Nieuwe Nederlandse software startup Playbookify helpt andere startups te schalen

Te laat starten met documentatie

Mede-oprichter Johan de Wit over het ontstaan van het idee: “Jan en ik hebben de afgelopen jaren met tientallen snelgroeiende bedrijven gewerkt. Wat ons steeds opviel: veel snelgroeiende startups lopen vast door een gebrek aan mogelijkheden om processen, kennis en werk instructies eenvoudig te documenteren. In het begin is het niet zo erg dat je teamleden veel taken naar eigen inzicht uitvoeren, maar zodra posities dubbel bezet raken en je begint te groeien gaan mensen steeds het wiel opnieuw uitvinden. Dat resulteert in veel onnodige fouten en onnodig tijdverlies. Dit terwijl tijd voor scale-up’s de grootste vijand is.”

Hoe Playbookify hierin gaat helpen? “Allereerst willen we, los van onze software, startups bewust maken van het belang van documentatie. Start daar op tijd mee, want als de doorbraak komt heb je er vaak minder tijd voor en juist dan heb je documentatie heel hard nodig om snel op te kunnen schalen. Dan vanuit de software gezien: het belangrijkste is dat je één plaats hebt waar al je kennis gedocumenteerd is. Dit kan geen text editor of document oplossing zijn, want die zijn niet gemaakt om kennis om te zetten in actie.”

Aleman vult aan: “Als startup teams al starten met documenteren, gebruik ze meestal statische tools. Vaak starten ze met Google Docs of Word, soms in Confluence of tools als Notion. Prima text editors, maar niet geschikt om kennis om te zetten in actie, waar het in essentie om draait. In elk bedrijf vinden steeds dezelfde processen plaats. Het is belangrijk dat je de optimale uitvoering vindt én vastlegt, zodat je organisatie op het hoogste efficiency- en kwaliteitsniveau gaat opereren.”

Zijn hier dan al niet genoeg oplossingen voor dit probleem?

Het antwoord is nee, volgens de Wit. “Neem employee onboarding bijvoorbeeld, een cruciaal onderdeel in de performance van een snelgroeiend bedrijf. Hier zijn uitstekende tools voor, maar ze komen vrijwel allemaal vanuit HR, vanuit een faciliterende kant. Zorg dat de laptop klaar staat op dag 1, regel een toegangspas, maak een e-mail account aan, dat soort zaken. Super belangrijk, maar behalve een soepele start helpt dat je niet met het opschalen van je team en operatie. De échte vraag is: hoe zorg ik ervoor dat mijn teamleden zo snel mogelijk productief kunnen zijn en impact kunnen hebben? Iedereen in het team moet op ieder moment toegang hebben tot de juiste kennis en informatie om hun werk goed te kunnen uitvoeren, zonder dat steeds een collega of manager 1:1 te hoeven vragen. Daar zit een stukje knowledge management in, wat vanuit de HR tools niet gefaciliteerd wordt, begrijpelijkerwijs. Daar komt Playbookify kijken.”

Niet de eerste stap in de softwarewereld

Voor de oprichters van Playbookify is het niet de eerste stap in de SaaS wereld. Aleman was 21 jaar geleden de oprichter van de low code omgeving Servoy en heeft daar 14 jaar gediend als CEO, waarna hij naar de Verenigde Staten verhuisde om daar verder te bouwen aan de internationalisatie Servoy en daarna de coaching van (Nederlandse) SaaS bedrijven. Hij deed dit onder andere via DutchBasecamp en sloot zich in 2021 aan bij SaaS Bazen.

Ook voor de Wit is de SaaS wereld geen onbekend terrein. Zo hielp hij ruim 60 SaaS startups en scale-ups met het inrichten en optimaliseren van marketing processen en is hij de initiatiefnemer van de SaaS Bazen Community en tevens host van de gelijknamige podcast.

Als we de Wit vragen naar de rol van René Bonvanie verschijnt er een glimlach: “Ja, het is geweldig om René aan boord te hebben. Jan en ik zullen de dagelijkse leiding op ons nemen, René neemt de rol als adviseur op zich. Met zijn 10 jaar ervaring als CMO van Palo Alto Networks is hij de absolute droomkandidaat voor deze rol en eigenlijk is dat nog een understatement. En dan heb ik het nog niet over de ervaring die hij heeft opgedaan bij bedrijven als Salesforce, SAP, Oracle, en ga zo maar door.”

Op de vraag waar hoe snel Playbookify zelf gaat schalen komt een doordacht antwoord: “De eerste reacties op onze plannen zijn overweldigend en het feit dat we meteen over zo’n sterk team beschikken is geweldig, maar als ik een ding geleerd heb de afgelopen jaren is dat alles draait om executie. Het begint nu pas, en ik kijk er enorm naar uit om met dit team heavy hitters aan de slag te gaan”, aldus De Wit.

Foto: de Playbookify-oprichters v.l.n.r.: Jan Aleman, Johan de Wit en René Bonvanie tijdens een founders meeting in Sillicon Valley.