Digital Product Passport: de datatransformatie waar niemand onderuit komt

Vanuit Brussel komt opnieuw regelgeving met grote impact op bedrijven. Het zogeheten Digital Product Passport (DPP) wordt vanaf 2026 gefaseerd verplicht. Dit digitale document bevat straks alle relevante productdata, van samenstelling tot uitstoot en van recyclemogelijkheid tot compliance-data. Deze verplichting vloeit voort uit de Ecodesign for Sustainable Products Regulation (ESPR), die sinds 18 juli 2024 van kracht is. Bedrijven moeten hierdoor fundamentele keuzes maken over de inrichting van hun productdata.

Datalandschap als lappendeken

Voordat we de regels induiken, is het goed te constateren dat veel bedrijven ook zónder EU-regels al worstelen met productdata. De digitale transformatie van de afgelopen decennia heeft talloze mogelijkheden gecreëerd om data te verzamelen, te ordenen, te analyseren en te delen. Wat vroeger in een kaartenbak zat, leeft nu op schermen. In theorie zou productdata beheren vandaag makkelijker moeten zijn dan ooit.

Wat bovenstaande analyse niet meeneemt is de toename van het aantal kanalen en een veel complexere markt. E-commerce, ERP, CMS. Productdata zijn nu overal. In een productbeschrijving op een website, in een voorraadsysteem en in verkoopdocumentatie. In sommige gevallen zijn de data variabel of niet altijd gelijk, zoals bij meertalige productbeschrijvingen. Zo neemt de complexiteit van het managen van informatie minstens zo snel toe als de technologische mogelijkheden. Dit leidt tot de nodige hoofdbrekers, met name bij retailers en in e-commerce.

De grootste uitdaging voor bedrijven ligt in hun huidige datalandschap. Productdata zijn vaak een lappendeken, verspreid over ERP-systemen, Excel-bestanden, leveranciersportalen en marketingtools. Afdelingen werken langs elkaar heen. Sustainability verzamelt CO₂-gegevens, IT beheert databases, en marketing publiceert omschrijvingen die niet altijd meer up-to-date zijn. Pogingen om data te centraliseren in één databron zijn vaak niet veel meer dan dat: pogingen. De komst van DPP maakt een duurzame oplossing hiervan onvermijdelijk, want zonder single source of truth wordt het naleven hiervan zo goed als onmogelijk.

Concurrentievoordeel

Productdata zijn dus een structurele uitdaging voor tal van bedrijven waarvoor de ESPR-richtlijn nu een deadline stelt. Althans, in productgroepen als textiel, batterijen, elektronica en meubels waartoe de scope zich in eerste instantie (2027) beperkt. Op termijn gaan echter vrijwel alle fysieke producten op de Europese markt onder de wet vallen. Iets waar veel bedrijven om begrijpelijk redenen niet naar uitkijken. Waar de GDPR organisaties dwingt om processen rondom persoonsgegevens te professionaliseren, doet het DPP dat voor productdata. Al doen organisaties
zichzelf tekort door dit als last of bedreiging te zien; gecentraliseerde productdata zorgen niet alleen voor compliance, maar bieden ook concurrentievoordeel. Voor consumenten gaan productdata een steeds belangrijkere valuta van vertrouwen worden.

Dit is met name belangrijk voor bedrijven in metaalverwerking, kleding & textiel, banden, meubels en elektronica. Zij krijgen per 2026 en 2027 al met de concrete gevolgen van de ESPR te maken, waaronder het DPP. Zo stelt het implementatieplan dat de Europese Commissie op 16 april 2025 heeft gepubliceerd.

Bedrijven die nu investeren in datakwaliteit, samenwerking en moderne systemen, hebben straks een voorsprong: ze kunnen sneller voldoen aan nieuwe regelgeving, hun merk versterken en klanten overtuigen met feiten in plaats van beloften. Wie productdata beschouwt als een strategisch bezit in plaats van een administratieve last, heeft goud in handen. Betrouwbare realtime data over je eigen producten heeft waarde ver boven compliance. In zekere zin moeten organisaties zich afvragen waarom ze die data nog niet hebben. Of je nu mode, verf of witgoed produceert, uiteindelijk zal je producten traceerbaar moeten maken. Consumenten, toezichthouders en ketenpartners willen kunnen verifiëren wat ze kopen, verkopen of recyclen.

