HR en payroll in 2025: Loontransparantie, AI, digitalisering, upskilling en reskilling

Utrecht, 12 december 2024 – In het dynamische bedrijfsleven van vandaag, wordt er van HR-, payroll- en finance- teams meer efficiëntie en flexibiliteit verwacht. Hun verantwoordelijkheden zijn breed en een strategische rol spelen binnen het bedrijf waar ze werken, is belangrijker dan ooit.

Vooruitkijkend naar 2025, zullen HR- en payrollprofessionals te maken krijgen met nieuwe technologieën en veranderende verwachtingen van werknemers. Belangrijke trends zoals AI, competentieontwikkeling en meer transparantie over salarissen, zullen de toekomst van werk bepalen. Gautam Sukumar, COO bij Strada, deelt vier belangrijke HR-trends om in de gaten te houden het komende jaar.

Transparantie in loon en beloningen
De eerste belangrijke trend, ofwel wetgeving, is de EU Payroll Transparency Directive. Deze wetgeving is sinds juni 2023 van kracht, maar Europese bedrijven moeten vanaf juni 2025 voldoen aan nieuwe regels. De wetgeving verplicht organisaties om beloningsverschillen tussen mannen en vrouwen inzichtelijk te maken én aan te pakken. Het doel is meer transparantie creëren en gelijke beloning voor gelijk werk te bevorderen. Als dit binnen jouw bedrijf nog niet is gedaan, dan is het nu echt tijd om stappen te zetten en interne processen op orde te brengen. Dit kan door analyses en rapportages te op te zetten die inzicht geven in beloningsstructuren en eventuele ongelijkheden.

Naleving van wetgeving is slechts het begin. Werknemers verwachten steeds vaker dat organisaties volledige openheid geven over hun beloningsbeleid. Dit zet bedrijven onder druk om transparante en eerlijke beloningsstrategieën te omarmen. HR- en payrollprofessionals zijn hierbij onmisbaar. Zij zorgen niet alleen voor naleving van de wet, maar versterken ook het vertrouwen binnen de organisatie door een eerlijk en rechtvaardig loonbeleid te realiseren.

Het digitaliseren en stroomlijnen van payrollprocessen
Een andere trend die we in 2025 steeds nog meer tegen gaan komen is het digitaliseren en stroomlijnen van salarisadministratie. Uit onderzoek* blijkt dat bijna de helft (47%) van de payrollprocessen nog steeds handmatig wordt uitgevoerd. Maar liefst 51 procent van de respondenten gebruikt hiervoor spreadsheets, terwijl 19 procent nog vertrouwt op papieren methoden. Deze verouderde werkwijzen leiden tot inefficiënties, vergroten de kans op kostbare fouten, beperken de schaalbaarheid en brengen bedrijven in gevaar op het gebied van compliance. Bovendien hebben ze directe gevolgen voor het behoud van personeel: bijna de helft van de respondenten (49%) geeft aan actief naar een andere baan te zoeken nadat ze te maken hebben gehad met payrollfouten.

Daar komt bij dat slechts 37 procent van de bedrijfsleiders vertrouwen heeft in de data en analyses van HR-teams. Om dit vertrouwen te herstellen, is het essentieel om processen te stroomlijnen, te digitaliseren en de zwakke plekken in de huidige werkwijzen aan te pakken. Door data te bundelen in één centrale, betrouwbare bron binnen organisaties, kunnen HR-teams fouten verminderen, handmatige processen automatiseren en de naleving van wet- en regelgeving vereenvoudigen.

AI nu ook onderdeel van HR- en payrollprocessen
Een trend die al geruime tijd zichtbaar is, vindt nu steeds vaker zijn weg naar HR-functies: de inzet van AI. Met behulp van AI kunnen HR- en payrollprocessen ingrijpend worden verbeterd door repetitieve taken, zoals gegevensinvoer en payrollberekeningen, te automatiseren. Dit leidt niet alleen tot een hogere nauwkeurigheid van data, maar ook tot een betere ervaring voor werknemers. Uit onderzoek* blijkt dat 95 procent van de respondenten AI erkent als waardevol voor innovatie, foutreductie, rapportage en snelle aanpassingen.

AI heeft ook het potentieel om HR-managers in staat te stellen betere inzichten uit data te halen en voorspellende analyses mogelijk te maken. Zo kan AI helpen bij het stroomlijnen van wervings- en onboardingprocessen door geschikte kandidaten sneller te identificeren en nieuwe medewerkers effectiever in te werken. Hierdoor kunnen HR-professionals zich focussen op strategische initiatieven, zoals het ontwikkelen van beloningsstructuren en trainingen.

Focus op vaardigheden en kennisbehoud
De snelle technologische vooruitgang vraagt om voortdurende ontwikkeling van vaardigheden. In 2025 zullen HR-afdelingen daarom prioriteit moeten geven aan initiatieven voor upskilling en reskilling om bij te blijven in een steeds veranderende werkomgeving. Hoewel automatisering zorgt voor meer efficiëntie en nauwkeurigheid, blijft de menselijke factor onmisbaar in payrollprocessen. Een voorbeeld: in de salarisadministratie zijn veel professionals nog ongeveer gemiddeld 15 jaar verwijderd van hun pensioen. Ervoor zorgen dat hun kennis wordt doorgegeven is van cruciaal belang voor de bedrijfscontinuïteit. HR speelt hierin een sleutelrol door deze waardevolle kennis te digitaliseren en op te slaan in de cloud, zodat belangrijke informatie te allen tijde beschikbaar is.

Investeren in leer- en ontwikkelingsplatforms is essentieel om een cultuur van continue groei en innovatie te stimuleren. HR-teams trainen in bijvoorbeeld data interpretatie en het gebruik van AI-tools voor werving, salarisverwerking en personeelsbetrokkenheid, biedt niet alleen voordelen voor het bedrijf, maar draagt ook bij aan de professionele ontwikkeling van medewerkers.

Op weg naar een beter 2025
2025 wordt een jaar van transformatie voor HR en salarisverwerking. Door systemen te moderniseren en technologie zoals AI te omarmen, kunnen organisaties fouten verminderen, efficiëntie verhogen en toekomstbestendig worden. De krachtige combinatie van empowered talent en geïntegreerde technologische oplossingen wordt in 2025 een belangrijk onderscheidend kenmerk voor veel bedrijven. Dit stelt HR-managers in staat om zich te richten op wat echt belangrijk is: hun werknemers.
* Bridging the Gap: From Good to Great in Payroll combineert inzichten uit Strada’s 2024 Company Payroll Complexity Report (CPCR) en Workday’s Strategic Ascent of Global Payroll (SAGP).

Strada’s 2024 Company Payroll Complexity Report: Dit wereldwijde onderzoek, werd tussen juli en september 2023 uitgevoerd onder 300 payrollprofessionals en stakeholders binnen payrollorganisaties.

Workday’s Strategic Ascent of Global Payroll: Dit wereldwijde onderzoek werd uitgevoerd door Workday in april en mei 2024 en richtte zich op 1300 beslissingsmakers binnen global payroll.