoorziening voor de regio Utrecht ontwikkelt, verkent via pilots hoe het e-Depot het beste gebruikt kan worden: welke technische koppelingen nodig zijn, wat het beheer van digitale informatie betekent voor de eigen organisatie en voor partners zoals de provincie Utrecht. Hiermee krijgen beide organisaties in beeld welke stappen nog nodig zijn om archieven in het e-depot te kunnen plaatsen.
Belangrijkste conclusies e-pilot
- Het metadataschema van het Documentmanagementsysteem van de Provincie en het landelijk gebruikte en op internationale standaarden gebaseerde schema dat ook gebruikt wordt door HUA verschillen op een aantal cruciale punten. Dit betekent dat dossiers niet zondermeer overgebracht kunnen worden naar het e-Depot.
- De metadata in de onderzochte applicatie, het Stateninformatiesysteem (NUSIS) blijken vollediger te zijn dan die in Documentum, dat anderzijds meer documenten bevat. Hoewel dit binnen de pilot niet uitputtend is onderzocht, lijkt dit ook te gelden voor andere applicaties die in de dagelijkse werkprocessen worden gebruikt.
- Met de huidige tools kunnen uit Documentum de documenten en afzonderlijke dossiers met hun metadata alleen handmatig worden geëxporteerd. De provincie beschikt momenteel niet over een module om een volledige export van de metadata uit Documentum te kunnen maken. Deze zal moeten worden aangeschaft of ontwikkeld. Daarnaast is een module nodig om periodiek geautomatiseerde overbrenging te faciliteren.
- Het is van belang om voorafgaand aan de overbrenging niet alleen de metagegevens maar ook de structuur van het archief te mappen.
Dit artikel is een ingezonden bericht en valt buiten de verantwoordelijkheid van de redactie.