Technologische basis

De vraag stellen is hem natuurlijk ook in zekere zin beantwoorden. Organisaties zijn om mensen gebouwd en werken, zeker grotere, met gelaagde en vaak verouderde softwaresystemen. Zo’n enkele bron van waarheid is makkelijker gezegd dan gedaan. Veel van die systemen zijn monolithisch, inflexibel en niet ingericht op automatische tweerichtingskoppelingen.

De toekomst vraagt om modulaire, API-gedreven en headless platforms die informatie kunnen verzamelen, verrijken en verspreiden over alle relevante kanalen. Met zulke systemen wordt het mogelijk om automatisch data uit verschillende bronnen te bundelen, inconsistenties te signaleren en nieuwe vereisten snel door te voeren. Op één plek voor alle relevante systemen.

En dat gaat verder dan het DPP: na de ESPR volgen onvermijdelijk nieuwe productwetten, producten, kanalen en processen. Met stugge systemen blijf je achter een toenemend aantal feiten aanlopen. De implementatie van zo’n systeem brengt uitdagingen én kansen met zich mee. Om productdata management goed te laten functioneren met zo’n headless systeem, zijn er wel wat organisatorische randvoorwaarden. Om de technische beperkingen in veel bedrijven, groeien namelijk ook organisatorische inefficiënties.

Eigenaarschap

Met goed productdata management en een systeem dat dit faciliteert, zet je productdata centraal en bouw je systemen, processen en teams daaromheen. Begin met een inventarisatie van de benodigde data. Dat gaat dan om álle relevante productdata, waaronder variabele data. Definieer vervolgens processen die deze data actueel dienen te houden. De laatste stap is het vaststellen van eigenaarschap. Dat lijkt een open deur, maar bij veel bedrijven is het eigenaarschap van data behoorlijk informeel geregeld. Juist omdat die data in zoveel verschillende systemen staat en verschillende teams verantwoordelijk zijn voor die systemen.

In de nieuwe situatie is er één centrale dataopslag waarop verschillende teams elk hun eigen relevante datapunten actualiseren volgens een vastgesteld proces. Vanuit die centrale dataopslag vloeit de data dan naar relevante interne systemen én externe stakeholders. Zo wordt het genereren van een DPP in de toekomst niet meer dan het indrukken van een downloadknop.

Een belangrijk inzicht: het digitale productpaspoort is géén certificaat dat je één keer aanvraagt. Het is een levend document; een dynamische dataset die gedurende de hele levenscyclus van een product wordt bijgewerkt. Dat betekent dat bedrijven niet alleen gegevens moeten kunnen aanleveren, maar ook mechanismen nodig hebben om ze continu te verversen en verifiëren. Verouderde of foutieve informatie kan direct negatieve gevolgen hebben, zowel intern als extern.

DPP-ready worden

Voor veel organisaties zal ESPR-compliance voorlopig de hoogste prioriteit hebben. Daarvoor hoeft niet altijd direct de hele IT-infrastructuur of productmanagement op de kop gezet te worden. Wel is het goed om in ieder geval een inventarisatie te maken van je productdata. Vooral op het gebied van duurzaamheid, zoals uitstoot maar ook recyclebaarheid. Het DPP legt daar veel focus op, terwijl veel bedrijven daar slechts beperkt gegevens over verzamelen.

Ook het in kaart brengen van je supply chain en open communicatie daarover met klanten en toeleveranciers zijn belangrijke, concrete stappen om te zetten. Hiermee heb je waardevolle bouwstenen in handen om te werken aan een roadmap voor ESPR-compliance. Neem hierin bijvoorbeeld een pilot op, met een beperkt aantal producten. Zo krijg je snel concreet inzicht in uitdagingen en de mogelijkheden van je bestaande IT en productdata management.

Of ESPR-compliance daadwerkelijk IT-ingrepen vergt, is een afweging die bedrijven voor zichzelf moeten maken. Een afweging die natuurlijk ook afhangt van de volwassenheid van de huidige processen en systemen. Feit is dat een volwassen productdata management oplossing voordelen biedt die de ESPR-compliance ruimschoots overstijgen.

Over de auteur: Lars Boeve is Enterprise Account Executive bij Bluestone PIM