UCB past SAP SuccessFactors met Phenom toe voor werving en selectie van toptalent

UCB Pharma heeft zijn wervings- en mobiliteitsprocessen vernieuwd met SAP SuccessFactors en Phenom. Het biofarmaceutisch bedrijf, gespecialiseerd in medicijnen voor neurologische en auto-immuunziekten, wilde sneller het juiste talent aantrekken en beter zicht krijgen op de vaardigheden van medewerkers. Met de nieuwe oplossing verloopt solliciteren vier keer sneller, zijn er twee keer zoveel kandidaten in de pijplijn en hebben recruiters meer tijd voor persoonlijk contact. Ook legt UCB hiermee de basis voor een interne carrièremarktplaats en een uitgebreide skills-taxonomie.

UCB Pharma is een biofarmaceutisch bedrijf. Het Belgische bedrijf is wereldwijd actief en richt zich op medicijnen voor neurologische en auto-immuunziekten. Sinds 2020 gebruikt UCB voor al zijn HR-activiteiten SAP SuccessFactors.

“SuccessFactors is de basis voor alles wat we doen op HR-gebied. Onze ‘single source of truth’ noemen wij het intern vaak”, zegt Jonathan Berlan. Hij is verantwoordelijk voor recruitment en interne mobiliteit bij UCB.

Nieuwe vaardigheden nodig
De afgelopen jaren groeide UCB sterk. Het medicijnportfolio werd uitgebreid en dat vroeg om andere vaardigheden van medewerkers.

“We maakten een transitie door naar een nieuw type werknemersbestand”, legt Berlan uit. “We moesten daarom een goed zicht hebben op de skills van onze mensen. Parallel daaraan wilden wij nieuw talent aantrekken. In onze sector heb je vaak maar één kans om een medicijn succesvol te lanceren. Dan moet je de juiste mensen vinden.”

Uitdaging voor HR
Voor die uitdaging zocht UCB een aanvullende tool bovenop SuccessFactors. “We wilden namelijk nog veel dieper in de arbeidsmarkt duiken. Kandidaten vinden, contact leggen en dat contact vasthouden. Ook als er voor die persoon met die kwaliteiten eigenlijk nog geen openstaande functie is”, vertelt Berlan.

Daarnaast wilde UCB leiderschap verder ontwikkelen. “Omdat het ook dan lastig is om extern de juiste mensen te vinden, willen tegelijkertijd intern talent klaarstomen voor cruciale functies.”

Phenom als extra laag
De keuze viel op Phenom. Deze oplossing voegt een ‘experience layer’ toe aan SAP SuccessFactors. Jean-Baptiste Perrin van Phenom legt uit: “Met ons Intelligent Talent Experience Platform ondersteunen we het hele wervingsproces én het behoud van medewerkers. Kandidaten kunnen eenvoudig solliciteren en recruiters krijgen een krachtige CRM-omgeving. Ze kunnen leads opvolgen, campagnes draaien, berichten sturen en gesprekken plannen. Dat bespaart veel tijd.”

Veel voordelen voor recruiters en kandidaten
Voor UCB waren vooral de praktische voordelen belangrijk. “Onze recruiters moesten voorheen veel tijdrovende taken uitvoeren. Dankzij Phenom heeft een AI-agent dit werk nu overgenomen”, zegt Berlan. “Zo krijgen zij meer ruimte voor andere taken.”

Ook kandidaten merken het verschil. Vroeger duurde de procedure waarmee kandidaten konden solliciteren al gauw 20 minuten. De helft vond dat te lang en haakte onderweg af. “Nu duurt het vier minuten en rondt meer dan 80 procent het sollicitatieproces wél af”, vertelt Berlan. “Dat levert twee keer zoveel interessante kandidaten in de pijplijn op. Onze recruiters hebben zo twee keer zoveel kans om de juiste persoon te vinden.”

Meer inzicht in talent
Behalve snelheid krijgt UCB ook meer zicht op kandidaten. AI selecteert automatisch de topkandidaten, zowel intern als extern.

Daarnaast leveren campagnes via Phenom waardevolle data op. Zo kan UCB kandidaten gerichter bereiken met persoonlijke marketing. “We zijn veel minder afhankelijk van externe bureaus”, aldus Berlan.

Volgende stappen
Ongeveer een derde van de vacatures bij UCB wordt intern ingevuld. Daar wil het bedrijf meer op inzetten. “Met Phenom bouwen we aan een interne carrièresite”, zegt Berlan. “Daarmee kunnen medewerkers al vroeg nadenken over hun loopbaan en de vaardigheden die ze daarvoor nodig hebben. Zie het als een interne marktplaats.”

Ook werkt UCB aan een uitgebreide skills-taxonomie. Die koppelt de vaardigheden van medewerkers aan de eisen van functies. “Zo brengen we de juiste persoon op de juiste plek”, legt Berlan uit.

Altijd in ontwikkeling
Volgens Berlan stopt een implementatie nooit echt. “Het is niet zo dat je klaar bent zodra een systeem live is. Technologie ontwikkelt zich snel en er komen steeds nieuwe modules bij. Je moet jezelf altijd in implementatiemodus zien.”

Zijn belangrijkste tip: bekijk een AI-tool niet alleen als ondersteuning van bestaande processen. “Het gaat erom dat een tool processen echt verandert of zelfs overbodig maakt. Dáár zit de echte waarde.”