Omgaan met wijzigingen in douaneregelgeving: Kewill geeft drie tips

Dordrecht, 16 april 2015 – Organisaties die betrokken zijn bij het vervoeren van goederen over de landsgrenzen hebben te maken met het naleven van landspecifieke douaneregelgeving. De regels waaraan logistieke dienstverleners over het in- en uitklaren, in opslag nemen en vervoeren van goederen moeten voldoen, blijven alsmaar veranderen. Zelfs douaniers hebben moeite om de veranderingen bij te benen. Door de juiste maatregelen te nemen, verlopen processen efficiënter en worden kosten die zijn gemoeid met het voldoen aan de wet- en regelgeving bespaard. Hoe kunnen logistieke dienstverleners nu het beste omgaan met deze veranderende douaneregelgeving? Kewill geeft drie tips:

1. Investeer in digitalisering
Het elektronisch verwerken van douaneprocedures wordt in snel tempo wereldwijd verplicht. Om declaraties op de juiste manier in te dienen, kunnen organisaties ervoor kiezen om contact te onderhouden met douaneautoriteiten in elk land waar ze naar exporteren of vanuit importeren, of gebruik maken van de diensten van een partij die dit voor ze doet. De douane maakt gebruik van managementsystemen – zoals EU Export Control System (ECS), Import Control System (ICS) en US Import Security Filing (ISF) – voor het verzamelen van data over zendingen voordat goederen worden vervoerd. Organisaties moeten in staat zijn om bevestigingen, foutmeldingen en verzoeken vanuit deze systemen digitaal te ontvangen. Hoewel dit enige investering vooraf vereist, zullen organisaties hier snel van profiteren in de vorm van snelheid en nauwkeurigheid.

2. Laat software het zware werk doen
Wijzigingen in de douaneregelgeving worden op lokaal, regionaal en wereldwijd niveau doorgevoerd. De hoeveelheid data verschilt per implementatie en verandert ook regelmatig. Ook is het vaak niet duidelijk of nieuwe regels geleidelijk worden ingevoerd, of dat ze per direct verplicht worden gesteld. Een multi-country douanesoftware-oplossing kan hierbij een hoop werk uit handen nemen. Hiermee is het voor organisaties eenvoudig  om te voldoen aan de douane- en veiligheidsvoorschriften van verschillende landen en regio’s, ongeacht of het gaat om de VS, Azië, Europa of Afrika. Via een portaal kunnen aangiftes digitaal worden ingediend  en via datzelfde portaal worden automatisch berichten ontvangen van douaneautoriteiten uit verschillende landen.

3. Stroomlijn alle processen
Veel logistieke dienstverleners hebben een netwerk van wereldwijd opererende handelspartners. Om zo efficiënt mogelijk te werken, is het belangrijk om processen zoveel mogelijk te stroomlijnen. Door alle douane-informatie op dezelfde manier in te voeren in hetzelfde systeem ongeacht de uiteindelijke bestemming van de goederen, worden processen vereenvoudigd en kosten bespaard. Ook kunnen organisaties gebruikmaken van een netwerk van lokale douaneapplicaties die rechtstreeks communiceren met financiële en operationele systemen. De verschillende processen worden op deze manier op elkaar afgestemd.

Het bijhouden van nationale en internationale douaneregelgeving is een serieuze uitdaging, maar door de juiste maatregelen te treffen worden logistieke processen vereenvoudigd, verbeterd en meer inzichtelijk gemaakt. Dit zal zorgen voor een soepele afwikkeling van de goederenstromen en naleving van de regelgeving.